Деловая номенклатура и расшифровка ДМН¶
Деловая номенклатура — это упорядоченный перечень наименований дел (документов, папок), формируемых в делопроизводстве организации в процессе её деятельности, с указанием сроков их хранения. Термин «номенклатура дел» происходит от латинского nomenclatura — список, перечень. В современной российской практике номенклатура дел является обязательным элементом системы документационного обеспечения управления (ДОУ) и регламентируется рядом нормативных актов.
¶Понятие и назначение
Номенклатура дел представляет собой систематизированный список дел, заведённых в структурных подразделениях организации, с указанием индексов, наименований дел, количества томов и сроков хранения. Она составляется на календарный год и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.
Основные функции номенклатуры дел:
- учёт и контроль за созданием дел в подразделениях;
- обеспечение научной организации труда с документами;
- определение сроков хранения и порядка уничтожения документов;
- формирование фондов постоянного хранения и архивного фонда организации;
- помощь при поиске необходимых документов.
¶Структура номенклатуры дел
Типовая номенклатура дел организации включает следующие графы:
| Графа | Содержание |
|---|---|
| Индекс дела | Шифр, присваиваемый делу по номенклатуре |
| Наименование дела (рубрики) | Название категории документов |
| Количество томов | Фактическое число заведённых томов |
| Срок хранения | По перечню типовых управленческих архивных документов (ПТУАД) |
| Примечания | Отметки об уничтожении, передаче и т. д. |
¶Расшифровка ДМН
В практике делопроизводства и архивного дела встречаются различные буквенные аббревиатуры, используемые для обозначения категорий документов и дел. Одной из таких аббревиатур является ДМН.
ДМН — расшифровывается как «Дела по личному составу, научно-технические и другие» или, в зависимости от принятой в организации системе индексации, как «Дела постоянного хранения (Д)» в отдельных ведомственных перечнях. В большинстве случаев в архивной практике аббревиатура ДМН используется для обозначения группы дел, выделяемых в номенклатуре дел по признаку особого порядка их хранения и использования.
В частности, в архивном деле термин ДМН может встречаться в контексте обозначения:
- дел, подлежащих особому режиму хранения;
- документов научно-технического характера (НИОКР, изобретения, рационализаторские предложения);
- дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, требующих отдельного учёта.
Точная расшифровка ДМН зависит от ведомственного перечня, действующего в конкретной организации или отрасли. Поэтому при составлении номенклатуры дел необходимо опираться на действующие перечни и инструкции по делопроизводству, утверждённые в данной организации.
¶Правовое регулирование
В России составление номенклатуры дел регулируется следующими основными документами:
- Перечень типовых управленческих архивных документов (ПТУАД), утверждённый приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236, с изменениями;
- Основные правила работы архивов организаций (ОПР), утверждённые решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
- ведомственные перечни документов, утверждённые соответствующими министерствами и ведомствами.
¶Порядок составления
Номенклатура дел составляется ответственным за организацию делопроизводства (обычно секретарем руководителя или начальником отдела кадров) на основе:
- Типовой номенклатуры дел вышестоящей организации (если она есть).
- Типовой отраслевой номенклатуры дел.
- Структуры организации и положений о структурных подразделениях.
- Действующих перечней типовых управленческих архивных документов.
Проект номенклатуры согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается приказом по организации. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января отчётного года.
¶Значение
Номенклатура дел является основным рабочим инструментом службы делопроизводства и архива организации. Она обеспечивает единый подход к формированию дел во всех подразделениях, позволяет контролировать полноту комплектования документов и служит основой для разработки графиков хранения и уничтожения документов.
¶Источники
- Перечень типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
- Основные правила работы архивов организаций, утв. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация.
- Книга Л.В. Кожемякиной «Делопроизводство и архивное дело».