Книга учёта векселей

Книга учёта векселей — это бухгалтерский регистр (вспомогательная книга), предназначенный для хронологической регистрации и систематизации сведений о всех операциях с векселями, которые осуществляет организация или индивидуальный предприниматель. Книга учёта векселей не является обязательным элементом бухгалтерской отчётности, но её ведение рекомендуется для обеспечения контроля за движением векселей, правильного исчисления налогов и отражения операций в бухгалтерском учёте. В российской практике её применение регламентируется, в первую очередь, внутренними регламентами предприятия, а также требованиями налогового законодательства, в частности, для целей налога на прибыль и налога на добавленную стоимость (НДС) при операциях с ценными бумагами.

Назначение и правовая основа

Основное назначение книги учёта векселей — обеспечение достоверного и полного учёта всех этапов обращения векселя: от его получения (выдачи) до погашения (продажи, передачи). Вексель как долговая ценная бумага обладает двойственной природой: он может выступать как средство платежа (товарный вексель) и как финансовый инструмент (финансовый вексель). Книга учёта позволяет разделить эти операции и корректно отразить их в бухгалтерском учёте.

Прямого указания на обязательное ведение книги учёта векселей в федеральных законах (например, в Федеральном законе «О переводном и простом векселе» № 48-ФЗ от 11.03.1997) нет. Однако, согласно Положению по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина РФ № 34н), организации обязаны вести учёт всех хозяйственных операций, а вексельные операции являются таковыми. Кроме того, для целей налогового учёта (глава 25 НК РФ) требуется аналитический учёт по каждому векселю, что фактически делает ведение книги учёта векселей необходимым для корректного расчёта налоговой базы.

Структура и содержание

Книга учёта векселей обычно ведётся в виде таблицы или журнала, где фиксируются все существенные реквизиты каждого векселя. Стандартная форма книги не установлена законодательно, поэтому предприятия разрабатывают её самостоятельно, утверждая в учётной политике. Тем не менее, сложилась общепринятая практика включения следующих разделов и граф:

Основные реквизиты векселя

• Номер векселя (по внутреннему реестру организации).
• Серия и номер бланка (для векселей, выпущенных на бланках единого образца).
• Дата составления (выписки).
• Вексельная сумма (цифрами и прописью).
• Срок платежа (конкретная дата, «по предъявлении» или «во столько-то времени от предъявления»).
• Наименование векселедателя (кто выдал вексель).
• Наименование векселедержателя (первого приобретателя).
• Место платежа (обычно — местонахождение плательщика).

Информация о движении

• Дата поступления (получения векселя от контрагента).
• Основание поступления (реквизиты договора, акта приёма-передачи).
• Дата выбытия (погашения, продажи, передачи по индоссаменту).
• Основание выбытия (договор купли-продажи, акт зачёта взаимных требований, решение о погашении).
• Способ выбытия (погашение деньгами, передача в оплату товаров/услуг, уступка права требования).
• Сумма полученных (уплаченных) средств при выбытии.

Финансовые показатели

• Дисконт (разница между номиналом и ценой приобретения, если вексель куплен с дисконтом).
• Проценты (по процентным векселям).
• Доход (убыток) от операции с векселем.
• Сумма НДС, принятая к вычету или начисленная (при операциях, облагаемых НДС).

Дополнительные сведения

• Примечания (например, информация о протесте векселя, о передаче в залог, о судебных разбирательствах).

Виды книг учёта векселей

В зависимости от масштаба деятельности и специфики операций выделяют несколько видов книг учёта векселей:

1. Книга учёта полученных векселей — регистрирует все векселя, поступившие в организацию (от покупателей, заёмщиков, по договорам мены). В ней фиксируются дата получения, реквизиты векселя и основание.
2. Книга учёта выданных векселей — содержит сведения о векселях, выпущенных самой организацией (для оплаты поставщикам, в качестве обеспечения кредита). Здесь указываются дата выдачи, вексельная сумма, срок платежа, а также данные о том, кому и в счёт какого обязательства выдан вексель.
3. Книга учёта векселей к учёту (дисконтированию) — ведётся банками или специализированными организациями, которые учитывают (покупают) векселя у третьих лиц. В ней отражаются дата учёта, сумма, срок, а также расчёт дисконта.
4. Сводная книга учёта векселей — объединяет все операции (и получение, и выдачу, и погашение) в едином регистре. Наиболее распространена на предприятиях среднего и малого бизнеса.

Порядок ведения

Книга учёта векселей может вестись как в бумажном, так и в электронном виде (в формате Excel, 1С:Бухгалтерия или специализированных программ). В бумажном варианте книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью организации (если она используется). Записи вносятся в хронологическом порядке, по мере совершения операций. Исправления допускаются только путём зачёркивания неправильной записи и внесения новой, с указанием даты исправления и подписью ответственного лица.

Ответственность за ведение книги обычно возлагается на бухгалтера, занимающегося учётом ценных бумаг, или на казначея. В конце отчётного периода (месяца, квартала, года) данные книги сверяются с данными синтетического учёта (счета 58 «Финансовые вложения», 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами») и с данными налоговых регистров.

Значение для бухгалтерского и налогового учёта

Правильно организованная книга учёта векселей позволяет:

• Обеспечить аналитику — по каждому векселю можно отследить всю цепочку его движения, что необходимо для аудита и налоговых проверок.
• Корректно исчислить налог на прибыль — для векселей, не являющихся товарными (финансовых), доходы и расходы определяются в особом порядке, а книга помогает рассчитать финансовый результат (дисконт, проценты) по каждой операции.
• Учесть НДС — при получении векселя в оплату за товары (работы, услуги) возникает право на вычет НДС, но только при условии, что вексель учтён в книге. При передаче векселя в счёт оплаты НДС начисляется.
• Избежать ошибок при инвентаризации — книга служит первичным документом для сверки фактического наличия векселей с данными учёта.
• Оценить ликвидность — по данным книги можно быстро определить, какие векселя находятся в обороте, какие просрочены, а какие уже погашены.

Особенности в России

В российской деловой практике книга учёта векселей часто ведётся как часть автоматизированной системы бухгалтерского учёта. Однако в малом бизнесе, где вексельные операции носят эпизодический характер, может использоваться простая таблица в Excel. Важно отметить, что для целей налогового учёта (в частности, при методе начисления) дата признания дохода или расхода по векселю может определяться не по дате его фактического погашения, а по дате его передачи (индоссамента) или по дате наступления срока платежа. Книга учёта векселей позволяет чётко зафиксировать эти даты.

В судебной практике книга учёта векселей может выступать в качестве доказательства при разрешении споров, связанных с неисполнением вексельных обязательств, утратой векселя или его подделкой. Наличие аккуратно ведущейся книги повышает доверие к организации со стороны контрагентов и банков.

Источники

• Федеральный закон от 11.03.1997 № 48-ФЗ «О переводном и простом векселе».
• Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
• Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая), глава 25 «Налог на прибыль организаций».
• Положение о переводном и простом векселе (утв. постановлением ЦИК СССР и СНК СССР от 07.08.1937 № 104/1341).
• Методические рекомендации по бухгалтерскому учёту операций с векселями (письмо Минфина РФ от 31.10.1994 № 142).