ЕФС-1

ЕФС-1 — это единая форма сведений, используемая в Российской Федерации для персонифицированного учёта в системе обязательного пенсионного страхования, а также для целей обязательного социального страхования. Форма была введена с 1 января 2023 года в рамках объединения Пенсионного фонда России (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (Социальный фонд России, СФР). ЕФС-1 заменила собой несколько ранее действовавших форм отчётности, в том числе СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС.

Назначение и правовая основа

Основной целью введения ЕФС-1 является унификация и упрощение отчётности для работодателей, а также централизация сбора данных о трудовой деятельности, стаже и страховых взносах застрахованных лиц. Форма позволяет Социальному фонду России получать в едином формате информацию, необходимую для назначения и выплаты пенсий, пособий по временной нетрудоспособности, материнству, а также для ведения индивидуальных лицевых счетов граждан.

Правовую основу применения ЕФС-1 составляют:

• Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования»;
• Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;
• Федеральный закон от 14.07.2022 № 236-ФЗ «О Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации»;
• Постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п (в редакции последующих изменений), утвердившее форму ЕФС-1 и порядок её заполнения.

Структура и состав формы

ЕФС-1 представляет собой многораздельный документ, который может подаваться как в виде единого файла, так и отдельными подразделами в зависимости от наступления отчётных событий. Форма состоит из нескольких подразделов, каждый из которых предназначен для передачи определённого типа сведений.

Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности»

Данный подраздел заменил ранее действовавшую форму СЗВ-ТД. Он предназначен для передачи информации о приёме на работу, переводах на другую постоянную работу, увольнении, а также о других кадровых мероприятиях (например, о присвоении квалификации, переименовании должности, установлении второй профессии). Сведения подаются в отношении каждого застрахованного лица, с которым заключён трудовой договор (в том числе с руководителем организации — единственным учредителем). Срок подачи — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (распоряжения) или иного документа, подтверждающего кадровое событие.

Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже»

Этот подраздел заменил форму СЗВ-СТАЖ. Он содержит информацию о периодах работы застрахованного лица в течение отчётного года, включая периоды, засчитываемые в страховой стаж (например, отпуска, больничные, периоды простоя). Подаётся ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчётным. Также может подаваться при выходе застрахованного лица на пенсию (в течение 3 календарных дней со дня обращения).

Подраздел 1.3 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности»

Данный подраздел заменил часть сведений, ранее передававшихся в составе формы 4-ФСС. Он содержит информацию о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также о периодах работы во вредных и (или) опасных условиях труда. Подаётся ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

Подраздел 1.4 «Сведения о начисленных страховых взносах в отношении застрахованных лиц»

Этот подраздел используется для передачи данных о суммах страховых взносов, начисленных в пользу каждого застрахованного лица. Подаётся ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным.

Подраздел 1.5 «Сведения о трудовой деятельности (для лиц, уволенных до 2023 года)»

Специальный подраздел, предназначенный для передачи сведений о трудовой деятельности работников, уволенных до 1 января 2023 года, если такие сведения ранее не были представлены в ПФР. Подаётся по мере необходимости, не позднее рабочего дня, следующего за днём получения запроса от застрахованного лица.

Подраздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

Данный подраздел заменил оставшуюся часть формы 4-ФСС. Он содержит информацию о начисленных и уплаченных страховых взносах на травматизм, а также о расходах на выплату страхового обеспечения. Подаётся ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

Порядок и сроки представления

ЕФС-1 представляется в территориальный орган Социального фонда России по месту регистрации страхователя. Форма может быть подана:

• в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) — для страхователей, у которых среднесписочная численность работников за предшествующий отчётный период превышает 10 человек;
• на бумажном носителе — для страхователей с численностью работников 10 человек и менее.

Сроки представления отдельных подразделов различаются:

• Подраздел 1.1 — не позднее рабочего дня, следующего за днём кадрового события;
• Подраздел 1.2 — ежегодно, не позднее 25 января;
• Подраздел 1.3 — ежеквартально, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчётным кварталом;
• Подраздел 1.4 — ежемесячно, не позднее 25 числа;
• Подраздел 2 — ежеквартально, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

Ответственность за нарушение порядка представления

За непредставление, несвоевременное представление или представление недостоверных сведений в составе ЕФС-1 предусмотрена ответственность в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) и Федеральным законом № 27-ФЗ. В частности:

• за непредставление сведений в установленный срок — штраф в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо;
• за представление неполных или недостоверных сведений — штраф в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо;
• за нарушение порядка представления сведений в электронном виде (если представление в электронном виде обязательно) — штраф в размере 1000 рублей.

Кроме того, должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.33.2 КоАП РФ (штраф от 300 до 500 рублей).

Особенности заполнения

Заполнение ЕФС-1 требует строгого соблюдения инструкции, утверждённой постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. Ключевые особенности:

• все поля формы заполняются на русском языке;
• даты указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• суммы указываются в рублях и копейках;
• в подразделе 1.1 обязательно указывается код вида мероприятия (приём, перевод, увольнение и т.д.);
• в подразделе 1.2 указываются коды периодов, засчитываемых в стаж (например, «ДЕТИ» — отпуск по уходу за ребёнком, «БОЛЬНИЧНЫЙ» — период временной нетрудоспособности);
• при заполнении подраздела 1.3 необходимо указывать код условий труда (например, «ВРЕДНЫЙ» — работа во вредных условиях, «ОПАСНЫЙ» — работа в опасных условиях).

Значение для работодателей и работников

Для работодателей ЕФС-1 является обязательным элементом кадрового и бухгалтерского учёта. Введение единой формы позволило сократить количество отчётных документов, однако потребовало от специалистов по кадрам и бухгалтеров освоения нового формата и сроков подачи.

Для работников (застрахованных лиц) сведения, передаваемые в составе ЕФС-1, напрямую влияют на формирование их пенсионных прав, а также на получение страховых выплат (пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребёнком и др.). Данные из ЕФС-1 отражаются на индивидуальном лицевом счёте в Социальном фонде России, доступ к которому гражданин может получить через портал «Госуслуги» или в МФЦ.

Источники

• Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования»
• Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
• Федеральный закон от 14.07.2022 № 236-ФЗ «О Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации»
• Постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п «Об утверждении формы „Сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате и условиях осуществления деятельности застрахованных лиц (ЕФС-1)“ и порядка её заполнения»
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (статья 15.33.2)
• Официальные разъяснения Социального фонда России по вопросам представления ЕФС-1