Секретариат как орган управления¶
Секретариат — постоянный или временный орган, обеспечивающий организационное, документационное, техническое и информационное сопровождение деятельности руководящего лица, коллегиального органа или международной организации. В широком смысле термин обозначает также совокупность сотрудников (секретариат как штат), выполняющих функции делопроизводства, протокола и административной поддержки. Секретариаты существуют в структуре государственных органов, политических партий, компаний, научных учреждений и межгосударственных объединений.
¶Общее понятие
Слово происходит от латинского secretarius — «доверенное лицо, хранитель тайн». Исторически секретарь был приближённым правителя, ведавшим перепиской и конфиденциальными бумагами. Со временем функция усложнилась: из личного помощника выделился аппарат, который вёл документооборот, готовил заседания, хранил архивы и координировал подразделения. Так секретариат превратился в самостоятельное звено управления.
Ключевые признаки секретариата:
- постоянный характер работы (в отличие от разовых комиссий);
- обслуживающая роль по отношению к вышестоящему органу;
- сосредоточение на документообороте, протоколе и коммуникации;
- отсутствие, как правило, собственных властных полномочий.
¶Виды секретариатов
¶Государственные и международные
В международных организациях секретариат — центральный административный орган. Секретариат ООН, возглавляемый генеральным секретарём, обслуживает Генеральную Ассамблею, Совет Безопасности и другие структуры, готовит доклады и обеспечивает работу миротворческих и гуманитарных миссий. Аналогичные органы действуют в Совете Европы, ОБСЕ, ШОС, ЕАЭС и других объединениях. В ЕАЭС секретариат обеспечивает работу Евразийской экономической комиссии.
В национальных системах секретариаты сопровождают парламенты, правительства, суды. Например, аппараты палат Федерального Собрания РФ ведут законопроектную документацию и организуют заседания.
¶Корпоративные
В компаниях секретариат может существовать в форме канцелярии, общего отдела или службы корпоративного секретаря. Корпоративный секретарь обеспечивает взаимодействие совета директоров с акционерами, соблюдение процедур и раскрытие информации. В российских акционерных обществах эта роль закреплена в кодексе корпоративного управления.
¶Партийные и общественные
Политические партии и общественные объединения создают секретариаты для ведения текущей работы между съездами. В КПСС секретариат ЦК был влиятельным органом, ведавшим кадрами и организационными вопросами; его возглавлял один из секретарей ЦК.
¶Функции и структура
Типовой набор задач секретариата:
| Направление | Содержание работы |
|---|---|
| Делопроизводство | регистрация, хранение и рассылка документов |
| Протокол | подготовка заседаний, ведение протоколов |
| Коммуникация | приём обращений, переписка, связь с подразделениями |
| Кадры и учёт | в ряде случаев — кадровое делопроизводство |
| Архив | формирование и хранение дел |
Структурно секретариат делится на отделы или группы по направлениям. Во главе стоит руководитель — ответственный или генеральный секретарь, иногда коллегия секретарей. Штат включает референтов, делопроизводителей, стенографистов, специалистов по протоколу.
¶История
Прообразы секретариатов известны с древности: канцелярии при дворах правителей Древнего Египта, Рима и Византии вели учёт указов и налогов. В Российской империи функции секретариата выполняли канцелярии — Собственная Его Императорского Величества канцелярия, коллежские и сенатские канцелярии. В XIX веке при министерствах сложились департаменты и канцелярии с чётким делопроизводством.
В XX веке, с ростом международных организаций, секретариаты стали самостоятельным предметом регламентации. Устав ООН (1945) закрепил статус Секретариата как одного из главных органов. В СССР и социалистических странах партийные секретариаты фактически дублировали государственные функции.
¶Значение и критика
Секретариат обеспечивает непрерывность управления: он готовит решения, фиксирует их и доводит до исполнителей. Без отлаженного секретариата работа коллегиального органа затруднена.
Вместе с тем деятельность секретариатов нередко критикуют за бюрократизацию, раздувание штатов и непрозрачность. В международных организациях обсуждается вопрос о влиянии секретариата на повестку: постоянный аппарат может приобретать самостоятельный вес по сравнению с выборными органами. В корпоративной практике поднимается тема конфликта интересов, когда секретарь одновременно обслуживает совет директоров и менеджмент.
¶Секретариат в современной практике
Сегодня функции секретариата частично автоматизированы: системы электронного документооборота, электронные протоколы и базы поручений заменяют ручную регистрацию. Это меняет требования к сотрудникам — растёт потребность в цифровых навыках. При этом базовые задачи (координация, протокол, контроль поручений) сохраняются.
В России правовую основу делопроизводства задают ГОСТы серии Р 7.0.97 и инструкции по делопроизводству конкретных ведомств. Для международных секретариатов действуют внутренние регламенты и правила процедуры.
Источники: Устав ООН; Регламенты палат Федерального Собрания РФ; Кодекс корпоративного управления (Банк России); ГОСТ Р 7.0.97-2016; учебные пособия по делопроизводству и документационному обеспечению управления.