Заверение документа: порядок и практика¶

Завизирование документа — это процедура проставления на документе визы (от лат. visa — «увиденное»), то есть отметки, подтверждающей факт ознакомления должностного лица с содержанием документа, его согласия с изложенной информацией или одобрения предложенных действий. Завизирование является обязательным элементом документооборота в государственных органах, коммерческих организациях и общественных объединениях и предшествует подписанию документа уполномоченным лицом.

¶Назначение визы

Виза на документе выполняет несколько функций:

• Информационная — подтверждает, что должностное лицо ознакомлено с текстом;
• Согласительная — свидетельствует о согласии подразделения или руководителя с содержанием;
• Контрольная — фиксирует прохождение документа по маршрутам согласования;
• Юридическая — придаёт документу дополнительные гарантии законности и обоснованности.

Визирование не заменяет подпись: документ считается окончательно утверждённым только после подписания его руководителем или иным уполномоченным лицом. Однако в ряде случаев завизированный документ (например, протокол заседания) имеет самостоятельную юридическую силу.

¶Кто визирует документы

Визу проставляют:

1. Руководители структурных подразделений — за документы, подготовленные их отделами;
2. Заместители руководителя организации — за вопросы закреплённой за ними компетенции;
3. Юридическая служба — при проверке правовой чистоты договоров, приказов, положений;
4. Финансовая служба — при наличии бюджетных или денежных обязательств;
5. Согласующие лица — при межведомственном или межподразделенческом согласовании.

Перечень должностей, уполномоченных визировать документы, как правило, закрепляется в инструкции по делопроизводству или положении о структурном подразделении.

¶Порядок завизирования

Процедура включает следующие этапы:

1. Подготовка проекта документа — автор или ответственный исполнитель готовит текст и оформляет его в соответствии с требованиями делопроизводства.
2. Маршрут согласования — документ направляется по цепочке согласующих подразделений и должностных лиц в соответствии с установленным порядком.
3. Ознакомление с содержанием — каждое должностное лицо изучает проект, при необходимости вносит замечания или правки.
4. Проставление визы — на документе (или на отдельном листе согласования) ставится подпись согласующего, её расшифровка, должность и дата.
5. Внесение исправлений — при наличии замечаний документ возвращается автору для доработки, после чего маршрут согласования может повторяться.
6. Передача на подпись — завизированный документ поступает руководителю организации для подписания.

¶Виды виз

По характеру решения визы подразделяются на:

¶Формы завизирования

В российской практике применяются две основные формы:

• Визирование на самом документе — подпись согласующего проставляется в нижней части листа (в поле «Визы») с указанием должности, фамилии, инициалов и даты;
• Визирование на отдельном листе согласования — используется при большом числе согласующих, при отправке документа по почте или при необходимости сохранения конфиденциальности.

С развитием электронного документооборота получила распространение электронная виза — цифровая отметка, формируемая в системе ЭДО (например, в системах «Диадок», «СБИС», «Эльба»). Электронная виза имеет такую же юридическую силу, как и бумажная, при условии использования квалифицированной электронной подписи в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

¶Завизирование и заверение

Завизирование документа следует отличать от его заверения. Заверение (удостоверение) подтверждает подлинность подписи, копии документа или отдельного факта и осуществляется нотариусом либо уполномоченным должностным лицом организации. Визирование же подтверждает факт ознакомления и отношения к содержанию, но не удостоверяет подлинность.

¶Особенности завизирования отдельных документов

• Договоры — визируются юридической и финансовой службами, а также руководителями подразделений, ответственных за исполнение;
• Приказы по основной деятельности — проходят визирование руководителями затронутых подразделений;
• Протоколы заседаний — визируются секретарём и председателем заседания;
• Служебные записки — как правило, визируются адресатом при возврате или передаче по инстанции;
• Входящая корреспонденция — на регистрационном штампе ставится виза руководителя с резолюцией о порядке исполнения.

¶Нормативная база

Порядок завизирования документов в государственных органах Российской Федерации регулируется:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
• Инструкцией по делопроизводству, утверждённой соответствующим ведомством;
• Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

В коммерческих организациях порядок визирования обычно закрепляется во внутренних положениях о документообороте, утверждаемых приказом руководителя.

Источники:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
• Федеральный закон от 06.08.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан» (в части делопроизводства) — не применяется; вместо него: Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления»
• Кузнецов И. Н. «Делопроизводство: курс лекций»
• Смирнова Л. А. «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
• Справочник «Делопроизводство и архивное дело» (под ред. В. А. Баргмана)