Электронная трудовая книжка в России¶

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог бумажной трудовой книжки, содержащий сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде. Формируется в информационных системах Социального фонда России (СФР, ранее — Пенсионный фонд России) на основании данных, которые работодатели передают в рамках персонифицированного учёта. Юридически приравнивается к бумажной трудовой книжке и служит основным документом, подтверждающим стаж и характер занятости.

¶Правовая основа и история

Электронная трудовая книжка введена Федеральным законом от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ, который внёс изменения в Трудовой кодекс РФ. Основные положения вступили в силу с 1 января 2020 года. Нормативный акт предусматривал добровольный переход работников на электронный формат: до 31 декабря 2020 года каждый сотрудник мог подать письменное заявление о сохранении бумажной книжки либо о переходе на ЭТК.

С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде для всех работников, впервые поступающих на работу. Для тех, кто выбрал бумажный вариант, работодатель продолжает оформлять обе формы параллельно: записи дублируются в бумажном документе и передаются в информационную систему.

Оператором системы выступает Социальный фонд России, образованный в 2023 году в результате объединения Пенсионного фонда и Фонда социального страхования.

¶Структура сведений

Электронная трудовая книжка включает следующие данные:

• сведения о работнике (СНИЛС, фамилия, имя, отчество);
• информацию о работодателе;
• даты приёма на работу и увольнения;
• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
• структурное подразделение (при наличии);
• основания и причины прекращения трудового договора;
• сведения о переводах на другую постоянную работу;
• данные о награждениях и поощрениях.

Записи о дисциплинарных взысканиях в ЭТК, как и в бумажную книжку, не вносятся, за исключением случаев увольнения в качестве меры взыскания.

¶Порядок формирования и доступа

Работодатель передаёт сведения в СФР по форме ЕФС-1 (единая форма сведений), которая с 2023 года заменила несколько отдельных отчётов. Данные вносятся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме, переводе или увольнении.

Работник получает доступ к своей ЭТК несколькими способами:

• через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
• в клиентской службе СФР по месту жительства;
• в многофункциональных центрах предоставления государственных услуг (МФЦ).

Сведения можно получить в виде выписки по форме СТД-СФР или СТД-Р. Первая выдаётся фондом, вторая — работодателем по последнему месту работы.

¶Преимущества и недостатки

К преимуществам электронного формата относят:

• снижение риска утраты или повреждения документа;
• удобство доступа и возможность оперативного получения выписки;
• исключение ошибок, связанных с ручным заполнением;
• упрощение кадрового делопроизводства и снижение издержек работодателя.

К недостаткам и ограничениям относят:

• зависимость от работы информационных систем и каналов связи;
• необходимость подтверждения сведений при трудоустройстве за рубежом, где бумажная книжка может быть привычнее;
• сложности для работников старшего возраста, не пользующихся цифровыми сервисами.

¶Значение для стажа и пенсии

Сведения ЭТК используются при назначении страховой пенсии, пособий и иных социальных выплат. Данные персонифицированного учёта служат подтверждением страхового стажа. При возникновении расхождений или отсутствии записей работник вправе обратиться к работодателю за уточнением либо в СФР для корректировки сведений.

Если работодатель передал неполные или недостоверные данные, работник может потребовать их исправления. В спорных ситуациях факт трудовых отношений устанавливается в судебном порядке.

¶Восстановление и исправление записей

При обнаружении ошибок работодатель обязан внести корректирующие сведения в систему. Если организация ликвидирована, исправления вносятся через СФР на основании документов, подтверждающих трудовую деятельность: приказов, договоров, расчётных ведомостей, свидетельских показаний.

Бумажная трудовая книжка, сохранённая работником по заявлению, продолжает вестись, однако при последующем увольнении и переходе на ЭТК дальнейшие записи в неё не вносятся.

¶Практика применения

По данным Социального фонда России, большинство работников выбрали электронный формат. Система интегрирована с порталом «Госуслуги», что позволяет получать сведения в режиме реального времени. ЭТК применяется при назначении пособий по временной нетрудоспособности, при оформлении пенсий и при взаимодействии с центрами занятости.

Для работодателей ведение ЭТК стало частью обязательной отчётности, а несвоевременная или недостоверная передача сведений влечёт административную ответственность по статье 15.33.2 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

¶Источники

• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ
• Трудовой кодекс Российской Федерации
• Социальный фонд России, официальные материалы
• Портал государственных услуг Российской Федерации