Лицевой счёт работника

Лицевой счёт работника — это регистр аналитического учёта, в котором отражаются все виды начислений и удержаний в отношении конкретного физического лица, состоящего в трудовых отношениях с организацией, а также сведения о стаже, страховых взносах и налоговых вычетах. Лицевой счёт является первичным документом кадрового и бухгалтерского учёта, на основании которого формируются расчётные листки, справки 2-НДФЛ и отчётность в Социальный фонд России (СФР).

История и нормативная основа

Ведение лицевых счетов работников стало обязательным в СССР с введением централизованной системы учёта труда и заработной платы. Первые формы были утверждены в 1930-х годах в рамках реформы бухгалтерского учёта. После распада СССР и перехода к рыночной экономике порядок ведения лицевых счетов регулировался постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».

С 1 января 2013 года унифицированные формы первичных учётных документов перестали быть обязательными для большинства организаций (за исключением государственных и муниципальных учреждений), однако лицевой счёт как элемент системы учёта сохранил своё значение. В настоящее время требования к его ведению определяются:

• Трудовым кодексом РФ (статья 136 — порядок выплаты заработной платы);
• Налоговым кодексом РФ (глава 23 — налог на доходы физических лиц);
• Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
• Приказом Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н (для бюджетных учреждений).

Виды и формы лицевых счетов

По типу организации

• Для коммерческих предприятий — ведутся в произвольной форме, утверждённой локальным нормативным актом организации. Допускается как бумажный, так и электронный формат.
• Для государственных и муниципальных учреждений — используются унифицированные формы, утверждённые приказом Минфина России (например, форма 0504417 для бюджетных учреждений).

По способу ведения

• Бумажные лицевые счета — традиционные карточки или книги, заполняемые от руки или с помощью печатной машинки. В настоящее время используются редко, в основном в малых организациях или в архивных целях.
• Электронные лицевые счета — ведутся в специализированных бухгалтерских программах (1С:Зарплата и управление персоналом, Парус, SAP HR и др.). Электронный формат позволяет автоматически формировать отчётность и расчётные листки.

По объёму информации

• Полные лицевые счета — содержат все сведения о работнике: персональные данные, табельный номер, дату приёма на работу, должность, оклад, все виды начислений (оклад, премии, надбавки, отпускные, больничные), удержания (НДФЛ, алименты, профсоюзные взносы), а также данные о стаже и страховых взносах.
• Сокращённые лицевые счета — применяются для временных работников или совместителей, содержат только основные начисления и удержания за период работы.

Структура и содержание

Типовой лицевой счёт работника включает несколько разделов:

Раздел «Общие сведения»

• Фамилия, имя, отчество;
• ИНН и СНИЛС;
• Дата рождения;
• Должность и структурное подразделение;
• Табельный номер;
• Дата приёма на работу и дата увольнения (если применимо);
• Вид трудового договора (основной, совместительство);
• Размер оклада (тарифной ставки);
• Налоговые вычеты (стандартные, социальные, имущественные).

Раздел «Начисления»

В хронологическом порядке (по месяцам) фиксируются:

• Оклад (должностной оклад) за отработанное время;
• Премии (ежемесячные, квартальные, годовые);
• Доплаты и надбавки (за вредность, за стаж, за совмещение);
• Оплата отпусков (ежегодных, учебных);
• Пособия по временной нетрудоспособности (больничные);
• Материальная помощь;
• Компенсации (за неиспользованный отпуск, за задержку зарплаты);
• Прочие начисления (например, авторские вознаграждения, дивиденды, если работник является акционером).

Раздел «Удержания»

• Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) — 13% или 15% (для доходов свыше 5 млн рублей в год);
• Алименты (по исполнительным листам или добровольным соглашениям);
• Профсоюзные взносы (при наличии заявления работника);
• Удержания по займам и кредитам (если работник брал ссуду у организации);
• Возмещение материального ущерба (по решению суда или приказу руководителя);
• Добровольные пенсионные взносы (по договору НПФ);
• Прочие удержания (например, за товары, купленные в организации).

Раздел «Стаж и страховые взносы»

• Общий трудовой стаж;
• Стаж для расчёта пособий (страховой стаж);
• Суммы начисленных страховых взносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование (с 2023 года — единый тариф, уплачиваемый в СФР).

Порядок ведения

Лицевой счёт открывается на каждого работника с момента заключения трудового договора. Ведётся он в течение всего периода работы, а после увольнения хранится в архиве организации не менее 50 лет (согласно приказу Росархива от 20 декабря 2019 года № 236). При переходе работника на другую должность или в другое подразделение внутри организации лицевой счёт не закрывается — в него вносятся соответствующие изменения.

Записи в лицевой счёт вносятся ежемесячно, не позднее последнего рабочего дня месяца. Основанием для записей служат:

• Табели учёта рабочего времени;
• Приказы о приёме, увольнении, перемещении, премировании;
• Больничные листы;
• Заявления работника (на вычеты, на удержания);
• Исполнительные листы.

Права работника

Работник имеет право:

• Получать ежемесячно расчётный листок, который является выпиской из лицевого счёта;
• Требовать предоставления копии лицевого счёта (например, для подтверждения доходов при получении кредита или визы);
• Обращаться в организацию или в трудовую инспекцию при обнаружении ошибок в начислениях.

Автоматизация и электронный документооборот

С развитием цифровых технологий большинство организаций перешли на электронное ведение лицевых счетов. Бухгалтерские программы позволяют:

• Автоматически рассчитывать налоги и взносы;
• Формировать отчётность в ФНС и СФР;
• Генерировать расчётные листки и справки 2-НДФЛ;
• Вести архив в электронном виде с электронной подписью.

С 2021 года в России действует система «Электронный лицевой счёт» в рамках Социального фонда России — работники могут отслеживать свои пенсионные накопления через личный кабинет на портале «Госуслуги». Однако этот электронный ресурс не заменяет внутренний лицевой счёт организации, а лишь дублирует информацию о страховых взносах.

Критика и проблемы

Основные проблемы, связанные с ведением лицевых счетов:

• Ошибки в начислениях — из-за человеческого фактора (неправильный ввод данных, неверное применение вычетов) или сбоев в программном обеспечении;
• Нарушение сроков — задержки в заполнении лицевых счетов могут привести к штрафам за несвоевременную выплату зарплаты;
• Конфиденциальность — лицевые счета содержат персональные данные, и их утечка может повлечь ответственность по закону «О персональных данных» (152-ФЗ);
• Избыточность — для малых предприятий ведение полного лицевого счёта на каждого работника может быть излишне трудоёмким, особенно при использовании бумажного документооборота.

Источники

• Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 136).
• Налоговый кодекс Российской Федерации (глава 23).
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
• Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учётных документов...».
• Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (утратило силу, но используется как методическая основа).
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов...».