Инвентаризация основных фондов

Инвентаризация основных фондов — это регламентированная процедура периодической проверки фактического наличия, состояния и учётных данных объектов основных средств (зданий, сооружений, машин, оборудования, транспортных средств, инвентаря и прочих материальных активов, используемых в производстве или управлении более 12 месяцев). Целью инвентаризации является установление соответствия между данными бухгалтерского учёта и реальным имуществом организации, выявление излишков, недостач, пересортицы, а также оценка технического состояния и степени износа объектов. В Российской Федерации порядок и сроки проведения инвентаризации основных фондов регулируются Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» (№ 402-ФЗ) и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Минфина РФ № 49 от 13 июня 1995 года).

Нормативно-правовая база

Основным документом, регламентирующим инвентаризацию в России, является Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ (утверждено Приказом Минфина № 34н). Согласно статье 11 Федерального закона № 402-ФЗ, инвентаризация обязательна в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчётности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчётного года);
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Для государственных и муниципальных учреждений действуют дополнительные нормативные акты, в частности Приказ Минфина России № 52н от 30 марта 2015 года, устанавливающий особенности проведения инвентаризации в бюджетной сфере.

Виды инвентаризации

Инвентаризация основных фондов классифицируется по нескольким признакам.

По объёму проверки

• Полная инвентаризация — охватывает все без исключения объекты основных средств, включая арендованные, находящиеся в ремонте, на консервации или переданные в залог. Проводится, как правило, перед составлением годовой отчётности.
• Частичная (выборочная) инвентаризация — проводится по отдельным группам объектов (например, только транспортные средства или только офисное оборудование) или в отношении конкретного материально ответственного лица. Часто назначается при смене заведующего складом или начальника цеха.

По периодичности

• Плановая — осуществляется в соответствии с утверждённым графиком (обычно раз в год, реже — раз в три года для отдельных категорий фондов, например, библиотечных фондов).
• Внеплановая (внезапная) — назначается по решению руководителя организации при подозрении на злоупотребления, при смене руководства, после стихийных бедствий или по требованию правоохранительных органов.

По способу проведения

• Натуральная (физическая) — предполагает непосредственный осмотр, обмер, взвешивание, технический осмотр каждого объекта. Для зданий и сооружений — визуальный осмотр и проверка технической документации.
• Документальная — применяется, когда физический осмотр невозможен (например, для объектов, находящихся в космосе, в труднодоступных районах или в составе сложных технологических комплексов). Проверка основывается на анализе первичных документов (актов приёма-передачи, инвентарных карточек, технических паспортов).

Порядок проведения инвентаризации

Процедура инвентаризации основных фондов включает несколько обязательных этапов.

Подготовительный этап

Руководитель организации издаёт приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18 августа 1998 года). В приказе указываются:

• состав инвентаризационной комиссии (председатель и члены);
• сроки начала и окончания проверки;
• перечень инвентаризуемых объектов;
• дата, на которую проводится инвентаризация.

Комиссия обычно включает представителей администрации, бухгалтерии, технических служб и материально ответственных лиц. До начала проверки материально ответственные лица дают расписку о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, а все поступившие объекты оприходованы, выбывшие — списаны.

Натуральная проверка

Комиссия проводит осмотр каждого объекта основных средств. Для зданий и сооружений проверяется их фактическое местонахождение, техническое состояние, этажность, площадь. Для машин и оборудования — заводские номера, год выпуска, комплектность, работоспособность. Для транспортных средств — государственные регистрационные знаки, номера двигателей и шасси. Результаты заносятся в инвентаризационные описи (форма № ИНВ-1).

Сопоставление с учётными данными

Данные описей сравниваются с информацией из инвентарных карточек (форма № ОС-6), книг учёта, технических паспортов и регистров бухгалтерского учёта. Выявляются расхождения: излишки, недостачи, пересортица, объекты, не числящиеся на балансе (например, самовольно возведённые постройки), а также объекты, фактически отсутствующие, но не списанные с учёта.

Оформление результатов

По итогам сопоставления составляется сличительная ведомость (форма № ИНВ-18). На каждый случай расхождения оформляется акт. Комиссия даёт письменное заключение о причинах излишков или недостач, степени вины материально ответственных лиц, возможности зачёта пересортицы. Результаты утверждаются руководителем организации.

Учёт результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения отражаются в бухгалтерском учёте в том месяце, когда была завершена проверка, а для годовой инвентаризации — в годовом отчёте.

• Излишки приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты (счёт 91 «Прочие доходы и расходы»). В налоговом учёте излишки признаются внереализационным доходом.
• Недостачи в пределах норм естественной убыли (для основных средств такие нормы практически не применяются, за исключением некоторых видов библиотечных фондов) списываются на издержки производства или обращения. Сверхнормативные недостачи взыскиваются с виновных лиц. Если виновные не установлены или суд отказал во взыскании, убытки списываются на финансовые результаты. В налоговом учёте такие убытки не уменьшают налогооблагаемую прибыль, если виновные не найдены (п. 2 ст. 265 НК РФ).
• Пересортица — зачёт излишков и недостач однородных объектов возможен только в исключительных случаях за один и тот же проверяемый период и у одного и того же материально ответственного лица. Для основных средств пересортица встречается редко, поскольку каждый объект индивидуален (имеет инвентарный номер).

Особенности для отдельных категорий основных фондов

• Недвижимость (здания, земельные участки). Инвентаризация требует сверки с данными Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН). Выявляются объекты, не прошедшие государственную регистрацию права собственности.
• Транспортные средства. Проверяются регистрационные данные ГИБДД (Гостехнадзора — для самоходных машин). Обязательно осматривается техническое состояние, при необходимости — проводится тест-драйв.
• Библиотечные фонды. Инвентаризация может проводиться раз в 5 лет. Допускается применение выборочных методов. Для книжных памятников установлен особый порядок.
• Объекты незавершённого строительства. Проверяется фактическое состояние строительства, степень готовности, наличие законсервированных объектов.

Ответственность за нарушения

Непроведение обязательной инвентаризации или грубые нарушения её порядка расцениваются как нарушение правил ведения бухгалтерского учёта. В соответствии со статьёй 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ), за искажение данных бухгалтерской отчётности более чем на 10 % предусмотрен штраф на должностных лиц от 5 000 до 10 000 рублей (при повторном нарушении — до 20 000 рублей или дисквалификация на срок до 2 лет). Для организаций возможны налоговые последствия: доначисление налогов, пеней и штрафов, если из-за отсутствия инвентаризации не были своевременно списаны непригодные объекты или не оприходованы излишки.

Интересные факты

• В СССР инвентаризация основных фондов проводилась в масштабах всей страны в 1960, 1972 и 1982 годах. Эти всесоюзные переписи позволили уточнить состав и стоимость государственного имущества, выявить бесхозные и неучтённые объекты.
• В некоторых отраслях (например, в атомной энергетике или на космодромах) инвентаризация проводится с использованием специальных технических средств — дронов, лазерных сканеров, систем радиочастотной идентификации (RFID-метки).
• В 2020 году, в связи с пандемией COVID-19, Минфин России разрешил проводить инвентаризацию дистанционно — с использованием фото- и видеофиксации, при условии, что доступ к объектам невозможен. Это стало прецедентом для внедрения цифровых технологий в учётную практику.

Источники

• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
• Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
• Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации».
• Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации».
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (ст. 15.11).
• Налоговый кодекс Российской Федерации (ст. 265).