Кадровое делопроизводство в России¶
Кадровое делопроизводство — совокупность документов, процедур и организационных мероприятий, посредством которых в организации оформляются трудовые отношения с работниками: приём, перевод, отпуска, поощрения, дисциплинарные взыскания и увольнение. Оно ведётся на основании Трудового кодекса РФ и подзаконных нормативных актов, а также локальных нормативных актов самого работодателя. Ведение кадрового делопроизводства обязательно для всех работодателей независимо от формы собственности и численности персонала; у индивидуальных предпринимателей объём обязательных документов сокращён.
¶Правовая основа
Базовым актом является Трудовой кодекс РФ, вступивший в силу 1 февраля 2002 года. Отдельные вопросы регулируются:
- постановлением Правительства РФ о трудовых книжках и правилах их ведения;
- постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1, утвердившим унифицированные формы первичной учётной документации (Т-1, Т-2, Т-3, Т-6, Т-8 и другие);
- Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих;
- профессиональными стандартами, применение которых обязательно в случаях, установленных законом.
С 2021 года действует реестр работодателей, допустивших нарушения трудового законодательства, а с 2022 года — обязательное ведение электронного документооборота в сфере трудовых отношений для большинства работодателей.
¶Обязательные документы
Перечень обязательных кадровых документов зависит от специфики деятельности, но базовый набор включает:
| Документ | Назначение |
|---|---|
| Правила внутреннего трудового распорядка | Режим работы, дисциплина |
| Штатное расписание | Структура и численность должностей |
| Трудовые договоры | Условия работы с каждым сотрудником |
| Приказы по личному составу | Оформление кадровых решений |
| Трудовые книжки | Учёт стажа (для впервые поступающих — с 2021 года бумажные не заводятся) |
| Личные карточки (Т-2) | Сводные сведения о работнике |
| График отпусков | Планирование отдыха |
| Положение об оплате труда и премировании | Система вознаграждения |
| Положение о персональных данных | Обработка сведений о работниках |
| Журналы учёта | Регистрация приказов, инструктажей |
Отсутствие обязательного документа может повлечь административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — штраф для должностных лиц и организаций.
¶Основные процедуры
¶Приём на работу
Процедура включает ознакомление работника с локальными актами, заключение трудового договора в письменной форме, издание приказа о приёме, внесение записи в трудовую книжку (или сведения в электронную форму), оформление личной карточки. Работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, положением о персональных данных под подпись.
¶Перевод и перемещение
Перевод на другую работу требует письменного согласия работника, за исключением случаев, прямо предусмотренных статьёй 72.2 ТК РФ (катастрофы, аварии, простой). Перемещение на другое рабочее место без изменения трудовой функции согласия не требует.
¶Отпуска
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Отдельным категориям предоставляются удлинённые отпуска (например, педагогам — до 56 дней) и дополнительные отпуска (за вредные условия труда, ненормированный день, работу в районах Крайнего Севера). График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года.
¶Увольнение
Основания перечислены в статье 77 ТК РФ и конкретизированы в последующих статьях. В день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности, произвести полный расчёт и по письменному заявлению выдать заверенные копии документов, связанных с работой.
¶Электронный документооборот
С 2022 года работодатели обязаны вести электронный документооборот в сфере трудовых отношений, за исключением микропредприятий и отдельных категорий. Используются платформы «Работа в России», собственные информационные системы и операторы ЭДО. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью. Трудовые книжки ведутся в электронном виде для лиц, впервые поступивших на работу после 31 декабря 2020 года, а также для тех, кто добровольно отказался от бумажного варианта.
¶Кадровая служба
Функции кадрового делопроизводства выполняет кадровая служба либо отдельный специалист, а в малых организациях — руководитель или уполномоченное лицо. Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» определяет квалификационные требования. Крупные организации выделяют документоведа, специалиста по кадрам, руководителя кадровой службы.
¶Ответственность и контроль
Надзор осуществляют Государственная инспекция труда и прокуратура. Нарушения влекут предупреждение или штрафы: для должностных лиц — от 1 до 5 тысяч рублей, для юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей; при повторном нарушении суммы возрастают. За задержку трудовой книжки или расчёта предусмотрена материальная ответственность работодателя.
¶Значение
Кадровое делопроизводство обеспечивает юридическую защиту прав работника и работодателя, служит доказательственной базой при трудовых спорах, формирует основу для кадрового планирования и отчётности перед Социальным фондом России и налоговыми органами. Качество его ведения напрямую влияет на результаты проверок и уровень конфликтности в коллективе.
Источники: Трудовой кодекс РФ; КоАП РФ; постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004; постановление Правительства РФ о трудовых книжках; профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом».