Пояснительная записка — вид документа¶
Пояснительная записка — это вид пояснительной документации, представляющий собой самостоятельный информационный документ, содержащий обоснование необходимости выполнения работы, объяснение принятых решений, порядка и способов её выполнения. Пояснительные записки применяются в научно-технической, проектной, учебной и управленческой деятельности и сопровождают отчёты, курсовые и дипломные работы, технические проекты, заявки на гранты и нормативные акты.
¶Назначение и место в документообороте
Пояснительная записка выполняет функцию связующего звена между исполнителем и адресатом документа. Она разъясняет цели, методы, содержание и результаты работы, которые не могут быть полностью отражены в основной части отчёта, чертежа или расчёта. В состав проектной документации пояснительная записка включается в соответствии с ГОСТ Р 21.1101-2020 «Основные требования к проектной и рабочей документации» и является обязательным разделом проекта.
В делопроизводстве пояснительная записка выступает как сопроводительный или самостоятельный документ, оформляемый по общим правилам составления служебных документов (ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»).
¶Виды пояснительных записок
По назначению и сфере применения выделяют следующие основные виды:
| Вид | Содержание |
|---|---|
| К курсовой работе | Обоснование выбора темы, актуальность, методы исследования, структура работы |
| К дипломной работе | Расширенное обоснование темы, описание методики, характеристика полученных результатов |
| К техническому проекту | Назначение объекта, технические решения, расчёты, обоснование выбора конструкций и материалов |
| К нормативному акту | Обоснование необходимости разработки акта, пояснение содержания отдельных положений |
| К заявке на грант | Описание проекта, его значимость, планируемые результаты и бюджет |
| К отчёту о НИР | Цели, задачи, методы, основные результаты научного исследования |
¶Структура пояснительной записки
Типовая структура пояснительной записки включает следующие элементы:
- Шапка — наименование организации (учебного заведения), подразделения, гриф утверждения (при необходимости), индекс документа, дата.
- Заголовок — указание объекта, к которому относится записка (например, «Пояснительная записка к курсовой работе на тему…»).
- Введение — актуальность темы, цель и задачи работы, объект и предмет исследования.
- Основная часть — изложение содержания работы: обзор литературы, методика, расчёты, описание принятых решений.
- Заключение — основные результаты, выводы, рекомендации.
- Список использованных источников — оформленный в соответствии с ГОСТ Р 7.0.5-2008 или ГОСТ 7.1-2003.
- Приложения — дополнительные материалы: таблицы, графики, чертежи, расчёты.
Объём пояснительной записки к курсовой работе, как правило, составляет 15–30 страниц, к дипломной — 40–80 страниц, к техническому проекту определяется сложностью объекта.
¶Требования к оформлению
Оформление пояснительной записки регулируется ГОСТ 2.105-2019 «ЕСКД. Общие требования к текстовым документам» для конструкторской документации и ГОСТ Р 21.1101-2020 для проектной. Основные параметры:
- шрифт — Times New Roman, размер 12–14 пт;
- межстрочный интервал — 1,5;
- поля: левое — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее и нижнее — 20 мм;
- нумерация страниц — сквозная, в правом верхнем углу;
- структурные подразделения нумеруются арабскими цифрами.
В учебных заведениях дополнительно действуют методические указания кафедр, которые могут уточнять требования к объёму, составу разделов и оформлению.
¶Особенности составления
При подготовке пояснительной записки к научной работе обязательными элементами являются обоснование актуальности темы, постановка задач, описание методов исследования и формулировка выводов. Для технической документации характерно наличие расчётной части, описания технико-экономических показателей, указания использованных нормативов и стандартов.
Пояснительная записка к нормативному правовому акту должна содержать обоснование необходимости его принятия, анализ действующего законодательства, объяснение терминов и показателей, применяемых в тексте акта. Такие записки готовятся в соответствии с регламентами законодательных и исполнительных органов.
¶Значение в профессиональной деятельности
Пояснительная записка является обязательным элементом выпускной квалификационной работы в российских вузах, сопровождает заявки в Российский научный фонд и Российский фонд фундаментальных исследований, входит в состав проектной документации при строительстве объектов. Умение составить пояснительную записку входит в перечень общепрофессиональных компетенций, формируемых в высшем образовании.
¶Источники
- ГОСТ Р 21.1101-2020. Основные требования к проектной и рабочей документации.
- ГОСТ 2.105-2019. ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Требования к оформлению документов.
- ГОСТ Р 7.0.5-2008. Библиографическая ссылка.
- Методические указания по подготовке выпускных квалификационных работ вузов РФ.