Организация работы с научно-технической документацией¶

Организация работы с научно-технической документацией — это комплекс организационных, правовых и технологических мероприятий, обеспечивающих создание, учёт, хранение, использование и защиту документов, возникающих в процессе научной, проектной, конструкторской и технологической деятельности. К научно-технической документации (НТД) относят результаты научных исследований, проектную и рабочую документацию, технические условия, стандарты, отчёты о НИР и ОКР, патентную и нормативную документацию. Аббревиатура «РГАНТД» в данном контексте может обозначать как обобщённое понятие организации работы с НТД, так и конкретное учреждение архивного профиля, занимающееся хранением документов научно-технического характера.

¶Понятие и состав научно-технической документации

Научно-техническая документация представляет собой совокупность документов, фиксирующих процесс и результаты научной и инженерно-технической деятельности. В её состав входят:

• научно-исследовательская документация (программы, методики, отчёты о НИР);
• конструкторская документация (чертежи, схемы, спецификации, технические условия);
• технологическая документация (маршрутные и операционные карты, технологические регламенты);
• проектная документация для строительства и капитального ремонта;
• патентная и лицензионная документация;
• нормативно-техническая документация (стандарты, своды правил, классификаторы).

Каждый из этих видов имеет собственные правила оформления, утверждённые государственными стандартами и ведомственными нормативными актами.

¶Правовое регулирование в Российской Федерации

В России работа с НТД регулируется рядом федеральных законов и подзаконных актов. Ключевыми являются Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», а также государственные стандарты системы ЕСКД (единая система конструкторской документации) и ЕСТД (единая система технологической документации).

Отдельное место занимает Федеральный закон «О техническом регулировании», определяющий статус технических регламентов и стандартов. Для документов, содержащих сведения ограниченного доступа, применяются нормы законодательства о государственной тайне и о коммерческой тайне.

¶Этапы работы с документацией

Организация работы с НТД включает несколько последовательных этапов.

¶Создание и оформление

На этом этапе документы разрабатываются в соответствии с требованиями стандартов. Оформление ведётся по установленным формам, с обязательным указанием исполнителей, дат, шифров и подписей ответственных лиц. Электронные документы заверяются электронной подписью.

¶Учёт и регистрация

Учёт обеспечивает контроль за наличием, движением и сохранностью документов. Применяются журналы регистрации, картотеки, автоматизированные системы электронного документооборота. Каждому документу присваивается уникальный идентификатор.

¶Хранение

Документы постоянного срока хранения передаются в архивы, временного — хранятся в подразделениях. Обеспечиваются температурно-влажностный режим, защита от света, пыли, биологических вредителей. Электронные документы хранятся на серверах с резервным копированием.

¶Использование

Выдача документов производится по заявкам с соблюдением режима конфиденциальности. Копирование и передача третьим лицам допускаются только с разрешения правообладателя.

¶Экспертиза ценности и уничтожение

Экспертная комиссия определяет научную, историческую и практическую ценность документов. Документы, утратившие значение и не подлежащие постоянному хранению, уничтожаются в установленном порядке с составлением акта.

¶Архивное хранение научно-технической документации

Значительный объём НТД сосредоточен в государственных и ведомственных архивах. В Российской Федерации профильными учреждениями являются федеральные архивы, архивы Российской академии наук, отраслевые фонды. Они комплектуются проектной, конструкторской и научной документацией, имеющей долговременное значение.

Архивы выполняют функции комплектования, учёта, обеспечения сохранности, научного описания и использования документов. Исследователям предоставляется доступ к рассекреченным материалам, ведётся публикация обзоров и справочников.

¶Автоматизация и электронный документооборот

Современный этап характеризуется переходом к электронному документообороту. Применяются системы управления документами (СЭД), системы управления жизненным циклом изделия (PLM), системы автоматизированного проектирования (САПР). Это позволяет сократить сроки согласования, обеспечить версионность и прослеживаемость изменений.

К проблемам автоматизации относят несовместимость форматов, необходимость долговременного хранения электронных подписей, обеспечение юридической значимости электронных документов.

¶Значение и проблемы

НТД служит основой преемственности научных и инженерных знаний, базой для разработки новых изделий, доказательной базой при защите интеллектуальной собственности. Её сохранность важна для воспроизводства технологий, проведения экспертиз, восстановления утраченных решений.

Основные проблемы отрасли — старение бумажных фондов, недостаток квалифицированных кадров, разрозненность ведомственных архивов, ограниченное финансирование оцифровки, а также вопросы защиты информации ограниченного доступа.

¶Источники

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
• Федеральный закон «О техническом регулировании»
• ГОСТ 2.001 «Единая система конструкторской документации. Общие положения»
• ГОСТ 3.1001 «Единая система технологической документации. Общие положения»
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации