Восстановление трудовой книжки при утере¶

Восстановление трудовой книжки при утере — это процедура оформления дубликата документа, подтверждающего трудовой стаж работника, в случаях утраты, порчи или хищения оригинала. Трудовая книжка ведётся на основании Трудового кодекса РФ и постановлений Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» и Минтруда России от 19 октября 2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Восстановление документа возможно как по последнему месту работы, так и через архивные учреждения и Пенсионный фонд.

¶Основания для выдачи дубликата

Согласно разделу III Правил ведения и хранения трудовых книжек, дубликат оформляется в следующих случаях:

• утрата трудовой книжки работником или работодателем;
• порча документа, делающая записи нечитаемыми;
• хищение документа (при наличии справки из органов внутренних дел);
• массовая утрата книжек в результате чрезвычайных происшествий (пожар, наводнение и т. п.).

Законодательство не устанавливает ограничений по срокам обращения за дубликатом — работник вправе обратиться в любой момент.

¶Куда обращаться

¶По последнему месту работы

Согласно Правилам, трудовую книжку ведёт работодатель. При утрате документа работник обращается к последнему работодателю с письменным заявлением. Работодатель обязан:

1. Принять заявление и зарегистрировать его.
2. Запросить у предыдущих работодателей сведения о трудовом стаже.
3. Оформить дубликат и внести в него подтверждённые записи.

Если работник обратился к работодателю, у которого уже не ведётся трудовая книжка (например, организация ликвидирована), документ оформляется через архивные учреждения или территориальное подразделение Пенсионного фонда России.

¶Через Пенсионный фонд

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), что существенно упростило восстановление сведений. Сотрудник может запросить выписку из электронной трудовой книжки в личном кабинете на сайте ПФР или в МФЦ. Выписка содержит все зарегистрированные сведения о трудовой деятельности и может использоваться при оформлении дубликата бумажного документа.

¶Через архивные учреждения

Если организация-работодатель ликвидирована и не передала документы в архив, работник вправе обратиться:

• в государственный или муниципальный архив по месту нахождения организации;
• в архив по месту жительства, если документы были переданы по месту нахождения работника.

Архив выдаёт справку о трудовом стаже на основании сохранившихся документов (приказов, личных дел, лицевых счетов).

¶Порядок оформления дубликата

¶Подготовка документов

Для восстановления трудовой книжки потребуются:

• паспорт;
• заявление на имя работодателя или руководителя архивного учреждения;
• копии трудовых договоров, приказов о приёме и увольнении (если сохранились);
• справки с предыдущих мест работы;
• выписка из ЭТК (при наличии).

¶Внесение записей

Дубликат оформляется по форме, утверждённой постановлением Правительства РФ № 225. При заполнении:

1. В шапке документа делается отметка «Дубликат».
2. Вносятся сведения о стаже, подтверждённом документами или свидетельскими показаниями (статья 66 ТК РФ).
3. Записи вносятся на основании приказов (распоряжений) работодателя.

Если документы не сохранились, стаж подтверждается на основании свидетельских показаний двух и более лиц, работавших вместе с заявителем. Свидетельские показания фиксируются в заявлении и приобщаются к документам.

¶Сроки оформления

Работодатель обязан оформить дубликат в сроки, установленные внутренними правилами делопроизводства, но не позднее 15 дней с момента обращения работника (аналогично срокам выдачи трудовой книжки при увольнении). Архивные учреждения и ПФР рассматривают заявления в сроки, установленные их регламентами — как правило, до 30 дней.

¶Особенности восстановления для отдельных категорий работников

¶Индивидуальные предприниматели

ИП не ведут трудовые книжки на себя. При необходимости подтверждения стажа ИП использует выписку из ЕГРИП, справки из ПФР и налоговой службы.

¶Работники, чьи книжки утрачены массово

При массовой утрате трудовых книжек (в результате стихийных бедствий, аварий) работодатели обязаны создать комиссию, которая восстанавливает документы на основании архивных данных и свидетельских показаний. Дубликаты оформляются в упрощённом порядке.

¶Правовое значение дубликата

Дубликат трудовой книжки имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. Он используется при назначении пенсии, оформлении пособий, подтверждении стажа для расчёта больничных и других выплат. С 2020 года при наличии сведений в электронной трудовой книжке бумажный документ не является обязательным для назначения пенсии — ПФР использует данные из системы ЭТК.

¶Стоимость оформления

Согласно Трудовому кодексу РФ, расходы по оформлению дубликата трудовой книжки несёт работодатель. Работник не оплачивает бланк и работу по восстановлению документа. Исключение — случаи, когда утрата произошла по вине работника (например, утрата при перевозке личных вещей), но и в этом случае стоимость бланка, как правило, не взимается.

Источники:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 65, 66, 84.1).
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках».
• Постановление Минтруда России от 19 октября 2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
• Федеральный закон от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• Сайт Пенсионного фонда Российской Федерации (pfr.gov.ru).