Постановка печати на документы¶
Постановка печати — это процедура нанесения оттиска официальной печати (штампа) на документ с целью придания ему юридической силы, подтверждения подлинности или обозначения принадлежности к определённой организации. В делопроизводстве, бухгалтерии и гражданско-правовом обороте постановка печати является одним из реквизитов, удостоверяющих документ, наряду с подписью уполномоченного лица.
¶Правовое значение
В российском законодательстве печать не всегда является обязательным реквизитом. Согласно Федеральному закону от 06.04.2015 № 82-ФЗ, общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества вправе иметь печать, но не обязаны. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества. Если печать предусмотрена уставом, она является обязательной для данного юридического лица.
Для отдельных видов документов проставление печати обязательно в силу прямого указания закона или подзаконного акта: трудовые книжки, бланки строгой отчётности, первичные учётные документы (в случаях, установленных учётной политикой), доверенности, некоторые виды договоров, документы, подаваемые в государственные органы.
Оттиск печати без подписи уполномоченного лица, как правило, не имеет юридической силы. Исключение составляют случаи, когда печать используется как самостоятельный знак (например, на пропусках или пломбах).
¶Виды печатей
| Вид | Назначение |
|---|---|
| Печать организации | Основная печать юридического лица, содержит ОГРН и полное наименование |
| Печать структурного подразделения | Для филиалов, представительств, отделов |
| Печать для документов | Для отдельных видов документов (например, для счетов-фактур, справок) |
| Личная печать | Печать индивидуального предпринимателя, нотариуса, врача |
| Штамп | Упрощённый оттиск без государственной регистрации, часто с реквизитами |
Печати изготавливаются из резины, полимеров или фотополимеров. Оттиск наносится с помощью штемпельной краски (мастики) определённого цвета. Традиционно в России используются печати синего или фиолетового цвета, однако цвет не имеет юридического значения, если иное не установлено локальными актами.
¶Порядок постановки печати
Процедура постановки печати на документ включает несколько этапов:
- Проверка документа. Уполномоченное лицо убеждается в правильности оформления документа, наличии всех необходимых реквизитов и подписей.
- Подписание. Документ подписывается лицом, имеющим право подписи. Печать ставится после подписи, частично захватывая её, чтобы исключить возможность замены листа.
- Нанесение оттиска. Печать ставится на специально отведённом месте (обычно в нижней части документа, рядом с подписью). Оттиск должен быть чётким, читаемым, без размазывания.
- Регистрация. В ряде организаций ведётся журнал учёта документов, на которые ставится печать.
При постановке печати на многостраничные документы (договоры, доверенности) оттиск может ставиться на каждом листе или на месте скрепления страниц (прошивка). В последнем случае печать наносится на наклейку, закрывающую узел прошивки, с указанием количества листов.
¶Электронная печать
С развитием электронного документооборота появилась электронная подпись, которая в ряде случаев заменяет традиционную печать. Усиленная квалифицированная электронная подпись приравнивается к собственноручной подписи и печати. Однако во многих организациях по-прежнему требуется и физический оттиск, особенно при взаимодействии с контрагентами, не перешедшими на электронный документооборот.
¶Типичные ошибки
К распространённым ошибкам при постановке печати относятся: нанесение оттиска до подписания документа, нечёткий или смазанный оттиск, использование печати, не предусмотренной уставом, проставление печати на документе, не требующем удостоверения, а также утрата контроля за печатью. Утрата печати влечёт необходимость её уничтожения и изготовления новой, о чём уведомляются банки и контрагенты.
¶Хранение и уничтожение
Печати хранятся в сейфах или запираемых шкафах, доступ к ним имеет ограниченный круг лиц, определённый приказом руководителя. При ликвидации организации или замене печати старые печати подлежат уничтожению, о чём составляется акт. Уничтожение производится комиссией, оттиски погашаются.
¶Значение в документообороте
Несмотря на тенденцию к сокращению обязательного использования печатей, они сохраняют значение как средство визуального подтверждения подлинности документа. В судебной практике отсутствие печати на документе, где она предполагалась, может служить основанием для оспаривания его действительности, хотя сам по себе этот факт не лишает документ силы, если доказано его происхождение от организации.
Источники: Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ, ГОСТ Р 7.0.97-2016, Трудовой кодекс РФ, материалы по делопроизводству.