Журнал операций с грузом

Журнал операций с грузом — это учётный документ установленной формы, предназначенный для регистрации всех действий, совершаемых с грузом в процессе его транспортировки, перегрузки, хранения и выдачи. Ведётся на транспорте (железнодорожном, морском, речном, воздушном, автомобильном), в портах, на складах, терминалах и в логистических компаниях. Обеспечивает документальную фиксацию движения груза, контроль за сохранностью, соблюдение сроков доставки и служит основанием для материальной ответственности сторон.

Назначение и функции

Основная цель журнала — создание полной и достоверной хронологии операций с конкретной партией груза. Он выполняет следующие функции:

Учётная: фиксирует факт приёма, перегрузки, временного хранения, выдачи или передачи груза.
Контрольная: позволяет отследить местонахождение груза в любой момент времени, выявить задержки и нарушения сроков.
Доказательная: служит первичным документом при расследовании утрат, недостач, повреждений или хищений груза. Записи в журнале могут использоваться в судебных разбирательствах и при претензионной работе.
Обеспечительная: подтверждает выполнение договорных обязательств перевозчиком, экспедитором или складом.

История

Потребность в строгом учёте грузов возникла с развитием торговли и транспорта. В Российской империи учёт грузов на железных дорогах регулировался «Общим уставом российских железных дорог» (1885 год), где предписывалось ведение дорожных ведомостей и книг приёма грузов. В советский период система учёта была унифицирована: для каждого вида транспорта были разработаны типовые формы журналов (например, форма ГУ-3 на железной дороге, форма КЭУ-1 в портах). С переходом к рыночной экономике в 1990-х годах многие предприятия разрабатывали собственные формы, однако обязательные требования к ведению учёта сохранились для грузов, перевозимых в прямом смешанном сообщении, опасных грузов, а также для грузов, находящихся на ответственном хранении. В настоящее время журнал может вестись как в бумажном, так и в электронном виде, однако электронная форма должна обеспечивать невозможность несанкционированного изменения записей.

Виды журналов

В зависимости от сферы применения и решаемых задач различают несколько типов журналов операций с грузом:

По виду транспорта

Железнодорожный: используется на станциях, в вагонных депо, на подъездных путях. Регистрирует приём, отправление, прибытие, подачу и уборку вагонов, а также перегрузку грузов из одного вагона в другой.
Морской и речной: ведётся в портах и на судах. Фиксирует швартовку, погрузку, выгрузку, бункеровку, а также оформление коносаментов и штурманских расписок.
Воздушный: применяется в аэропортах и грузовых терминалах. Учитывает приём груза к перевозке, его загрузку на борт, выгрузку и выдачу грузополучателю.
Автомобильный: используется на автотранспортных предприятиях, в логистических центрах. Регистрирует загрузку, разгрузку, простои, а также передачу груза водителю-экспедитору.

По характеру операций

Журнал приёма и выдачи груза: фиксирует момент перехода ответственности от перевозчика к грузополучателю или наоборот.
Журнал перегрузки (перевалки): предназначен для учёта операций по перемещению груза с одного вида транспорта на другой (например, из вагона в трюм судна).
Журнал хранения груза: ведётся на складах временного хранения, терминалах. Учитывает дату поступления, место складирования, дату выдачи.
Журнал обработки опасных грузов: обязателен для грузов, отнесённых к классам опасности (взрывчатые, легковоспламеняющиеся, токсичные и др.). Содержит дополнительные сведения: класс опасности, номер ООН, аварийную карточку.

Содержание и структура

Точный состав граф и реквизитов журнала зависит от ведомственных нормативных актов, однако для большинства типов характерны следующие обязательные поля:

Порядковый номер записи. Обеспечивает сквозную нумерацию в течение календарного года или отчётного периода.
Дата и время операции. Указывается точное время (часы, минуты) совершения действия.
Наименование груза. Приводится точное коммерческое наименование, а для опасных грузов — также транспортное наименование.
Количество груза. Указывается в единицах измерения (тонны, килограммы, штуки, контейнеры, поддоны). Часто дублируется прописью.
Номер транспортного средства (вагона, судна, автомобиля, контейнера). Позволяет идентифицировать перевозочное средство.
Отправитель и получатель. Наименования юридических или физических лиц.
Вид операции. Краткое описание: «принят к перевозке», «выгружен», «передан на склад», «выдан грузополучателю».
Подпись ответственного лица. Лицо, совершившее операцию, ставит подпись с расшифровкой фамилии.
Примечания. Место для отметок о повреждениях, недостаче, излишках, составлении коммерческого акта, особых условиях.

Порядок ведения

Журнал операций с грузом ведётся уполномоченным работником (кладовщиком, стивидором, агентом, диспетчером). Записи вносятся шариковой ручкой с чернилами синего или чёрного цвета. Исправления не допускаются; в случае ошибки запись зачёркивается одной чертой так, чтобы зачёркнутое оставалось читаемым, и рядом вносится правильная запись, заверенная подписью ответственного лица. В конце каждого рабочего дня журнал проверяется руководителем смены или начальником склада. Журналы хранятся в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле (обычно не менее 5 лет после окончания календарного года, для опасных грузов — до 10 лет).

Электронный учёт

С развитием информационных технологий бумажные журналы всё чаще заменяются электронными системами учёта (WMS — Warehouse Management System, TMS — Transport Management System). Электронный журнал операций с грузом представляет собой базу данных, в которой каждая запись содержит те же реквизиты, что и бумажный аналог, но фиксируется автоматически при сканировании штрих-кода, RFID-метки или вводе данных с терминала сбора данных. Преимущества электронного учёта:

автоматическое формирование отчётов;
мгновенный поиск по номеру партии, дате, наименованию;
снижение вероятности ошибок, связанных с человеческим фактором;
возможность интеграции с бухгалтерскими и таможенными системами.

Однако электронный журнал должен соответствовать требованиям Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и обеспечивать защиту от несанкционированного доступа и модификации данных. В ряде случаев (например, при перевозке опасных грузов) законодательство может требовать параллельного ведения бумажного журнала.

Значение в логистике

Журнал операций с грузом является одним из ключевых элементов системы управления цепями поставок. Он позволяет:

оперативно выявлять «узкие места» и задержки в обработке грузов;
обеспечивать прозрачность движения товарно-материальных ценностей;
служить доказательной базой при возникновении споров между участниками перевозки;
выполнять требования контролирующих органов (таможни, транспортной инспекции, Ространснадзора).

В Российской Федерации порядок ведения журналов операций с грузом на отдельных видах транспорта регулируется ведомственными нормативными актами, в частности:

«Правилами перевозок грузов железнодорожным транспортом» (утверждены Приказом Минтранса России);
«Кодексом торгового мореплавания Российской Федерации»;
«Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Источники

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
«Правила перевозок грузов железнодорожным транспортом» (утв. Приказом Минтранса России от 07.07.2011 № 180).
«Кодекс торгового мореплавания Российской Федерации» от 30.04.1999 № 81-ФЗ.
«Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Типовая форма журнала учёта приёма и выдачи грузов (ГУ-3) — Альбом форм первичной учётной документации на железнодорожном транспорте.
Инструкция по ведению журнала операций с грузом в морских портах (РД 31.81.01-90).

BFOmetr — база данных и аналитика по компаниям России.

На главную BFOmetr →