Инвентаризация имущества

Инвентаризация имущества — это регламентированная законодательством процедура периодической проверки и документального подтверждения наличия, состояния и оценки активов и обязательств организации, а также их соответствия данным бухгалтерского учёта. Инвентаризация является обязательным элементом контроля за сохранностью собственности, достоверностью учётных данных и обеспечением прозрачности финансовой отчётности.

Цели и задачи инвентаризации

Основная цель инвентаризации — установление фактического наличия объектов имущества и обязательств, их сопоставление с учётными регистрами и выявление расхождений (излишков или недостач). К числу конкретных задач относятся:

• проверка реальности стоимостной оценки активов, отражённых в балансе;
• выявление объектов, утративших потребительские свойства или морально устаревших;
• контроль за соблюдением правил и условий хранения материальных ценностей;
• проверка соблюдения порядка оформления первичных учётных документов;
• определение фактического состояния расчётов с дебиторами и кредиторами.

Правовое регулирование в Российской Федерации

Порядок проведения инвентаризации в России регулируется прежде всего Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» (№ 402-ФЗ) и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждёнными Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 года № 49. Основные положения также содержатся в Положении по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ (Приказ Минфина от 29 июля 1998 года № 34н). Для организаций бюджетной сферы действуют отдельные нормативные акты, например Приказ Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н.

Виды инвентаризации

Инвентаризации классифицируются по нескольким основаниям.

По объёму проверки

• Полная инвентаризация — охватывает все виды активов и обязательств организации. Проводится обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, а также при реорганизации или ликвидации юридического лица.
• Частичная инвентаризация — проверка отдельных групп имущества (например, только основных средств или только товарно-материальных запасов) или отдельных мест хранения.

По основанию проведения

• Плановая инвентаризация — проводится по заранее утверждённому графику (обычно раз в квартал, полугодие или год). Обязательная плановая инвентаризация перед составлением годовой отчётности проводится с 1 октября по 31 декабря отчётного года.
• Внеплановая (внезапная) инвентаризация — назначается при смене материально ответственного лица, после стихийных бедствий, пожаров, аварий, при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи ценностей, а также по требованию правоохранительных или контролирующих органов.

По методу проведения

• Натуральная (сплошная) инвентаризация — предполагает непосредственный пересчёт, взвешивание, обмер объектов.
• Документальная инвентаризация — применяется для проверки расчётов, обязательств, нематериальных активов, когда фактическое наличие не может быть установлено путём физического осмотра (например, дебиторская задолженность, права на интеллектуальную собственность).

Порядок проведения инвентаризации

Процедура включает несколько последовательных этапов.

Подготовительный этап

Руководитель организации издаёт приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22 (для коммерческих организаций) или по утверждённой форме для бюджетных учреждений. В приказе указываются:

• состав инвентаризационной комиссии;
• перечень проверяемых объектов;
• сроки начала и окончания проверки;
• причина проведения (плановая, внеплановая).

До начала проверки материально ответственные лица дают расписку о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, а ценности оприходованы или списаны.

Этап фактической проверки

Комиссия в присутствии материально ответственного лица проводит:

• пересчёт, взвешивание, обмер наличных ценностей;
• осмотр состояния объектов основных средств;
• сверку расчётов с контрагентами путём направления актов сверки;
• проверку наличия денежных средств в кассе (включая наличные и денежные документы).

Результаты заносятся в инвентаризационные описи (формы № ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-5 и др.) или акты инвентаризации. Записи ведутся по каждому наименованию, сорту, количеству, единице измерения.

Сравнительно-аналитический этап

Данные инвентаризационных описей сопоставляются с данными бухгалтерского учёта (оборотно-сальдовыми ведомостями, карточками учёта). Выявляются расхождения: излишки (фактическое наличие превышает учётное) и недостачи (фактическое наличие меньше учётного). Для каждого расхождения устанавливаются причины (пересортица, естественная убыль, хищение, ошибки учёта).

Оформление результатов

По итогам составляется сличительная ведомость (формы № ИНВ-18, ИНВ-19). Результаты инвентаризации утверждаются руководителем. На основе утверждённых результатов в бухгалтерском учёте отражаются:

• оприходование излишков (дебет счёта учёта имущества, кредит счёта 91 «Прочие доходы»);
• списание недостач в пределах норм естественной убыли (дебет счёта учёта затрат);
• отнесение недостач сверх норм на виновных лиц (дебет счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям»);
• при отсутствии виновных — списание на финансовые результаты (дебет счёта 91).

Документальное оформление

Для коммерческих организаций Госкомстатом России утверждены унифицированные формы первичной учётной документации по инвентаризации (постановление от 18 августа 1998 года № 88):

• № ИНВ-1 — инвентаризационная опись основных средств;
• № ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей;
• № ИНВ-4 — акт инвентаризации товаров отгруженных;
• № ИНВ-5 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение;
• № ИНВ-6 — акт инвентаризации материалов в пути;
• № ИНВ-8 — акт инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней;
• № ИНВ-11 — акт инвентаризации незавершённого производства;
• № ИНВ-15 — акт инвентаризации наличных денежных средств;
• № ИНВ-16 — инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчётности;
• № ИНВ-17 — акт инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;
• № ИНВ-18 — сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств;
• № ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

С 2013 года применение унифицированных форм не является строго обязательным, однако организации могут продолжать их использовать или разрабатывать собственные формы, утверждённые учётной политикой.

Особенности инвентаризации отдельных видов имущества

Основные средства

Проверяется не только наличие объектов, но и их техническое состояние, степень износа, правильность отнесения к основным средствам. Особое внимание уделяется объектам, находящимся в аренде, на консервации, в ремонте или переданным в залог.

Товарно-материальные запасы

Инвентаризация проводится по местам хранения (склады, кладовые, цеха). Проверяется соблюдение условий хранения, сроков годности, наличие сертификатов. При большом объёме запасов допускается проведение выборочной инвентаризации с последующей экстраполяцией результатов на всю партию.

Денежные средства и денежные документы

Проверка кассы проводится с обязательным пересчётом наличных денег, ценных бумаг, бланков строгой отчётности, почтовых марок, авиабилетов и т.д. Одновременно проверяется правильность ведения кассовой книги и соблюдение лимита остатка наличных.

Расчёты с дебиторами и кредиторами

Инвентаризация расчётов заключается в сверке взаимных обязательств с контрагентами, выявлении просроченной и сомнительной задолженности, проверке правильности отражения авансов выданных и полученных. Результаты оформляются актами сверки.

Ответственность за нарушение порядка инвентаризации

Непроведение обязательной инвентаризации или её проведение с грубыми нарушениями может повлечь:

• искажение бухгалтерской отчётности, что является основанием для привлечения к административной ответственности по статье 15.11 КоАП РФ (штраф на должностных лиц от 5 000 до 10 000 рублей, при повторном нарушении — до 20 000 рублей или дисквалификация);
• невозможность подтверждения достоверности учётных данных при налоговых проверках, что может привести к доначислению налогов, пеней и штрафов;
• в случае выявления хищений — уголовную ответственность виновных лиц (статьи 158, 160 УК РФ).

Инвентаризация в бюджетных учреждениях

Для государственных и муниципальных учреждений действуют особые правила, установленные Приказом Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н. Инвентаризация в бюджетной сфере проводится с учётом требований к учёту нефинансовых активов (основных средств, нематериальных активов, материальных запасов), а также имущества казны. Особенностью является обязательная инвентаризация при передаче имущества в оперативное управление или хозяйственное ведение, а также при списании объектов.

Автоматизация инвентаризации

В современных условиях инвентаризация всё чаще проводится с использованием специализированного программного обеспечения (например, «1С: Бухгалтерия», «Галактика», «SAP») и технических средств — сканеров штрих-кодов, RFID-меток, мобильных терминалов сбора данных. Автоматизация позволяет сократить время проведения проверки, минимизировать ошибки человеческого фактора и оперативно формировать отчётные документы. В крупных организациях (складские комплексы, розничные сети) применяются системы автоматической идентификации, которые позволяют проводить инвентаризацию без остановки работы склада.

Международная практика

В международных стандартах финансовой отчётности (МСФО) инвентаризация не регламентируется как отдельная процедура, однако требование достоверности учётных данных подразумевает необходимость проведения физических проверок активов. В странах с англосаксонской системой учёта (США, Великобритания) инвентаризация обычно проводится в рамках аудиторских процедур по подтверждению остатков. В ряде стран (Германия, Франция) законодательство устанавливает обязательность ежегодной инвентаризации, аналогично российской практике.