Электронные трудовые книжки

Электронная трудовая книжка — это форма учёта трудовой деятельности и трудового стажа работника в цифровом виде, которая ведётся в информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации (с 2023 года — Социального фонда России) и заменяет бумажный носитель сведений о трудовой деятельности. Электронная трудовая книжка (ЭТК) представляет собой набор структурированных данных о приёме на работу, переводах, увольнениях и иных значимых событиях, которые работодатель обязан передавать в государственный орган в установленном порядке.

История

Переход на электронные трудовые книжки в России начался с принятия Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Закон вступил в силу 1 января 2020 года. Инициатива была направлена на упрощение кадрового учёта, снижение административной нагрузки на бизнес и повышение сохранности данных о трудовом стаже граждан.

Первоначально переход был добровольным: работники могли выбрать — оставить бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат. Для тех, кто впервые устраивался на работу после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки уже не заводились — сведения о них формируются исключительно в электронном виде.

Правовое регулирование

Основные нормативные акты, регулирующие ведение электронных трудовых книжек:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 66.1 «Сведения о трудовой деятельности»).
• Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019.
• Постановление Правительства РФ № 590 от 19.06.2020 «Об утверждении Правил формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• Приказ Минтруда России № 320н от 19.05.2021 «Об утверждении формы и порядка ведения сведений о трудовой деятельности».

Содержание и структура сведений

Электронная трудовая книжка содержит следующие данные:

• Фамилия, имя, отчество (при наличии) работника.
• Дата рождения.
• Сведения о работодателе (наименование, ИНН, регистрационный номер в Социальном фонде России).
• Даты приёма на работу, перевода на другую работу, увольнения.
• Должность, профессия, специальность, квалификация.
• Структурное подразделение (если указано в трудовом договоре).
• Основание для кадрового события (номер и дата приказа, распоряжения или иного документа).
• Причина увольнения (со ссылкой на статью Трудового кодекса).

Формат передачи данных — XML, утверждённый Фондом социального страхования (ныне Социальный фонд России). Передача осуществляется через систему электронного документооборота (СЭД) или личный кабинет страхователя на портале «Госуслуги».

Порядок перехода на ЭТК

Для работников

Работники, имеющие бумажную трудовую книжку на 1 января 2020 года, могли в течение 2020 года подать работодателю заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная). Если заявление не было подано, работодатель продолжал вести бумажную книжку, но обязан был одновременно передавать сведения в электронном виде. При переходе на ЭТК бумажная книжка выдаётся работнику на руки, а ответственность за её сохранность переходит к нему.

Для работодателей

Работодатели обязаны:

• Ежемесячно (не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным) передавать сведения о трудовой деятельности работников в Социальный фонд России.
• Уведомлять работников о возможности перехода на ЭТК.
• По запросу работника предоставлять выписку из электронной трудовой книжки (в бумажном или электронном виде).

За непредоставление сведений или нарушение сроков предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (штраф для должностных лиц — от 300 до 500 рублей, для юридических лиц — от 300 до 500 рублей за каждый случай; при повторном нарушении — до 5000 рублей для должностных лиц и до 20 000 рублей для юридических лиц).

Преимущества и недостатки

Преимущества

• Удобство доступа: сведения можно получить через портал «Госуслуги» или в МФЦ в любое время.
• Сохранность данных: информация хранится в централизованной базе, что исключает риск потери или порчи документа.
• Упрощение учёта для работодателей: снижается объём бумажной работы, ускоряется оформление кадровых документов.
• Прозрачность: данные о трудовом стаже автоматически учитываются при расчёте пенсии.

Недостатки

• Зависимость от технической инфраструктуры: сбои в работе порталов или систем работодателей могут затруднить получение сведений.
• Необходимость дополнительного обучения для сотрудников кадровых служб.
• Ограниченная функциональность на начальном этапе: в электронной трудовой книжке не отражаются сведения о награждениях, повышениях квалификации, обучении (эти данные по-прежнему могут вноситься в бумажную книжку по желанию работодателя).

Доступ к сведениям

Работник может получить выписку из электронной трудовой книжки следующими способами:

• В личном кабинете на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность»).
• В многофункциональных центрах (МФЦ) — бесплатно.
• У работодателя (по письменному заявлению).
• В отделении Социального фонда России (по месту жительства).

Выписка содержит все записи о трудовой деятельности, переданные работодателями в СФР. Срок хранения данных — не менее 75 лет (в соответствии с законодательством об архивном деле).

Международный опыт

Переход на электронный учёт трудового стажа характерен для многих стран. Например, в Германии с 2022 года внедрена электронная трудовая книжка (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) для больничных листов, а полный переход на цифровой учёт планируется к 2025 году. В Великобритании с 2016 года действует система HMRC, где работодатели обязаны передавать данные о доходах и занятости в налоговую службу в электронном виде. В Эстонии с 2014 года все трудовые договоры регистрируются в единой электронной базе — E-Töötukassa.

Критика и спорные моменты

Некоторые эксперты и профсоюзы высказывали опасения, что электронные трудовые книжки могут привести к утечке персональных данных работников (ФИО, дата рождения, место работы). В ответ на это разработчики системы подчеркнули, что данные хранятся в защищённой инфраструктуре Социального фонда России, соответствующей требованиям Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Также отмечалось, что переход на ЭТК может создать дополнительные сложности для работников, не имеющих доступа к интернету или навыков работы с цифровыми сервисами, однако возможность получения выписки через МФЦ или у работодателя частично решает эту проблему.

Влияние на пенсионное обеспечение

Электронные трудовые книжки интегрированы с системой индивидуального (персонифицированного) учёта в Социальном фонде России. Сведения о трудовом стаже и заработке, передаваемые работодателями, автоматически учитываются при расчёте страховой пенсии. Это снижает риск ошибок и необходимость подтверждения стажа архивными справками при выходе на пенсию. Однако для периодов работы до 2020 года, которые не были внесены в электронную базу, по-прежнему требуется подтверждение бумажной трудовой книжкой или архивными документами.

Перспективы развития

В перспективе планируется расширение функционала электронных трудовых книжек: включение сведений о профессиональном обучении, повышении квалификации, награждениях, а также интеграция с другими государственными информационными системами (например, с реестром занятости населения). Также рассматривается возможность использования данных ЭТК для автоматического назначения пособий по безработице и других социальных выплат.

Источники

• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 66.1).
• Постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 590 «Об утверждении Правил формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы и порядка ведения сведений о трудовой деятельности».
• Официальный сайт Социального фонда России (sfr.gov.ru).
• Портал «Госуслуги» (gosuslugi.ru) — раздел «Трудовая деятельность».