Форма № М-8

Форма № М-8 — это унифицированная форма первичной учётной документации, предназначенная для оформления отпуска (передачи) материалов на сторону. Относится к классу документов по учёту материалов (раздел «Учёт материалов» Альбома унифицированных форм первичной учётной документации, утверждённого Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 года № 71а). Применяется для документального оформления операций по отпуску материально-производственных запасов (МПЗ) сторонним организациям или своим подразделениям, расположенным за пределами территории организации, а также для оформления реализации излишних и неликвидных материалов.

Назначение и область применения

Форма № М-8 используется в случаях, когда материалы передаются за пределы организации — либо на сторону (другим юридическим или физическим лицам), либо в структурные подразделения, находящиеся на отдельном балансе или территориально удалённые. Основное назначение — фиксация факта выбытия материальных ценностей со склада (кладовой) и подтверждение законности такой передачи. Документ служит основанием для списания материалов с учёта у передающей стороны и оприходования их у получающей.

Применение формы № М-8 обязательно для организаций, ведущих учёт материально-производственных запасов по первичным документам типовых межотраслевых форм (если иное не установлено учётной политикой). В бюджетных учреждениях, а также в организациях, использующих специализированные отраслевые формы, может применяться аналог — например, накладная на отпуск материалов (ф. 0504206) или накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102).

Структура и реквизиты

Форма № М-8 представляет собой двухсторонний документ формата А4 (или А5 в зависимости от утверждённого макета). Состоит из заголовочной части, табличной части и подписей.

Заголовочная часть

Содержит:

• наименование организации (полное и сокращённое, с указанием кода по ОКПО);
• наименование структурного подразделения, отпускающего материалы (склад, кладовая);
• номер документа и дату составления;
• код вида операции (заполняется в соответствии с кодификатором, принятым в организации);
• сведения о получателе: наименование организации-получателя (или структурного подразделения), её адрес, код по ОКПО;
• основание для отпуска (договор, заявка, наряд, решение руководителя — с указанием номера и даты);
• сведения о лице, разрешившем отпуск (должность, фамилия, инициалы).

Табличная часть

Содержит графы:

1. Номер по порядку.
2. Наименование материальных ценностей (с указанием марки, сорта, размера и других идентифицирующих признаков).
3. Номенклатурный номер (код по номенклатурному справочнику организации).
4. Единица измерения (код по ОКЕИ и наименование).
5. Количество (затребовано, отпущено).
6. Цена за единицу (в рублях и копейках).
7. Сумма без учёта НДС (в рублях и копейках).
8. Ставка НДС (в процентах).
9. Сумма НДС (в рублях и копейках).
10. Сумма с учётом НДС (итоговая стоимость отпущенных материалов).
11. Примечание (дополнительные сведения: номер партии, срок годности, сертификат качества и т.п.).

Подписи

Документ подписывают:

• лицо, разрешившее отпуск (руководитель организации или уполномоченное им лицо);
• лицо, отпустившее материалы (заведующий складом, кладовщик);
• лицо, принявшее материалы (представитель получателя — материально ответственное лицо, водитель-экспедитор, иное уполномоченное лицо).

Подписи заверяются печатью организации (при наличии) — обычно на обороте документа или в специально отведённом поле.

Порядок заполнения и оформления

Форма № М-8 заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся у передающей стороны (на складе) и служит основанием для списания материалов с учёта. Второй экземпляр передаётся получателю вместе с материальными ценностями и является основанием для оприходования.

Основные правила:

• Заполняется в день фактического отпуска материалов. Допускается оформление накануне, если отпуск производится в начале рабочего дня, но дата документа должна соответствовать дате фактической передачи.
• Количество, цена и сумма указываются в рублях и копейках с двумя десятичными знаками.
• Если материалы отпускаются по договору купли-продажи, в основании указываются реквизиты договора, а в табличной части — цена, согласованная сторонами.
• При отпуске материалов в переработку (давальческое сырьё) в графе «Примечание» делается пометка «Давальческое сырьё» или указывается номер договора переработки.
• Исправления в форме № М-8 не допускаются. В случае ошибки документ переоформляется заново. Если ошибка обнаружена после подписания, составляется акт об исправлении, а старый документ аннулируется.

Особенности применения в различных ситуациях

Отпуск материалов на сторону (реализация)

При продаже материалов сторонним организациям форма № М-8 служит одновременно и товарной накладной (аналог ТОРГ-12), и первичным документом для бухгалтерского учёта. В этом случае обязательно указываются договорные цены, ставка и сумма НДС. Документ подписывается обеими сторонами, и на его основании выставляется счёт-фактура (если организация является плательщиком НДС).

Отпуск материалов в переработку (давальческое сырьё)

При передаче материалов на переработку (без перехода права собственности) форма № М-8 оформляется с пометкой «Давальческое сырьё». В графе «Цена» указывается учётная (балансовая) стоимость материалов, а не договорная. НДС не начисляется, так как передача не является реализацией. Получатель (переработчик) оприходует материалы на забалансовый счёт 003 «Материалы, принятые в переработку».

Отпуск материалов в подразделения, находящиеся вне места нахождения организации

Если структурное подразделение не выделено на отдельный баланс, но территориально удалено, форма № М-8 оформляется как внутреннее перемещение. В этом случае получателем указывается само подразделение, а материально ответственным лицом — его руководитель или кладовщик. Цена указывается по учётной стоимости, НДС не выделяется.

Отличие от других форм учёта материалов

Форма № М-8 отличается от других унифицированных форм учёта материалов:

• Форма № М-4 (приходный ордер) — оформляет поступление материалов на склад.
• Форма № М-7 (акт о приёмке материалов) — фиксирует расхождения при приёмке.
• Форма № М-11 (требование-накладная) — применяется для внутреннего перемещения материалов между подразделениями одной организации (без выхода за её пределы). Форма № М-8, в отличие от М-11, всегда предполагает передачу материалов на сторону (внешний контрагент или территориально удалённое подразделение).
• Форма № М-15 (накладная на отпуск материалов на сторону) — по сути, аналог формы № М-8, но применяется в основном для отпуска материалов строительным организациям, а также для оформления передачи материалов в порядке централизованного снабжения. В настоящее время форма № М-15 считается устаревшей и редко используется.

Нормативное регулирование

Основные нормативные акты, регламентирующие применение формы № М-8:

• Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» (в части, не противоречащей действующему законодательству).
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (статья 9 — первичные учётные документы).
• Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации».
• Методические указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов, утверждённые Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н.

С 1 января 2013 года, после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ, организации не обязаны применять унифицированные формы, если иное не установлено законодательством. Однако форма № М-8 продолжает широко использоваться как удобный и привычный шаблон, соответствующий требованиям к первичным документам (обязательные реквизиты, подписи, дата). Организация может разработать собственную форму с аналогичным содержанием, но при этом она должна содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в статье 9 Закона № 402-ФЗ.

Интересные факты

• Форма № М-8 была введена в действие с 1 января 1998 года, заменив ранее действовавшую форму № М-8, утверждённую Постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241.
• В некоторых отраслях (строительство, нефтегазовая промышленность) вместо формы № М-8 применяются отраслевые формы, например, «Акт приёма-передачи материалов» или «Накладная на отпуск материалов на сторону» (форма № М-15).
• При электронном документообороте (ЭДО) форма № М-8 может создаваться в виде электронного документа с квалифицированной электронной подписью, что юридически приравнивается к бумажному оригиналу.
• В бухгалтерском учёте на основании формы № М-8 делается проводка: Дебет счёта 91.2 «Прочие расходы» (или 90.2 «Себестоимость продаж») — Кредит счёта 10 «Материалы» (при реализации) или Дебет счёта 10 «Материалы» (субсчёт «Материалы в переработке») — Кредит счёта 10 «Материалы» (субсчёт «Материалы на складе») (при передаче в переработку).