Выписка из приказа: порядок оформления¶

Выписка из приказа — это официальный документ, воспроизводящий часть текста распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления) и подтверждающий полномочия органа или должностного лица, его издавшего. Выписка составляется, когда оригинал приказа не может быть передан адресату, а его отдельные положения требуют исполнения или подтверждения. Документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, при условии правильного оформления.

¶Назначение и случаи применения

Выписка из приказа используется в следующих ситуациях:

• приказ затрагивает интересы нескольких организаций, и каждая из них должна получить подтверждение относящихся к ней пунктов;
• оригинал хранится в кадровой службе или канцелярии и не подлежит выдаче на руки;
• требуется подтвердить факт издания приказа перед контрагентом, проверяющим органом или в судебном разбирательстве;
• сотруднику необходимо документальное подтверждение перевода, премирования, увольнения или иного решения, не раскрывающего сведений о других работниках.

¶Отличие от копии

Копия приказа воспроизводит документ полностью, включая все пункты и приложения. Выписка содержит только часть текста — те пункты, которые касаются конкретного адресата. Копия заверяется как самостоятельный документ, выписка — подписывается уполномоченным лицом с указанием реквизитов оригинала.

¶Состав реквизитов

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и общепринятой практикеделопроизводства, выписка из приказа должна содержать:

¶Порядок оформления

¶Подготовка

Выписка изготавливается на бланке организации. В правом верхнем углу размещается наименование организации, ниже — вид документа прописными буквами, затем номер и дата оригинального приказа. Заголовок формулируется по правилам составления заголовков к распорядительным документам («о назначении», «о переводе», «об увольнении»).

¶Текст

Текст выписки должен быть дословной цитатой из оригинала — без сокращений, переформулировок или добавлений. Обычно выписывают один или несколько пунктов приказа. Если выписывается часть пункта, это отмечается скобками. Нумерация пунктов сохраняется.

¶Заверение

Выписка подписывается руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом. Подпись заверяется печатью. Ответственный за изготовление выписки (кадровый работник, секретарь) ставит отметку «верно» со своей подписью, расшифровкой и датой. На экземпляре, остающемся в организации, делается отметка о том, кому и когда выписка выдана, с подписью получателя.

¶Особенности кадровых выписок

В кадровом делопроизводстве выписки из приказов оформляются по унифицированным формам Т-1, Т-5, Т-8 (приказы о приёме, переводе, увольнении). Выписка из приказа об увольнении выдаётся работнику в день увольнения вместе с трудовой книжкой. Выписка из приказа о приёме на работу может потребоваться для подтверждения стажа при утрате трудовой книжки.

¶Хранение

Выписки, как и оригиналы приказов, подлежат хранению. Сроки установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов (утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 № 236): выписки из приказов по основной деятельности хранятся бессрочно, из кадровых приказов — 75 лет (при наличии электронного архива — 50 лет).

¶Типичные ошибки

• Отсутствие ссылки на номер и дату оригинального приказа.
• Изложение текста своими словами вместо дословного цитирования.
• Отсутствие отметки «верно» и подписи ответственного лица.
• Несоответствие подписи на выписке и оригинале (если приказ подписывал и. о. руководителя, а выписку подписывает уже назначенный руководитель — требуется ссылка на приказ о передаче полномочий).

Источники:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
• Перечень типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
• Трудовой кодекс Российской Федерации
• Ковалёва Н. В., Кузнецова Т. А. Делопроизводство: учебное пособие