Кассовые расходы

Кассовые расходы — это выплата денежных средств из кассы организации или индивидуального предпринимателя, осуществляемая наличными деньгами. Данный термин используется в бухгалтерском учёте, финансовом менеджменте и при контроле за наличным денежным обращением. Кассовые расходы являются одной из основных форм движения денежных средств наряду с безналичными переводами и отражают факт выбытия наличных денег из хозяйственного оборота предприятия.

Сущность и правовое регулирование

Кассовые расходы представляют собой операции по выдаче наличных денег из кассы предприятия. В отличие от безналичных расчётов, которые проводятся через банковские счета, кассовые операции связаны с физическим перемещением денежных знаков. Правовое регулирование кассовых расходов в Российской Федерации осуществляется на основании Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Основным документом, оформляющим кассовый расход, является расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Он составляется в момент выдачи наличных денег и подписывается руководителем организации, главным бухгалтером или уполномоченными лицами. При выдаче денег под отчёт или на определённые цели к расходному ордеру могут прилагаться заявления, приказы или иные распорядительные документы.

Цели и виды кассовых расходов

Кассовые расходы могут осуществляться для различных целей, которые регламентируются действующим законодательством. Основные направления расходования наличных средств из кассы включают:

• Выплата заработной платы и других вознаграждений работникам. Это наиболее распространённый вид кассовых расходов, включающий выдачу заработной платы, премий, материальной помощи, командировочных и других выплат, связанных с трудовыми отношениями.
• Расчёты с поставщиками и подрядчиками. Наличные деньги могут использоваться для оплаты товаров, работ или услуг, приобретаемых у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. При этом существуют ограничения на сумму наличных расчётов между юридическими лицами и ИП (в настоящее время — не более 100 000 рублей по одному договору).
• Выдача денежных средств под отчёт. Работникам предприятия могут выдаваться наличные деньги на хозяйственные нужды, командировочные расходы или приобретение товарно-материальных ценностей. Впоследствии подотчётное лицо обязано предоставить авансовый отчёт с подтверждающими документами.
• Возврат неиспользованных авансов. Если покупатель или заказчик внёс предоплату наличными, а сделка не состоялась, предприятие обязано вернуть ему деньги из кассы.
• Выплата дивидендов. Участникам или акционерам общества могут выдаваться наличные дивиденды, если это предусмотрено уставом и решением общего собрания.
• Прочие выплаты физическим лицам. Сюда относятся выплаты по договорам гражданско-правового характера (например, аренда, подряд, авторские вознаграждения), а также социальные выплаты (материальная помощь, пособия).

Ограничения и лимиты

При осуществлении кассовых расходов организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать установленные ограничения. Основные из них:

• Лимит остатка наличных денег в кассе. Юридические лица обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег (кроме субъектов малого предпринимательства, которые могут не устанавливать лимит). Сверх лимита допускается хранить наличные только в дни выплаты заработной платы, стипендий и других социальных выплат.
• Лимит расчётов наличными между юридическими лицами и ИП. В соответствии с Указанием Банка России от 9 декабря 2019 года № 5348-У, предельный размер расчётов наличными по одному договору составляет 100 000 рублей.
• Целевой характер расходования. Наличные деньги, полученные из банка на определённые цели (например, на выплату заработной платы), могут быть израсходованы только на эти цели. Использование их на другие нужды запрещено.

Документальное оформление

Каждая операция по кассовому расходу должна быть документально подтверждена. Основные документы:

• Расходный кассовый ордер (РКО) — первичный учётный документ, который оформляется при выдаче наличных денег. В нём указываются: дата, сумма, получатель, основание для выдачи, подписи руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченных лиц), реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя.
• Платёжная ведомость — применяется при массовых выплатах (например, заработной платы). На основании ведомости составляется один расходный кассовый ордер на общую сумму выплаченных средств.
• Заявление на выдачу денег — может потребоваться при выдаче под отчёт или на хозяйственные нужды. Заявление должно быть подписано руководителем.
• Авансовый отчёт — предоставляется подотчётным лицом после использования выданных средств. К нему прилагаются чеки, квитанции, товарные чеки и другие подтверждающие документы.

Учёт кассовых расходов в бухгалтерии

В бухгалтерском учёте кассовые расходы отражаются по кредиту счёта 50 «Касса» в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов в зависимости от цели расходования:

• Дебет 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» — при выплате заработной платы.
• Дебет 71 «Расчёты с подотчётными лицами» — при выдаче денег под отчёт.
• Дебет 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» — при оплате товаров, работ, услуг.
• Дебет 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» — при прочих расчётах.

Все кассовые операции регистрируются в кассовой книге (форма № КО-4), которая ведётся ежедневно. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги по приходу и расходу, выводит остаток наличных в кассе и сверяет его с фактическим наличием денег.

Контроль и ответственность

За нарушение порядка ведения кассовых операций и несоблюдение лимитов предусмотрена административная ответственность. Согласно статье 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечёт наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — от 4 000 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Основные нарушения, связанные с кассовыми расходами:

• превышение лимита расчётов наличными между юридическими лицами;
• неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
• несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
• накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита.

Особенности для индивидуальных предпринимателей

Индивидуальные предприниматели (ИП) имеют упрощённый порядок ведения кассовых операций. Они могут не вести кассовую книгу, не устанавливать лимит остатка наличных в кассе и не оформлять приходные и расходные кассовые ордера (при условии ведения учёта доходов и расходов в соответствии с налоговым законодательством). Однако ИП обязаны соблюдать лимит расчётов наличными с другими юридическими лицами и ИП, а также правила выдачи денежных средств под отчёт.

Кассовые расходы в бюджетных учреждениях

В государственных и муниципальных учреждениях кассовые расходы имеют дополнительные особенности. Они регулируются не только общими нормами, но и бюджетным законодательством. Расходы бюджетных учреждений осуществляются строго в соответствии с утверждённой сметой или планом финансово-хозяйственной деятельности. Наличные деньги выдаются из кассы только на цели, предусмотренные бюджетной росписью. Контроль за целевым использованием бюджетных средств осуществляется органами Федерального казначейства.

Современные тенденции

В последние годы наблюдается тенденция к сокращению наличного денежного оборота в России. Развитие безналичных расчётов, банковских карт, систем быстрых платежей и электронных кошельков приводит к уменьшению объёмов кассовых расходов. Однако наличные деньги по-прежнему широко используются для выплаты заработной платы в малом бизнесе, расчётов с населением в отдалённых регионах, а также в сфере торговли и услуг, где не всегда доступны терминалы для безналичной оплаты.

Источники

1. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
2. Указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У «О предельном размере расчётов наличными деньгами».
3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (ст. 15.1).
4. План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).
5. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».