Форма М-4¶

Форма М-4 — это унифицированная форма первичной учётной документации по учёту материалов, утверждённая постановлением Госкомстата России. Представляет собой приходный ордер, который используется для оформления поступления на склад организации материальных ценностей от поставщиков, а также для оприходования излишков, выявленных при инвентаризации, или отходов производства. Форма М-4 входит в альбом унифицированных форм первичной учётной документации по учёту материалов, утверждённый постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 года № 71а.

¶Назначение и применение

Основное назначение формы М-4 — документальное подтверждение факта поступления материальных ценностей на склад и их принятие на ответственное хранение материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Приходный ордер составляется в день поступления материалов на склад в одном экземпляре. Он служит основанием для оприходования материалов в бухгалтерском учёте организации.

Форма М-4 применяется в случаях, когда:

• поступление материалов от поставщика оформляется товарно-транспортной накладной или счётом-фактурой, и требуется подтвердить приёмку на складе;
• выявлены излишки материалов при инвентаризации;
• оприходуются отходы производства или возвратные материалы;
• материалы поступают от собственных подразделений (например, из цеха после переработки).

В ситуациях, когда поступление материалов оформляется приходной накладной поставщика, а количество и качество груза не вызывают расхождений, допускается не выписывать приходный ордер формы М-4, а ставить штамп на сопроводительном документе, содержащий реквизиты приходного ордера. Однако на практике многие организации предпочитают оформлять отдельный приходный ордер для упорядочивания учёта.

¶Структура и реквизиты формы

Форма М-4 имеет стандартную структуру, утверждённую Госкомстатом. Она включает в себя следующие основные разделы и реквизиты:

1. Шапка документа:

• Наименование организации и её структурного подразделения (склада).
• Код формы по ОКУД (0315004) и код организации по ОКПО.
• Номер документа и дата его составления.
• Номер корреспондирующего счёта (бухгалтерского счёта, на который оприходуются материалы).

1. Табличная часть:

• Номер по порядку.
• Наименование материала, его сорт, размер, марка.
• Номенклатурный номер (присваивается каждому виду материалов в организации).
• Единица измерения (код по ОКЕИ и наименование).
• Количество: по документу поставщика и фактически принятое.
• Цена за единицу (учётная цена, по которой материалы оприходуются).
• Сумма без учёта НДС.
• Номер паспорта (для материалов, требующих паспортизации, например, драгоценных металлов).

1. Подписи:

• Подпись материально ответственного лица (кладовщика), принявшего материалы.
• Подпись бухгалтера, проверившего документ.

¶Порядок заполнения

Приходный ордер формы М-4 заполняется на основании сопроводительных документов поставщика (накладной, счёта-фактуры, товарно-транспортной накладной). В случае расхождений между данными поставщика и фактическим наличием материалов (недостача, излишек, брак) составляется акт о приёмке материалов (форма М-7), а не приходный ордер.

Порядок заполнения включает следующие этапы:

• В шапке указываются полное наименование организации и склада, дата приёмки.
• В табличной части построчно перечисляются все поступившие материалы. Если количество материалов велико, допускается оформление нескольких ордеров на одну партию.
• В графе «Количество по документу» проставляется количество, указанное поставщиком, в графе «Количество принято» — фактически принятое количество (после пересчёта, взвешивания, обмера).
• Цена проставляется по учётной политике организации (фактическая себестоимость или плановая учётная цена).
• Сумма рассчитывается как произведение количества на цену.
• После заполнения ордер подписывается кладовщиком и передаётся в бухгалтерию.

¶Особенности применения в современном учёте

С 1 января 2013 года, после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», применение унифицированных форм первичной документации, включая форму М-4, перестало быть обязательным. Организации имеют право разрабатывать собственные формы первичных документов, содержащие обязательные реквизиты, установленные законом. Однако на практике форма М-4 продолжает широко использоваться как удобный и привычный инструмент складского учёта.

В организациях, использующих автоматизированные системы учёта (например, 1С:Бухгалтерия), приходный ордер формы М-4 формируется автоматически при вводе данных о поступлении материалов. Электронный документ имеет ту же структуру и юридическую силу при условии наличия электронной подписи.

¶Отличие от других форм учёта материалов

Форма М-4 является одним из нескольких типовых документов по учёту материалов. В отличие от:

• Формы М-7 (акт о приёмке материалов) — применяется при выявлении расхождений с данными поставщика или при приёмке без сопроводительных документов.
• Формы М-8 (лимитно-заборная карта) — используется для отпуска материалов со склада в производство в пределах установленного лимита.
• Формы М-11 (требование-накладная) — применяется для внутреннего перемещения материалов между подразделениями организации.
• Формы М-15 (накладная на отпуск материалов на сторону) — оформляется при продаже материалов сторонним организациям.

Форма М-4 предназначена исключительно для приходования материалов, поступающих на склад извне или из внутренних источников, и не используется для отпуска или списания.

¶Значение для бухгалтерского учёта

Приходный ордер формы М-4 является первичным учётным документом, на основании которого делаются записи в регистрах бухгалтерского учёта. По дебету счёта 10 «Материалы» (или других счетов учёта материальных ценностей) отражается стоимость поступивших материалов. Данные из ордера используются для ведения складского учёта в карточках учёта материалов (форма М-17) и для формирования оборотно-сальдовых ведомостей по складу.

Правильное оформление формы М-4 обеспечивает достоверность учёта материальных запасов, позволяет контролировать сохранность имущества организации и служит основанием для расчётов с поставщиками. При налоговых проверках отсутствие приходных ордеров может быть расценено как нарушение порядка ведения бухгалтерского учёта.