Фондирование

Фондирование — это процесс формирования, учёта, хранения и использования совокупности документов, объединённых по определённым признакам (тематическому, хронологическому, авторскому, отраслевому и другим), составляющих архивный или библиотечный фонд. В более широком смысле фондирование охватывает все этапы организации документов от момента их поступления в хранилище до обеспечения доступа к ним, включая экспертизу ценности, описание, систематизацию и обеспечение сохранности. Термин применяется в архивоведении, библиотечном деле, музейном деле и документоведении.

История

Понятие фондирования возникло в XIX веке с развитием государственных архивов и библиотек, когда потребовалась упорядоченная система хранения растущих объёмов документов. В России первые регламенты фондирования были разработаны в рамках деятельности губернских учёных архивных комиссий (1860-е годы). В советский период, с созданием единой государственной архивной системы (1918 год), фондирование стало централизованным: все документы государственных учреждений подлежали обязательному учёту и передаче в архивы по ведомственному признаку.

В 1920–1930-е годы были разработаны основные принципы фондирования: недробимость фонда (запрет на разделение документов одного фондообразователя), хронологическая последовательность и тематическая группировка. В 1960-е годы с введением «Основных правил работы государственных архивов» фондирование приобрело современные черты: появились чёткие критерии отбора документов на постоянное хранение, методики описания и каталогизации. В постсоветский период, с развитием электронных архивов, фондирование адаптировалось к цифровым форматам, что привело к появлению понятий «электронный фонд» и «виртуальный архив».

Классификация фондов

Фонды классифицируются по нескольким основаниям:

По типу учреждения-хранителя

• Архивные фонды — совокупность документов, образовавшихся в деятельности юридических или физических лиц и принятых на хранение в архивы. Делятся на государственные (документы органов власти, государственных организаций) и негосударственные (документы частных компаний, общественных организаций, личных архивов).
• Библиотечные фонды — систематизированное собрание печатных и электронных изданий (книг, журналов, газет, нот, карт), а также аудиовизуальных материалов. Включают универсальные (по всем отраслям знаний) и специализированные (например, фонды патентов, диссертаций, редких книг).
• Музейные фонды — совокупность музейных предметов (экспонатов), документов и научно-вспомогательных материалов, объединённых по тематическому или историческому принципу.

По происхождению

• Фонды учреждений — документы, созданные в процессе деятельности государственных органов, предприятий, организаций.
• Личные фонды — документы, принадлежавшие отдельным лицам (письма, дневники, рукописи, фотографии).
• Коллекционные фонды — искусственно собранные по определённому признаку (например, коллекция плакатов, собрание автографов).

По степени доступности

• Открытые фонды — доступны для исследователей и широкой публики без ограничений.
• Ограниченного доступа — содержат документы, содержащие государственную тайну, персональные данные или коммерческую тайну.
• Закрытые фонды — полностью недоступны для внешнего использования (например, фонды спецхранов в советский период).

Процесс фондирования

Фондирование включает несколько последовательных этапов:

Приём документов

Документы поступают в архив или библиотеку от фондообразователей (организаций, лиц) на основании договоров, актов приёма-передачи или по закону (обязательный экземпляр). На этом этапе проводится первичная проверка наличия, состояния и комплектности.

Экспертиза ценности

Оценка документов для определения их исторической, научной, культурной или практической значимости. По результатам экспертизы документы либо принимаются на постоянное хранение, либо подлежат временному хранению (с последующим уничтожением или передачей в другие фонды), либо возвращаются фондообразователю. В России экспертиза ценности регулируется «Положением о порядке проведения экспертизы ценности документов» (утверждено Росархивом).

Описание и систематизация

Каждый документ или единица хранения получает уникальный идентификатор (шифр, инвентарный номер) и описание (заголовок, дата, автор, объём, аннотация). Документы группируются в дела, которые объединяются в описи (перечни дел). Систематизация может быть:

• хронологической — по годам, периодам;
• тематической — по темам, отраслям;
• алфавитной — по фамилиям авторов, названиям;
• структурной — по подразделениям организации-фондообразователя.

Учёт

Ведение книг учёта (журналов, картотек, электронных баз данных), в которых фиксируется движение документов: поступление, выбытие, выдача, возврат. В архивах учёт ведётся в формах «Книга учёта поступлений», «Реестр описей», «Топографический указатель» (указывает место хранения). В библиотеках — «Инвентарная книга», «Электронный каталог».

Хранение

Обеспечение физической сохранности документов: соблюдение температурно-влажностного режима (в архивах — 18–20 °C, влажность 50–55 %), защита от света, пыли, насекомых, грибков. Для особо ценных документов используются сейфы, обеспыленные контейнеры, цифровые копии. В библиотеках книги размещаются на стеллажах по систематическому или алфавитному порядку.

Обеспечение доступа

Предоставление документов пользователям (исследователям, читателям) в читальных залах, через межбиблиотечный абонемент или в электронном виде. Для этого создаются справочно-поисковые средства: каталоги (алфавитные, систематические, предметные), путеводители по фондам, базы данных. В современных архивах и библиотеках активно внедряются электронные читальные залы и онлайн-каталоги.

Особенности фондирования в России

В России фондирование регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 год), «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (2020 год) и ГОСТами (например, ГОСТ 7.1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание»). Архивный фонд РФ делится на государственную и негосударственную части. Государственная часть включает документы федеральных органов власти, региональных и муниципальных архивов, а также ведомственных архивов (например, архивы Министерства обороны, МВД, ФСБ). Негосударственная часть — документы частных организаций, общественных объединений, личные архивы.

В библиотечном деле фондирование осуществляется в рамках национальной библиотечно-информационной системы. Крупнейшие библиотеки России (Российская государственная библиотека, Российская национальная библиотека, Президентская библиотека имени Б. Н. Ельцина) имеют собственные фонды, которые формируются на основе обязательного экземпляра (все издаваемые в России печатные издания поступают в эти библиотеки в обязательном порядке). Вузовские, муниципальные и школьные библиотеки фондируются по тематическому профилю и потребностям пользователей.

Проблемы и критика

Основные проблемы фондирования связаны с:

• Недостаточным финансированием — многие архивы и библиотеки не имеют средств на реставрацию, приобретение современного оборудования (климат-контроль, системы пожаротушения) и оцифровку.
• Кадровым дефицитом — нехватка квалифицированных архивистов, библиотекарей, реставраторов, особенно в регионах.
• Цифровизацией — переход на электронные документы требует новых методик учёта и хранения (электронные подписи, метаданные, защита от кибератак). При этом часть документов существует только в бумажном виде, что создаёт разрыв между фондами.
• Доступностью — ограничения доступа к некоторым фондам (например, документы спецслужб, личные дела) вызывают критику со стороны исследователей, считающих, что это препятствует научной работе и историческому познанию.
• Уничтожением документов — в ходе экспертизы ценности часть документов может быть признана малозначимой и уничтожена, что иногда приводит к утрате важных исторических свидетельств (например, в 1990-е годы в России были уничтожены многие партийные архивы).

Интересные факты

• Крупнейший архивный фонд в России — Архивный фонд Российской Федерации, который насчитывает более 600 миллионов единиц хранения (по данным на 2023 год).
• В Российской государственной библиотеке фонд составляет около 47 миллионов единиц хранения, включая книги, журналы, ноты, карты и диссертации.
• Самый старый документ в архивах России — «Остромирово Евангелие» (1056–1057 годы), хранящееся в Российской национальной библиотеке.
• В 2020-е годы в России активно развивается проект «Архивный фонд 2.0» — цифровая платформа для учёта и доступа к архивным документам, которая должна объединить все государственные архивы в единую сеть.

Источники

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
• «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (утв. приказом Росархива от 30.09.2020 № 87).
• ГОСТ 7.1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления».
• «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» (М., 2002).
• «Библиотечное дело: терминологический словарь» / под ред. И. М. Сусловой. — М., 2005.
• «Архивоведение: учебник» / под ред. В. П. Козлова. — М., 2010.