Объяснительная записка: порядок составления¶

Объяснительная записка — это служебный документ, адресованный руководителю организации, в котором сотрудник излагает причины и обстоятельства произошедшего события, нарушения или отклонения от установленного порядка. Объяснительная записка относится к информационно-справочным документам и составляется по требованию непосредственного руководителя, представителя кадровой службы или иного уполномоченного лица.

¶Правовое основание

Требование предоставить объяснительную записку закреплено в Трудовом кодексе Российской Федерации. Статья 193 ТК РФ устанавливает порядок применения дисциплинарных взысканий: до применения взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение не предоставлено, составляется соответствующий акт, а отсутствие объяснений не препятствует применению взыскания.

Отказ работника от предоставления объяснительной сам по себе не является основанием для увольнения, однако фиксируется актом и может быть учтён при дальнейшем разбирательстве. При этом отказ от объяснений лишает работника возможности повлиять на квалификацию происшествия со стороны работодателя.

¶Когда составляется

Объяснительная записка требуется в следующих ситуациях:

• нарушение трудовой дисциплины (опоздание, прогул, преждевременный уход с работы);
• невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных обязанностей;
• нарушение правил охраны труда и техники безопасности;
• причинение материального ущерба работодателю;
• нарушение правил внутреннего трудового распорядка;
• инциденты, требующие служебной проверки;
• ошибки в документах, отчётности, расчётах;
• участие в происшествии на производстве.

Военнослужащие, сотрудники органов внутренних дел и иных силовых структур составляют объяснительные в соответствии с уставами и внутренними регламентами. В образовательных учреждениях объяснительные от студентов и несовершеннолетних учащихся принимаются от них самих или от законных представителей.

¶Структура и содержание

Унифицированной формы объяснительной записки не существует. Документ составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты:

В основной части указывается конкретное событие (дата, время, место), причины, по которым сотрудник не выполнил обязанности или нарушил правила, и обстоятельства, смягчающие его положение. Содержание должно быть достоверным, изложенным в деловом стиле, без эмоциональных оценок и пространных рассуждений.

¶Образец написания

Пример типовой объяснительной записки:

Объяснительная

Генеральному директору

ООО «Пример»

И. И. Иванову

от начальника отдела продаж

П. П. Петрова

Объяснительная

15 марта 2024 года я, Петров П. П., не вышел на работу в связи с тем, что в утренние часы обратился в поликлинику по месту жительства в связи с острым респираторным заболеванием. Справка медицинского учреждения прилагается. О причине отсутствия не сообщил непосредственному руководителю по причине госпитализации в приёмное отделение, телефонная связь была недоступна.

Прошу учесть указанные обстоятельства при принятии решения.

16 марта 2024 г. ______________ / П. П. Петров /

¶Порядок подачи

Объяснительная записка подаётся на имя непосредственного руководителя или иного должностного лица, затребовавшего документ. Документ составляется в двух экземплярах: один передаётся адресату, второй остаётся у работника с отметкой о принятии. Записка может быть передана лично, направлена по внутренней почте или через кадровую службу.

Срок предоставления — два рабочих дня с момента затребования. При невозможности соблюдения срока по уважительной причине срок может быть продлён по согласованию с работодателем.

¶Типичные ошибки

Наиболее частые нарушения при составлении объяснительной:

• отсутствие обязательных реквизитов (дата, подпись, сведения об адресате);
• эмоциональный или конфронтационный тон;
• изложение не фактов, а оценочных суждений;
• указание недостоверной информации;
• отсутствие конкретики в описании обстоятельств;
• пространственные рассуждения, не относящиеся к делу.

Правильно составленная объяснительная записка объективно отражает обстоятельства дела и позволяет работодателю принять обоснованное решение о наличии или отсутствии вины работника.

¶Источники

• Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 193)
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
• Кутепов М. Е. Делопроизводство: учебное пособие
• Справочник кадровика (редакционные материалы)