Должностная инструкция секретаря¶
Должностная инструкция секретаря — локальный нормативный акт организации, определяющий обязанности, права, ответственность и квалификационные требования к работнику, занимающему должность секретаря. Инструкция разрабатывается на основе квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих (утверждён постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37) и Трудового кодекса РФ.
¶Общие положения
Должностная инструкция секретаря утверждается приказом руководителя организации и является приложением к трудовому договору. Она определяет место должности в организационной структуре: секретарь, как правило, подчиняется непосредственно руководителю организации или его заместителю.
Квалификационные требования к секретарю зависят от категории должности. Секретарь-референт, секретарь-машинистка и простой секретарь относятся к различным квалификационным группам. Для секретаря通常 требуется среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы, для секретаря-референта — высшее или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 1 года.
¶Основные обязанности
Типовой перечень обязанностей секретаря включает:
- приём, сортировку и распределение корреспонденции;
- оформление входящих и исходящих документов;
- подготовку проектов приказов, распоряжений, служебных писем;
- организацию работы с документами (регистрацию, хранение, передачу в архив);
- ведение графика работы руководителя, назначение встреч;
- приём телефонных звонков и посетителей;
- организацию заседаний, совещаний, подготовку протоколов;
- обеспечение конфиденциальности служебной информации;
- работу с кадровыми документами (в отдельных случаях).
Конкретный перечень обязанностей уточняется в зависимости от масштаба организации. В малых предприятиях секретарь часто совмещает функции делопроизводителя, а в крупных структурах работа распределяется между несколькими сотрудниками.
¶Права
Секретарь наделяется правами, необходимыми для исполнения обязанностей:
- запрашивать у подразделений и сотрудников информацию и документы;
- вносить предложения по совершенствованию документооборота;
- взаимодействовать с контрагентами от имени руководителя в пределах полномочий;
- представлять интересы организации в определённых случаях (получение корреспонденции на почте, в курьерских службах).
¶Ответственность
За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей секретарь несёт дисциплинарную ответственность в соответствии со ст. 192 Трудового кодекса РФ. При причинении материального ущерба работодателю применяется ответственность, установленная главой 39 ТК РФ. Разглашение конфиденциальной информации влечёт ответственность, предусмотренную трудовым договором и законодательством.
¶Составление инструкции
При разработке должностной инструкции учитываются:
- Типовые отраслевые инструкции. Для ряда организаций (государственные органы, учреждения) действуют типовые инструкции, утверждённые ведомственными нормативными актами.
- Квалификационный справочник. Обязанности не должны выходить за рамки, предусмотренные соответствующей должностью.
- Трудовой договор. Условия инструкции не могут противоречить условиям договора, заключённого с работником.
Инструкция подписывается работником, что подтверждает ознакомление с ней под подпись.
¶Особенности для государственной службы
На государственной гражданской службе секретарь может занимать должность категории «обеспечения» (например, помощник, референт). В этом случае действует Федеральный закон от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», а также указы Президента РФ, регулирующие прохождение службы. Должностные инструкции государственных служащих утверждаются представителем нанимателя.
¶Спорные вопросы
На практике встречаются ситуации, когда секретарю поручаются обязанности, не соответствующие должности (например, функции юриста или бухгалтера). Суды неоднократно указывали, что поручение работы, не обусловленной трудовым договором и должностной инструкцией, может быть основанием для отказа от её выполнения (ст. 60 ТК РФ). Вместе с тем расширение обязанностей допускается по соглашению сторон с соответствующей доплатой.
¶Источники
- Трудовой кодекс Российской Федерации
- Постановление Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37
- Федеральный закон от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих