Должностная инструкция делопроизводителя¶
Должностная инструкция делопроизводителя — локальный нормативный акт организации, определяющий права, обязанности, ответственность и квалификационные требования к работнику, занимающему должность делопроизводителя. Документ устанавливает границы полномочий, порядок взаимодействия с другими подразделениями и перечень вопросов, по которым работник принимает самостоятельные решения. Составляется на основе Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС), утверждённого приказом Минтруда России от 21 августа 2016 года № 437н, и Трудового кодекса Российской Федерации.
¶Правовое основание
Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ, трудовой договор должен содержать в том числе трудовую функцию — работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации. Должностная инструкция служит расшифровкой этой трудовой функции и, как правило, является приложением к трудовому договору.
Обязательность разработки должностных инструкций на федеральном уровне не установлена: Трудовой кодекс не содержит прямого требования о их наличии. Однако в отраслевых нормативных актах и внутренних положениях организаций подготовка инструкций закрепляется как обязательная процедура. Отсутствие документа при проверке трудовой инспекции может рассматриваться как нарушение, если работодатель не смог иным образом определить трудовую функцию работника.
¶Структура документа
Типовая должностная инструкция делопроизводителя включает следующие разделы:
- Общие положения — подчинённость (как правило, непосредственно руководителю организации или начальнику отдела кадров), порядок назначения и освобождения от должности, замещение в период отсутствия, требования к квалификации (образование, стаж, знание нормативных актов по делопроизводству).
- Должностные обязанности — основной перечень задач работника.
- Права — полномочия, необходимые для исполнения обязанностей (запрашивать документы, вносить предложения по совершенствованию работы, знакомиться с проектами решений и др.).
- Ответственность — за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, нарушение правил внутреннего трудового распорядка, конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну.
- Взаимоотношения — перечень служебных контактов с подразделениями и внешними организациями.
¶Основные должностные обязанности
По ЕКС (раздел «Специалисты») и отраслевым положениям делопроизводитель, как правило, обязан:
- оформлять и регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утверждённой в организации;
- вести журналы регистрации документов, контрольные карты сроков исполнения;
- организовывать хранение документов, формировать дела, готовить их к передаче в архив;
- обеспечивать конфиденциальность служебной информации;
- готовить проекты служебных писем, приказов, протоколов, справок;
- контролировать сроки исполнения поручений руководства;
- обеспечивать работу с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- участвовать в подготовке заседаний, совещаний, обеспечивать протоколирование;
- соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, правил охраны труда и техники безопасности.
¶Порядок разработки и утверждения
Должностная инструкция разрабатывается, как правило, отделом кадров совместно с кадровой службой или юридическим подразделением. Проект согласовывается с руководителем структурного подразделения и утверждается приказом по организации (примерная формулировка: «Утвердить должностную инструкцию делопроизводителя отдела кадров»). С работником документ подписывается под подпись, о чём делается отметка в личном деле.
При внесении изменений издаётся новый приказ, а устаревшая редакция утрачивает силу. Работник должен быть ознакомлен с новой редакцией под подпись.
¶Ответственность за отсутствие документа
Отсутствие должностной инструкции не является самостоятельным основанием для наложения штрафа, но в сочетании с другими нарушениями (например, при споре о трудовой функции) может повлечь претензии со стороны Государственной инспекции труда. В судебной практике инструкция нередко используется как доказательство объёма трудовой функции при увольнении по сокращению штата (пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ) или при оценке квалификации работника.
¶Значение документа
Должностная инструкция делопроизводителя конкретизирует трудовую функцию, снижает риск трудовых споров, служит основанием для оценки результатов работы и применения дисциплинарных взысканий. Для самого работника документ фиксирует границы ответственности и защищает от поручений, выходящих за пределы установленных обязанностей.
Источники:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 57, 60, 81)
- Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. приказом Минтруда России от 21.08.2016 № 437н
- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
- Постановление Госкомстата России от 13.01.2003 № 20 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
- Постановление Правительства РФ от 05.06.2008 № 436 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»