Сшивание документов в делопроизводстве¶
Сшивание дела — это операция по соединению листов документа (дела) в единый упорядоченный том с помощью прошивки, скрепления скрепками или иного способа, обеспечивающего сохранность, целостность и последовательность документов. В российском делопроизводстве сшивание регламентируется правилами архивного дела и организационно-распорядительной документации, в частности Общими правилами работы с документами государственных органов и органов местного самоуправления.
¶Нормативная база
Основные требования к сшиванию документов закреплены в следующих документах:
- Общие правила работы с документами государственных органов и органов местного самоуправления (утв. распоряжением Правительства РФ от 15.06.2009 № 871-р) — устанавливают, что документы подшиваются в дела после их завершения.
- Перечень типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Минкультуры России от 31.08.2021 № 820) — определяет состав и сроки хранения дел.
- Правила организации хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда РФ (утв. приказом Минкультуры России от 29.03.2021 № 336).
Согласно этим правилам, дела заводятся на каждый вопрос, каждое дело подшивается отдельно, а документы в деле располагаются в хронологической или ином логическом порядке.
¶Подготовка к сшиванию
Перед сшиванием дела проводится подготовительная работа:
- Проверка комплектности — сверяется номенклатура дел, устанавливается, все ли документы, подлежащие включению в дело, в нём находятся.
- Устранение дефектов — снимаются скрепки и скрепы, загрязнения удаляются, мятые листы разглаживаются.
- Нумерация листов — каждый лист нумеруется арабскими цифрами в правом верхнем углу машинописным или рукописным способом. Нумеруются все листы дела, включая приложения, кроме листов графления, обложки и листов-вкладок. Нумерация сквозная по всему делу.
- Оформление листов-вкладок — листы, неудобные для подшивки (форматы больше А4), подгибаются или на них наклеиваются листы-подложки формата А4.
- Оформление внутренней описи — при наличии в деле документов с отдельными сроками хранения составляется внутренняя опись.
¶Порядок сшивания
Согласно Общим правилам, дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения сроком более 100 листов, а также дела, поступающие в государственные архивы, прошиваются следующим образом:
- Дело сшивается в четырёх точках шпагатом или суровой нитью.
- Концы ниток завязываются на оборотной стороне последнего листа (под листом-заверителем).
- На оборотной стороне последнего листа наклеивается или подшивается лист-заверитель дела с указанием: количества прошитых листов (прописью), количества документов (при наличии), даты окончания дела, срока хранения, фамилии исполнителя и даты сшивания.
- Сшивается дело через край обложки формата А4.
Дела сроком хранения до 10 лет и небольшого объёма (до 100 листов) допускается сшивать скрепками или скрепами (скреп-режками) через два прокола в левом поле.
¶Лист-заверитель
Лист-заверитель является обязательным элементом оформленного дела. Он заполняется по унифицированной форме (примерная форма приведена в Общих правилах) и содержит:
- наименование дела;
- индекс дела;
- количество листов дела, в том числе листов-вкладок;
- даты первого и последнего документов дела;
- срок хранения дела;
- примечания (о наличии особо ценных документов, документах, подлежащих выделению копированию, о физическом состоянии и т. д.).
¶Особые случаи
¶Электронные документы
При наличии в деле электронных документов на них составляется отдельная опись или делаются отметки в листе-заверителе. Электронные документы, распечатанные на бумажном носителе, подшиваются на общих основаниях.
¶Документы особой ценности
Дела, содержащие особо ценные документы и документы, подлежащие выделению для копирования, прошиваются по особому порядку: сшивка производится через все листы дела, а на оборотной стороне последнего листа ставится штамп «Особо ценно».
¶Дела с большими объёмами
Дела, содержащие свыше 250 листов, разделяются на тома. Каждый том нумеруется сквозной нумерацией листов.
¶Типичные ошибки
Наиболее частые нарушения при сшивании дел:
- отсутствие листа-заверителя;
- неправильная нумерация листов (пропуски, двойная нумерация);
- сшивание документов скрепками при объёме дела свыше 100 листов;
- подшивка документов без предварительной проверки комплектности;
- отсутствие отметок о наличии вложений.
¶Значение процедуры
Правильное сшивание дела обеспечивает юридическую значимость документов, их сохранность на протяжении всего срока хранения, возможность оперативного поиска и использования. Некорректно оформленное дело может быть не принято архивом или признано непригодным для использования в качестве доказательства в судебных и иных процедурах.
Источники:
- Общие правила работы с документами государственных органов и органов местного самоуправления (распоряжение Правительства РФ от 15.06.2009 № 871-р)
- Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Минкультуры России от 31.08.2021 № 820)
- Правила организации хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда РФ (приказ Минкультуры России от 29.03.2021 № 336)
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»