Заверение трудовой книжки: порядок и образец записи¶
Заверение трудовой книжки — процедура оформления записи об увольнении работника в трудовой книжке, включая подпись ответственного лица и печать работодателя. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника в России; её ведение регулируется Трудовым кодексом РФ, Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 224 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
¶Правовая основа
С 1 января 2021 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный вариант документа продолжает храниться у работника и остаётся действующим. Сотрудник вправе в любой момент отказаться от ведения электронной книжки и продолжить ведение бумажной — в этом случае работодатель обязан вносить записи в неё по прежним правилам. При этом работодатель, у которого работник трудоустроен на момент перехода на ЭТК, обязан выдать бумажную книжку по первому требованию.
¶Порядок заверения записи об увольнении
Запись об увольнении вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее следующего дня после издания приказа. Порядок действий следующий:
- В графе 1 раздела «Сведения о работе» проставляется порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата увольнения (день, месяц, год).
- В графы 3 и 4 вносится наименование организации, структурного подразделения (при внесении) и причина увольнения со ссылкой на пункт и часть статьи Трудового кодекса РФ.
- В графе 4 ниже записи об увольнении проставляется наименование, должность и подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
- Ниже подписи указываются фамилия, инициалы и подпись самого работника.
- Запись заверяется подписью руководителя организации (или уполномоченного им лица) и печатью организации (при её наличии).
- Ставится отметка «Внесена запись № __ от __.__.____» с подписью ответственного лица.
С 1 сентября 2021 года внесение записей в трудовую книжку с использованием печати не является обязательным — достаточно подписи ответственного лица. Это изменение закреплено в Правилах ведения трудовых книжек.
¶Образец заверительной записи
Пример оформления записи об увольнении:
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | 12 |
| 2 | 15.03.2024 |
| 3 | ООО «Пример» |
| 4 | Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ |
Подпись ответственного лица: Иванова М.С., специалист по кадрам. Печать организации (при наличии). Подпись работника: Петров А.В.
¶Кто заверяет запись
Ответственность за ведение трудовых книжек несут работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели. В крупных организациях это, как правило, специалист кадровой службы или бухгалтер. Индивидуальные предприниматели могут вести книжки самостоятельно либо передать эту функцию кадровому агентству или бухгалтерской компании по договору.
¶Выдача трудовой книжки при увольнении
В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку под подпись. Если в день увольнения работник отсутствует, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за документом либо дать согласие на отправление его по почте. При задержке выдачи документа по вине работодателя днём увольнения считается день выдачи книжки.
¶Хранение и ответственность
Работодатель обязан хранить трудовые книжки в сейфах или металлических шкафах. За утрату или ненадлежащее ведение документа работодатель несёт ответственность в соответствии с законодательством. Работник вправе потребовать возмещения ущерба, причинённого неправильным ведением или хранением книжки.
¶Историческая справка
Трудовые книжки введены в СССР в 1938 году. До 2003 года они оформлялись по единому образцу, утверждённому Министерством труда. Современный бланк утверждён Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и имеет защитные элементы.