Контроль за исполнением приказа в документообороте¶
Контроль за исполнением приказа — организационно-распорядительная процедура, заключающаяся в систематическом наблюдении за ходом выполнения доверенного поручения, проверке соблюдения установленных сроков и оценке качества результата. В российской управленческой практике контроль является неотъемлемым элементом цикла исполнения распорядительных документов и закрепляется в инструкциях по делопроизводству, служебных регламентах и приказах по основной деятельности.
¶Правовое и организационное основание
В государственных органах и организациях порядок контроля за исполнением определяется, как правило, внутренними актами: инструкцией по делопроизводству, положением о канцелярии, регламентом документооборота. Общие принципы сформулированы в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который предусматривает отметку о контроле на экземпляре документа, остающемся в делопроизводстве.
Контрольные функции обычно возлагаются на должностное лицо, подписавшее документ, либо на специально назначенного контролёра — руководителя структурного подразделения, помощника руководителя, специалиста по работе с поручениями.
¶Формулировка контроля в резолюции
При передаче поручения на исполнение руководитель делает на документе резолюцию — рукописную или электронную отметку с распорядительной частью. Типовой блок резолюции включает:
- исполнителя (или список исполнителей);
- содержание поручения;
- срок исполнения;
- отметку о контроле.
Стандартная формулировка контроля звучит как «Контроль оставляю за собой» или «Контроль за исполнением оставляю за собой». Сокращённое написание «К. о. за собой» также допустимо, если это соответствует сложившейся практике организации. Подпись руководителя рядом с этой отметкой подтверждает, что именно он будет отслеживать ход выполнения.
Варианты формулировок:
| Формулировка | Когда применяется |
|---|---|
| «Контроль оставляю за собой» | Руководитель лично следит за исполнением |
| «Контроль за исполнением — [должность, фамилия]» | Контроль передан заместителю или руководителю подразделения |
| «Контроль — [инициалы, фамилия]» | Сокращённый вариант при передаче контролёру |
| «Контрольное дело №…» | Поручение поставлено на контроль в системе электронного документооборота |
¶Порядок постановки на контроль
Процедура включает несколько последовательных этапов:
- Регистрация документа. Входящий документ или внутреннее обращение регистрируется в журнале или электронной системе, присваивается регистрационный номер.
- Резолюция руководителя. Руководитель определяет исполнителя, формулирует задачу, устанавливает срок и указывает контролирующее лицо.
- Внесение в контрольный реестр. Канцелярия или ответственный за делопроизводство включает поручение в реестр контроля (контрольную карту) с указанием срока и контролёра.
- Уведомление исполнителя. Исполнитель получает заверенную копию документа с резолюцией и уведомлением о постановке на контроль.
- Промежуточный контроль. Контролёр запрашивает информацию о ходе исполнения, при необходимости продлевает срок или вносит коррективы.
- Снятие с контроля. По завершении исполнитель готовит докладную записку о результатах, контролёр проверяет её и снимает поручение с контроля.
¶Ответственность и сроки
Исполнитель несёт персональную ответственность за соблюдение срока и качество исполнения. Контролёр отвечает за своевременное информирование руководителя о состоянии исполнения и за инициирование мер при возникновении задержек. Просроченные поручения, как правило, докладываются вышестоящему руководству в форме сводки о неисполненных документах.
¶Электронный документооборот
В современных системах электронного документооборота (СЭД) контроль реализуется средствами платформы: резолюция вводится в карточке документа, поручение автоматически попадает в задачу исполнителю, контролёр получает уведомления о приближении срока и о факте исполнения. Наиболее распространённые в России системы — «ДЕЛО», «Directum», «СБИС», «1С:Документооборот» — поддерживают многоуровневый контроль, делегирование полномочий и историю действий.
¶Типичные ошибки
- Отсутствие конкретного срока исполнения — контроль становится формальным.
- Неуказание контролёра — поручение может быть потеряно.
- Смешение ролей исполнителя и контролёра без указания на это в резолюции.
- Использование разговорных формулировок вместо утверждённых в инструкции по делопроизводству.
Источники:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
- Указ Президента РФ от 16.03.1997 № 260 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера».
- Кузнецова Т. А. Делопроизводство: учебное пособие. — М.: КноРус, 2020.
- Сорокина В. А. Основы делопроизводства. — М.: ИНФРА-М, 2019.
- Методические рекомендации по документационному обеспечению управления в федеральных органах исполнительной власти (утв. Распоряжением Правительства РФ от 15.06.2009 № 842-р).