Как забрать документы из школы¶

Забор документов из школы — процедура возврата личных документов учащегося (аттестата, свидетельства об обучении, медицинской карты, личного дела) из образовательной организации после окончания обучения, перевода в другое учебное заведение или прекращения обучения. Порядок регулируется законодательством Российской Федерации об образовании, внутренними локальными актами школы и общими правилами документооборота.

¶Какие документы можно забрать

Перечень документов, подлежащих выдаче, зависит от ступени обучения и обстоятельств обращения:

• Аттестат об основном общем образовании (9 класс) или аттестат о среднем общем образовании (11 класс) — основной документ, подтверждающий уровень образования. Выдаётся в единственном экземпляре, дубликат оформляется только через органы управления образованием.
• Приложение к аттестату с оценками — выдаётся вместе с аттестатом.
• Свидетельство об обучении (для учащихся, не завершивших полный курс) — выдаётся при переводе или отчислении.
• Медицинская карта (форма 026/у) — хранится в школе в течение всего периода обучения, выдаётся родителям или законным представителям несовершеннолетнего учащегося.
• Личное дело учащегося — как правило, не выдаётся на руки, а передаётся в другую образовательную организацию по акту. Исключения возможны при отчислении по собственному желанию.
• Документы об итоговой аттестации (экзаменационные ведомости, результаты ЕГЭ) — копии могут быть выданы по заявлению.

¶Кто имеет право на получение

Согласно законодательству РФ, документы несовершеннолетнего учащегося (до 18 лет) получают его законные представители — родители, усыновители, опекуны или попечители. При себе необходимо иметь:

• паспорт;
• свидетельство о рождении ребёнка (или документ, подтверждающий опекунство);
• заявление на имя директора школы.

Совершеннолетний учащийся (18 лет и старше) забирает документы лично, предъявив паспорт и подав заявление. Доверенность от законного представителя требуется, если за документами обращается третье лицо; форма доверенности — простая письменная, нотариальное заверение обычно не требуется, но школа может запросить нотариально удостоверенный документ.

¶Порядок действий

¶Шаг 1. Подготовка заявления

Заявление пишется на имя директора школы в свободной форме. В нём указываются: фамилия, имя, отчество учащегося, класс, перечень запрашиваемых документов, причина обращения (окончание школы, перевод, отчисление) и контактные данные заявителя. Образцы заявлений, как правило, предоставляются в секретариате или кабинете заместителя директора по учебной работе.

¶Шаг 2. Подача заявления

Заявление подаётся в секретариат школы или непосредственно директору. На втором экземпляре ставится входящий номер и дата регистрации. Сроки рассмотрения — до 30 дней в соответствии с Федеральным законом «О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации», однако на практике документы выдаются в течение нескольких рабочих дней.

¶Шаг 3. Сдача зачётов и библиотеки

Перед выдачей аттестата школа вправе потребовать закрытия всех обязательств: возврата учебников и библиотечных изданий, расчётной книжки, пропуска, ключей от кабинетов. При наличии задолженностей выдача документов приостанавливается до их устранения.

¶Шаг 4. Получение документов

Документы выдаются под подпись в журнале регистрации. При выдаче аттестата проверяются корректность ФИО, даты рождения, оценок и наличия печати школы. Обнаружение ошибок — основание для немедленного обращения к директору с требованием о выдаче дубликата.

¶Особые ситуации

¶Перевод в другую школу

При переводе родители подают заявление на имя директора как в школу выбытия, так и в школу прибытия. Школа выбытия передаёт личное дело и медицинскую карту по акту приёма-передачи в течение 5 рабочих дней. Свидетельство об обучении выдаётся на руки.

¶Отчисление по собственному желанию

При отчислении по инициативе родителей или совершеннолетнего учащегося выдаются свидетельство об обучении и медицинская карта. Аттестат не выдаётся, так как не был получен. Личное дело может быть выдано на руки по заявлению.

¶Утерянный аттестат

Дубликат аттестата оформляется через управление образования региона по заявлению, поданному лично или через портал госуслуг. Школа направляет запрос в архив, срок восстановления — до 30 дней.

¶Дистанционное обучение и экстернат

Учащиеся экстерната и заочной формы получают документы по общим правилам. При дистанционном обучении возможна отправка документов почтой по заявлению с указанием адреса и способа доставки.

¶Сроки хранения документов

Школа обязана хранить личные дела учащихся в течение 5 лет после выпуска, аттестаты и свидетельства — 25 лет. Медицинские карты — в соответствии с приказами Минздрава России. Если документы не были забраны вовремя, они передаются в архив школы, где могут быть запрошены в любой момент.

¶Частые ошибки

• Обращение без документов, подтверждающих полномочия (паспорт, свидетельство о рождении).
• Неполный перечень запрашиваемых документов в заявлении.
• Отсутствие проверки аттестата на наличие ошибок при получении.
• Попытка забрать личное дело без оснований — школа вправе отказать и передать дело по акту.