Административный документ¶

Административный документ — это официальный письменный акт, издаваемый (составляемый) органом государственной власти, органом местного самоуправления, должностным лицом, а также руководителем организации (предприятия, учреждения) в пределах его компетенции, содержащий властное волеизъявление, направленное на установление, изменение или прекращение правовых норм либо возникновение, изменение или прекращение конкретных правоотношений. Административные документы относятся к организационно-распорядительной документации и являются одним из основных инструментов реализации управленческих функций.

¶История и развитие

Система административных документов в России имеет длительную историю, уходящую корнями в приказное делопроизводство XVI—XVII веков. В то время основными формами распорядительных документов были «грамоты», «указы», «приговоры» и «памяти». В XVIII веке, с реформами Петра I, в практику вошли «указы», «регламенты», «инструкции» и «протоколы». Генеральный регламент 1720 года впервые установил единые требования к оформлению документов.

В XIX — начале XX века в Российской империи сложилась стройная система административных документов, включавшая «высочайшие указы», «циркуляры», «предписания», «приказы» и «распоряжения». После Октябрьской революции 1917 года система была реформирована: появились «декреты», «постановления», «резолюции». В советский период активно развивалась унификация и стандартизация управленческой документации.

Современный этап развития административных документов в Российской Федерации связан с внедрением государственных стандартов (ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ Р 7.0.8-2013) и Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). С 2010-х годов активно развивается электронный документооборот, что привело к появлению электронных административных документов, имеющих юридическую силу при наличии квалифицированной электронной подписи.

¶Классификация и виды

Административные документы классифицируются по нескольким основаниям.

¶По юридической природе

• Нормативные правовые акты — документы, устанавливающие правовые нормы (правила поведения), рассчитанные на неопределённый круг лиц и многократное применение. Примеры: постановления Правительства РФ, приказы федеральных министерств, регламенты.
• Индивидуальные (правоприменительные) акты — документы, адресованные конкретным лицам или организациям и направленные на возникновение, изменение или прекращение конкретных правоотношений. Примеры: приказ о приёме на работу, распоряжение о выделении средств, решение о назначении пенсии.

¶По уровню принятия

• Федеральные — издаваемые федеральными органами государственной власти (Президент РФ, Правительство РФ, федеральные министерства и службы).
• Региональные — издаваемые органами государственной власти субъектов РФ.
• Муниципальные — издаваемые органами местного самоуправления.
• Локальные — издаваемые руководителями организаций (предприятий, учреждений) в пределах своей компетенции.

¶По основным видам (по функциональному назначению)

• Приказ — наиболее распространённый вид распорядительного документа, издаваемый руководителем организации (или органа власти) для решения основных и оперативных задач. Приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
• Распоряжение — документ, издаваемый руководителем (или его заместителем) для решения оперативных, текущих вопросов, как правило, ограниченного срока действия.
• Постановление — правовой акт, принимаемый коллегиальными органами (правительства, комитеты, советы) в целях разрешения наиболее важных и принципиальных вопросов.
• Решение — документ, принимаемый коллегиальными органами (собраниями, советами, правлениями) по результатам рассмотрения вопросов.
• Указание — распорядительный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов и распоряжений.
• Инструкция — документ, регламентирующий порядок выполнения каких-либо действий или применения положений нормативных актов.
• Правила — документ, устанавливающий нормы и требования, обязательные для выполнения в определённой сфере деятельности.
• Регламент — документ, устанавливающий порядок деятельности органа власти, организации или порядок осуществления какого-либо процесса.

¶Структура и реквизиты

Любой административный документ должен содержать определённый набор реквизитов, обеспечивающих его юридическую силу. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, к основным реквизитам относятся:

1. Герб (Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, муниципального образования) или эмблема организации.
2. Наименование организации-автора документа.
3. Наименование вида документа (приказ, распоряжение, постановление и т.д.).
4. Дата документа.
5. Регистрационный номер документа.
6. Место составления (издания) документа.
7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа).
8. Текст документа.
9. Отметка о наличии приложения (если есть).
10. Подпись (должность, подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ).
11. Отметка об исполнителе.
12. Отметка о заверении копии (для копий).

Текст административного документа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы), в которой излагаются основания, цели и причины издания документа, и распорядительной (постановляющей), в которой перечисляются предписываемые действия, исполнители и сроки. Распорядительная часть часто структурируется в виде пунктов и подпунктов.

¶Порядок разработки и оформления

Процесс создания административного документа включает несколько этапов:

1. Инициирование — возникновение управленческой ситуации, требующей принятия решения.
2. Подготовка проекта документа — сбор информации, анализ, формулирование текста. Проект может готовиться структурным подразделением или специально назначенным лицом.
3. Согласование (визирование) — проверка проекта на соответствие законодательству, интересам других подразделений, финансовым возможностям. Проект визируется юристом, бухгалтером, заместителями руководителя и другими заинтересованными лицами.
4. Подписание (утверждение) — окончательное придание документу юридической силы. Право подписи принадлежит руководителю организации или уполномоченному им лицу.
5. Регистрация — присвоение документу регистрационного номера и внесение записи в регистрационную форму (журнал или электронную базу).
6. Доведение до сведения исполнителей — рассылка копий документа или ознакомление с ним под подпись.

¶Применение и значение

Административные документы являются основой для реализации управленческих решений во всех сферах деятельности. Они выполняют следующие функции:

• Правовая — устанавливают, изменяют или отменяют правовые нормы и конкретные правоотношения.
• Управленческая — служат инструментом для постановки задач, распределения обязанностей, контроля исполнения.
• Организационная — упорядочивают деятельность организации, определяют структуру, функции и порядок работы.
• Информационная — фиксируют и передают управленческую информацию.
• Учётная — служат основанием для бухгалтерского, кадрового и статистического учёта.
• Контрольная — позволяют проверять законность и эффективность деятельности.

¶Интересные факты

• Самым старым из сохранившихся административных документов на Руси считается «Устав князя Владимира Святославича о десятинах, судах и людях церковных» (конец X — начало XI века).
• В Российской империи существовала строгая иерархия документов: «высочайший указ» имел силу закона, а «циркуляр» министерства был обязателен только для подведомственных учреждений.
• В современной России ежегодно издаётся несколько миллионов административных документов только на федеральном уровне.
• С развитием электронного документооборота всё большее распространение получают электронные административные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, которые по юридической силе приравниваются к бумажным.

¶Источники

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
4. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
5. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. — М.: Юрайт, 2020.
6. Янковая В.Ф. Документоведение. — М.: Кнорус, 2019.