График отпусков

График отпусков — это локальный нормативный акт или часть кадровой документации организации, который устанавливает очерёдность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на календарный год. В трудовом праве России график отпусков является обязательным документом для всех работодателей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, за исключением микропредприятий, которые могут отказаться от его ведения в особом порядке. Документ регламентирует не только даты начала и окончания отпусков, но и порядок их переноса, разделения на части, а также учёт пожеланий работников и производственной необходимости.

Правовая основа

В Российской Федерации порядок составления и утверждения графика отпусков регулируется Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ). Основные положения содержатся в статье 123 ТК РФ. Согласно ей, график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Это означает, что работник не может самостоятельно уйти в отпуск вне утверждённого графика, а работодатель не имеет права отказать в предоставлении отпуска в установленный срок без веских оснований.

График отпусков утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то есть до 17 декабря предшествующего года. Документ вводится в действие приказом (распоряжением) руководителя организации. С графиком под подпись должны быть ознакомлены все работники. Если работник отказывается ставить подпись, составляется соответствующий акт.

Содержание и форма

Унифицированной формы графика отпусков не существует с 2013 года, когда отмена обязательных форм первичной учётной документации (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) перестала быть обязательной. Однако на практике широко применяется форма № Т-7, утверждённая тем же постановлением. Она включает следующие графы:

• структурное подразделение;
• должность (специальность, профессия) по штатному расписанию;
• фамилия, имя, отчество работника;
• табельный номер;
• количество календарных дней отпуска;
• дата начала отпуска (плановая и фактическая);
• дата окончания отпуска (плановая и фактическая);
• основание для переноса отпуска (при необходимости);
• дата предполагаемого переноса.

В графике указываются все виды ежегодных оплачиваемых отпусков: основной (28 календарных дней) и дополнительные (за вредные условия труда, ненормированный рабочий день, работу в районах Крайнего Севера и т. д.). Отпуска без сохранения заработной платы, учебные отпуска и отпуска по беременности и родам в график не включаются.

Порядок составления

Учёт мнения работников

При составлении графика работодатель обязан учитывать пожелания работников, но не обязан их удовлетворять. Исключение составляют категории работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время. К ним относятся:

• несовершеннолетние работники (до 18 лет);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работники, усыновившие ребёнка в возрасте до трёх месяцев;
• ветераны боевых действий;
• инвалиды;
• работники, имеющие трёх и более детей в возрасте до 18 лет (до достижения младшим ребёнком 14 лет);
• совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе);
• работники, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (в определённых случаях).

Если работник не относится к льготным категориям, его просьба о конкретных датах может быть отклонена по производственным причинам.

Учёт производственной необходимости

Работодатель вправе распределять отпуска таким образом, чтобы обеспечить бесперебойную работу организации. Обычно график составляется с учётом сезонной загрузки, необходимости присутствия ключевых специалистов, а также с тем, чтобы в каждый период в подразделении оставалось достаточное количество сотрудников. В некоторых отраслях (например, в образовании, торговле, туризме) существуют сезонные пики, когда отпуска нежелательны.

Согласование с профсоюзом

Если в организации действует профсоюз, график отпусков должен быть согласован с его выборным органом. Профсоюз имеет право высказывать мотивированное мнение, которое работодатель обязан рассмотреть. При несогласии с мнением профсоюза работодатель проводит дополнительные консультации, а в случае недостижения компромисса — может утвердить график в одностороннем порядке, но с риском обжалования в трудовой инспекции или суде.

Изменение и перенос отпуска

По инициативе работника

Работник может попросить перенести отпуск на другой срок. Для этого он подаёт письменное заявление. Работодатель вправе отказать, если перенос нарушает производственный процесс. Однако существуют случаи, когда перенос обязателен:

• если работник не был своевременно (за две недели) уведомлён о начале отпуска;
• если работнику не была выплачена отпускная сумма не позднее чем за три дня до начала отпуска;
• если работник заболел во время отпуска (отпуск продлевается или переносится на количество дней болезни);
• если исполнение государственных обязанностей (например, участие в судебном заседании в качестве присяжного) совпало с отпуском.

По инициативе работодателя

Работодатель может перенести отпуск только с согласия работника. Исключение — производственная необходимость, когда отсутствие работника может привести к остановке работы. В этом случае отпуск переносится на следующий рабочий год, но должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того года, за который он предоставлен. Запрещается непредоставление отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление отпуска несовершеннолетним и работникам, занятым на работах с вредными условиями труда.

Разделение отпуска на части

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделён на части. При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Остальные дни могут дробиться произвольно, но обычно на практике делят на две части по 14 дней или на три-четыре части по 7–10 дней.

Ответственность за отсутствие графика

Отсутствие утверждённого графика отпусков является нарушением трудового законодательства. Согласно статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за это предусмотрены следующие санкции:

• для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для индивидуальных предпринимателей — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении штрафы увеличиваются, а должностные лица могут быть дисквалифицированы на срок от одного года до трёх лет.

Особенности для микропредприятий

С 1 января 2017 года микропредприятия (организации с численностью работников до 15 человек и годовым доходом до 120 млн рублей) вправе отказаться от ведения графика отпусков. Вместо этого они могут включить условие о порядке предоставления отпусков в трудовой договор с каждым работником. Однако на практике многие микропредприятия продолжают составлять график для удобства планирования.

Электронный документооборот

С 2021 года в России активно внедряется электронный кадровый документооборот (ЭКДО). График отпусков может вестись в электронной форме, если работодатель и работники договорились об этом. Электронный график должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица. Ознакомление работников с графиком также может происходить в электронном виде.

Практические рекомендации

При составлении графика отпусков рекомендуется:

• начинать планирование за 2–3 месяца до конца года;
• учитывать пожелания работников, особенно льготных категорий;
• равномерно распределять отпуска в течение года, чтобы избежать скопления всех отпусков в летние месяцы;
• предусмотреть резервные дни для незапланированных переносов;
• своевременно уведомлять работников о начале отпуска (не позднее чем за две недели);
• фиксировать все изменения в графике в письменной форме.

Источники

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 123).
2. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».
3. Кодекс РФ об административных правонарушениях (статья 5.27).
4. Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (в части микропредприятий).
5. Федеральный закон от 22.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».
6. Разъяснения Министерства труда и социальной защиты РФ (письма и рекомендации по кадровому делопроизводству).