Среднесписочная численность работников в 1С:ЗУП¶
Среднесписочная численность работников в 1С:ЗУП — это автоматически рассчитываемый показатель, отражающий среднее количество сотрудников организации за определённый период. Он формируется в конфигурациях «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) на основе данных табелей учёта рабочего времени и кадровых документов. Показатель используется для расчёта страховых взносов, заполнения отчётности в налоговую службу и статистической отчётности.
¶Назначение показателя
Среднесписочная численность требуется для:
- заполнения формы ЕФС-1 (раздел I, подраздел 1.1) — отчётность в ПФР;
- расчёта льгот по страховым взносам для субъектов МСП;
- определения права на упрощённую систему налогообложения;
- заполнения статистической отчётности (формы № П-4, № МП-сп и др.);
- расчёта некоторых региональных льгот и субсидий.
¶Где посмотреть в интерфейсе 1С:ЗУП
¶Отчёт «Средняя численность»
Основной отчёт расположен в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Средняя численность». Отчёт формируется за выбранный период и показывает численность по месяцам с разбивкой по категориям:
- работники, заключившие трудовой договор;
- внешние совместители;
- работники по договорам ГПХ.
Для формирования отчёта необходимо выбрать организацию, период и нажать кнопку «Сформировать».
¶Регистр сведений «Средняя численность»
Данные хранятся в регистре сведений «Средняя численность», который можно открыть через меню «Все функции» (если интерфейс включён) или через поиск по конфигурации. Регистр содержит предварительно рассчитанные значения по каждому месяцу.
¶Регламентный документ «Средняя численность»
В версиях ЗУП 3.1 расчёт выполняется документом «Средняя численность», который находится в разделе «Зарплата» → «Отчётность, справки» → «Средняя численность». Документ формируется за месяц и содержит итоговые показатели.
¶Правила расчёта
Алгоритм расчёта в 1С:ЗУП соответствует указаниям Росстата:
- Численность за каждый день месяца определяется по состоянию на начало дня. Учитываются все сотрудники, с которыми заключён трудовой договор, включая отсутствующих (отпуск, больничный, командировка).
- Исключаются работники, оформленные по договорам гражданско-правового характера, и иностранные работники, привлечённые по патенту (в отдельных случаях).
- Средняя численность за месяц = сумма численности за каждый день / количество календарных дней месяца.
- Средняя численность за период = сумма среднемесячных значений / количество месяцев.
Внешние совместители учитываются отдельно и в общую численность по основному месту работы не включаются.
¶Настройки влияющие на расчёт
На корректность результата влияют:
- Дата приёма и увольнения в кадровых документах — при некорректных датах сотрудник может не попасть в расчёт или попасть дважды.
- Вид договора — от него зависит, попадает ли сотрудник в общий список (трудовой договор) или в отдельную группу (ГПХ, совместительство).
- График работы — на среднесписочную численность влияет только факт заключения договора, а не отработанное время.
- Подразделение — отчёт можно сформировать в разрезе обособленных подразделений.
¶Типичные ошибки
- Отсутствие кадровых документов на приём или увольнение приводит к занижению или завышению показателя.
- Оформление сотрудника по ГПХ вместо трудового договора исключает его из среднесписочной численности.
- Некорректная дата увольнения (например, позже фактической) приводит к включению сотрудника в расчёт за лишние дни.
- При работе с обособленными подразделениями отчёт формируется отдельно по каждому обособленному подразделению, если оно стоит на учёте в налоговой.
¶Экспорт данных
Полученные значения можно выгрузить в форматы Excel и выгрузить в систему электронной отчётности. Для автоматической передачи в контролирующие органы используется отчёт ЕФС-1, который формируется на основании данных регистра «Средняя численность».
Источники:
- Инструкция к конфигурации «Зарплата и управление персоналом», редакция 3.1
- Указания по заполнению формы ЕФС-1, утв. Постановлением Правления ПФР
- Методические указания Росстата по расчёту средней численности работников