Оригинал документа — понятие и правовой статус¶
Оригинал документа — это подлинный экземпляр документа, изготовленный способом, обеспечивающим его юридическую силу, подписанный уполномоченными лицами и содержащий реквизиты, позволяющие установить его подлинность. В российском документоведении и юридической практике оригинал противопоставляется копии, заверенной копии, дубликату и иным воспроизведениям документа. Отнесение документа к оригиналу определяет его доказательную силу в судебном разбирательстве, бухгалтерском учёте и делопроизводстве.
¶Правовое определение
В российском законодательстве понятие «оригинал документа» раскрывается через систему актов о документировании и документообороте. Основополагающими являются:
- Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
- ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Бухгалтерская (финансовая) отчётность. Требования к оформлению».
Согласно ст. 6 Федерального закона № 402-ФЗ, первичный учётный документ составляется при совершении факта хозяйственной жизни, а его оригинал (или надлежащим образом заверенная копия) подлежит хранению в организации. Статья 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ относит письменные доказательства к средствам, подтверждающим обстоятельства дела; суды в первую очередь исследуют оригиналы документов, а копии — лишь при подтверждении их соответствия оригиналу.
¶Отличие оригинала от смежных понятий
| Понятие | Характеристика |
|---|---|
| Оригинал | Подлинный экземпляр, подписанный уполномоченными лицами, с реквизитами, позволяющими установить подлинность |
| Копия | Воспроизведение содержания документа без реквизитов, подтверждающих подлинность |
| Заверенная копия | Копия, на которой нотариус или уполномоченное должностное лицо удостоверило соответствие оригиналу (подпись, печать, дата) |
| Дубликат | Повторный экземпляр документа, выданный взамен утраченного оригинала, обладающий той же юридической силой |
| Драфт (проект) | Неоформленный вариант документа, не имеющий юридической силы |
| Отпуск (копия отпуск) | Второй экземпляр документа, составленного в нескольких экземплярах, подписанный теми же лицами |
В делопроизводстве термин «экземпляр» не тождественен оригиналу: документ может быть составлен в нескольких оригинальных экземплярах (например, договор в двух экземплярах), каждый из которых обладает равной юридической силой.
¶Электронный оригинал
С развитием электронного документооборота (ЭДО) вопрос об оригинале документа приобрёл новое звучание. Статья 6 Федерального закона № 402-ФЗ прямо признаёт электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), равнозначным бумажному оригиналу. Ключевые условия признания электронного документа оригиналом:
- Применение УКЭП, соответствующей требованиям Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
- Техническая возможность проверки подписи и неизменности документа.
- Сохранение документа в формате, обеспечивающем его неизменность и воспроизводимость.
Для целей налогового учёта письма ФНС России и разъяснения Минфина подтверждают: распечатка электронного документа не является оригиналом, а электронный экземпляр с УКЭП, наоборот, заменяет бумажный оригинал при представлении по требованию налоговых органов.
¶Хранение оригиналов
Постановление Правительства РФ от 27 марта 2006 года № 172 «Об утверждении Правил хранения документов в федеральных органах исполнительной власти» и Перечень типовых управленческих архивных документов (утверждён приказом Росархива от 20 декабря 2018 года) устанавливают обязательное хранение оригиналов ряда документов:
- учредительные документы организаций;
- протоколы заседаний коллегиальных органов;
- первичные учётные документы (срок хранения — 5 лет при условии проведения ревизии или сверки, иначе — 10 лет);
- кадровые документы (приказы по личному составу — 75 лет для документов до 2003 года и 50 лет для документов, созданных после 1 января 2023 года);
- судебные решения в вступившей в законную силу форме.
Уничтожение оригиналов документов до истечения установленных сроков хранения влечёт ответственность, предусмотренную ст. 13.25 КоАП РФ.
¶Подлинность и аутентификация
Установление подлинности оригинала документа производится путём:
- сверки подписей с образцами, имеющимися в организации;
- проверки реквизитов бланка, номеров, дат;
- криминалистической экспертизы (почерковедческой, технической);
- проверки электронной подписи через средства криптографической защиты.
В судебной практике при представлении копии документа противная сторона вправе потребовать представления оригинала. Согласно п. 2 ст. 71 АПК РФ, если оригинал не представлен, а копия не оспорена, суд может принять и копию. Отказ от представления оригинала без уважительной причины может быть расценен как непредоставление доказательств (ст. 65 АПК РФ).
¶Значение оригинала в хозяйственном обороте
Для бухгалтерского и налогового учёта оригинал первичного документа — единственное основание для отражения хозяйственной операции. Электронный оригинал с УКЭП приравнен к бумажному, но заменить его может только корректно подписанный электронный экземпляр. Скан-копия или фотография оригинала юридической силы не имеют, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом (например, нотариально удостоверенные скан-копии в ряде регистрирующих процедур).
Источники:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация
- ГОСТ Р 7.0.100-2018. Бухгалтерская (финансовая) отчётность
- Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»
- Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации
- Перечень типовых управленческих архивных документов (Росархив, 2018)