Секретарь — должность и обязанности¶
Секретарь — должностное лицо или работник, обеспечивающее организационное, документационное и информационное сопровождение деятельности руководителя, органа власти, организации или совещания. В зависимости от контекста термин охватывает широкий круг обязанностей: от приёма корреспонденции и ведения протоколов до участия в управлении предприятием и представительства на международной арене.
¶Происхождение термина
Слово «секретарь» происходит от латинского secretarius — «доверенное лицо, хранитель тайн». В Средние века секретарями называли лиц, допущенных к частной переписке феодалов и прелатов. В западноевропейской традиции с XVI века термин закрепился за помощниками монархов и глав государств, ведшими государственную переписку (например, «секретарь государства» в Англии). В России аналогичная должность — дьяк — с XVIII века была переименована в секретаря при введении Табели о рангах (1722 год).
¶Основные значения термина
¶В государственном управлении
В Российской Федерации должность секретаря присутствует на нескольких уровнях:
- Секретарь президента Российской Федерации — должностное лицо, обеспечивающее документационное и организационное сопровождение деятельности главы государства, координирующее подготовку указов и распоряжений.
- Секретарь Совета Федерации и секретарь Государственной Думы — депутаты, ведущие заседания палат, оформляющие их решения и обеспечивающие законодательный процесс.
- Секретарь местного самоуправления — выборное лицо в органах муниципального образования, отвечающее за документооборот и организацию работы совета депутатов.
В ряде зарубежных государств должность «секретарь» обозначает главу ведомства: например, Государственный секретарь США возглавляет Государственный департамент и является четвёртым в линии президентского преемства.
¶В организации
На предприятиях и в учреждениях различают:
- Руководителя (генерального, исполнительного) секретаря — управленческую должность, включающую координацию деятельности подразделений, контроль поручений, взаимодействие с советом директоров. В западной практике аналог — корпоративный секретарь (corporate secretary), отвечающий за корпоративное управление и соблюдение законодательства.
- Секретаря-референта — специалиста по документационному обеспечению управления (ДОУ): приём и регистрация корреспонденции, подготовка служебных документов, работа с архивом, организация деловых поездок и переговоров.
- Секретаря совещаний — участника заседания, ведущего протокол, фиксирующего повестку, выступления и принятые решения.
¶В общественных и международных организациях
Генеральный секретарь ООН — главный административный руководитель Организации Объединённых Наций, назначаемый Генеральной Ассамблеей по рекомендации Совета Безопасности сроком на пять лет с правом переизбрания. Аналогичные должности существуют в НАТО, Европейском союзе, многочисленных международных союзах и неправительственных организациях.
В Российской Федерации аналогичную роль играет руководитель исполнительного комитета — СНГ, Секретариат Евразийской экономической комиссии и аппараты руководителей палат Федерального собрания.
¶Квалификация и обязанности
Основные трудовые функции секретаря-референта закреплены в профессиональном стандарте «Секретарь (секретарь-референт)», утверждённом приказом Минтруда России. К ним относятся:
- Приём, сортировка и регистрация входящей корреспонденции.
- Подготовка проектов служебных писем, приказов, протоколов.
- Организация документооборота и хранение документов в соответствии с перечнями Росархива.
- Контроль исполнения поручений руководителя.
- Организация совещаний и деловых приёмов.
- Ведение телефонного и электронного документооборота.
Для работы требуется знание делопроизводственных стандартов (ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация»), умение работать с офисными и учётными системами, навыки деловой коммуникации.
¶Секретарь в церкви
В православии и католицизме секретарь — должностное лицо, ведущее переписку и документацию епархии, синода или монастыря. В Русской православной церкви должность секретаря епархиального управления существует на уровне епархий; высший административный пост в церковной иерархии — Патриарший секретарь.
¶Секретарь в образовании
В учебных заведениях секретарь класса — общественная должность ученика, ведущего журнал посещаемости, расписание и организационные документы класса. В вузах должность «учебный секретарь» отвечает за расписание, ведомости, документацию учебного процесса.
¶История должности в России
В Московском государстве канцелярию ведал дьяк, писавший государственные акты. После реформ Петра I в 1722 году Табель о рангах ввела должности «секретарь Сената», «секретарь Синода» и аналогичные. В XIX веке секретари присутствовали в губернских правлениях, земствах и сословных учреждениях. В советский период секретарь стал обязательной должностью в каждом предприятии, учреждении и партийной организации; термин «первый секретарь» обозначал руководителя комитета КПСС.
¶Интересные факты
- Должность «секретарь» исторически связана с понятием конфиденциальности: от латинского secretum — «тайна».
- В международной практике должность генерального секретаря часто используется вместо «президента» в организациях, стремящихся избежать ассоциаций с главой государства.
- В ряде стран (Франция, Италия) должность «секретарь» на муниципальном уровне — выборная и управленческая, а не техническая.
¶Источники
- Трудовой кодекс Российской Федерации.
- Профессиональный стандарт «Секретарь (секретарь-референт)», приказ Минтруда России.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация».
- Большая российская энциклопедия: статьи «Секретарь», «Делопроизводство».
- Устав ООН (статья 97).