Докладная записка как вид служебного документа¶
Докладная записка — вид служебного документа, относящийся к информационно-справочной документации, предназначенный для доведения до сведения руководителя определённой информации, сообщения о фактах, требующих решения, либо предложения о совершении каких-либо действий. Докладная записка является внутренним документом организации (в отличие от служебного письма, направляемого в другую организацию) и оформляется на бланке документа или на обычном листе бумаги.
¶Назначение и правовой статус
Докладная записка используется в делопроизводстве для информирования вышестоящего руководства о:
- результатах выполнения поручений;
- ходе работы над проектом или задачей;
- нарушениях трудовой дисциплины, недостатках в работе подразделения;
- необходимости принятия управленческого решения;
- предложениях по совершенствованию деятельности.
Документ не имеет унифицированной обязательной формы на федеральном уровне, однако порядок его составления и обращения обычно закрепляется в инструкции по делопроизводству конкретной организации. Общие требования к структуре и реквизитам опираются на ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
¶Отличие от служебной записки и объяснительной записки
В делопроизводственной практике три вида записок различаются по адресату и содержанию:
| Вид записки | Адресат | Назначение |
|---|---|---|
| Докладная | Вышестоящее руководство | Информирование или постановка вопроса перед руководителем |
| Служебная | Руководитель другого подразделения той же организации | Запрос, предложение, информирование между подразделениями |
| Объяснительная | Руководитель | Разъяснение причин случившегося, допущенного нарушения |
Ключевое различие заключается в направлении коммуникации: докладная записка идёт «снизу вверх» по иерархии, служебная — горизонтально между подразделениями, объяснительная — от работника, обязанного объяснить свои действия или бездействие.
¶Виды докладных записок
По содержанию и назначению выделяют:
- Информационные — сообщают о свершившихся фактах, результатах работы, событиях.
- Отчётные — подводят итоги выполнения поручения или проекта.
- Инициативные — содержат предложения о принятии решений, изменении порядка работы, поощрении или наказании сотрудников.
По адресату различают докладные записки, адресованные непосредственному руководителю, и докладные, направляемые в вышестоящую организацию.
¶Структура и реквизиты
Типовая структура докладной записки включает:
- Гриф (при необходимости) — «Конфиденциально», «Для служебного пользования».
- Наименование вида документа — «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА», прописными буквами, без кавычек.
- Регистрационный номер — присваивается в соответствии с журналом регистрации.
- Дата — проставляется по факту подписания.
- Адресат — должность и фамилия руководителя (должность с прописной буквы, фамилия — со строчной): «Генеральному директору Иванову И. И.».
- Наименование документа (тема) — кратко формулирует суть: «О нарушении сроков сдачи отчётности».
- Текст — изложение фактов, обстоятельств, аргументов. Текст может начинаться со слов «Докладываю, что…», «Сообщаю, что…», «Довожу до Вашего сведения…».
- Предложение или просьба — если записка инициативная.
- Подпись — должность, подпись, расшифровка подписи, инициалы и фамилия составителя.
- Отметка об исполнителе (при необходимости) — фамилия, телефон исполнителя.
¶Порядок составления
Текст докладной записки строится по схеме: констатация факта → обстоятельства и причины → вывод или предложение. Изложение должно быть кратким, деловым, без оценочных суждений и эмоциональных выражений. Факты подаются в хронологической последовательности, каждое утверждение подкрепляется конкретными данными (датами, цифрами, ссылками на документы).
При подготовке инициативной докладной записки о наказании сотрудника к ней прилагаются документы, подтверждающие изложенные факты (акты, служебные записки, объяснительные).
¶Сроки хранения
Докладные записки, как правило, относятся к документам по личному составу и хранятся 75 лет (для документов, созданных до 2003 года — 75 лет, после — 50 лет в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Докладные, не относящиеся к личному составу, хранятся 5 лет.
¶Пример оформления
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 45
12 марта 2024 г.
Генеральному директору
Петрову А. С.
О переносе сроков сдачи проекта
Докладываю, что в связи с задержкой поставки оборудования сроки сдачи проекта «Модернизация цеха № 2» не могут быть соблюдены. По данным отдела снабжения, поставка задерживается на 15 рабочих дней по причине логистических сложностей на стороне поставщика.
Предлагаю перенести срок сдачи проекта на 30 апреля 2024 года и уведомить заказчика о корректировке графика работ.
Начальник отдела ____________ / Сидоров В. П. /
Источники:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
- Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…».
- Кузнецова Т. И. Делопроизводство: учебное пособие. — М.: ИНФРА-М.