Заверение документа в делопроизводстве¶
Завизирование — это процедура оформления согласования документа ответственным должностным лицом путём проставления на нём визы (отметки) с подписью, расшифровкой и датой. Визирование подтверждает, что содержание документа проверено, соответствует компетенции подразделения и может быть подписано или отправлено адресату. Термин происходит от латинского «visum» — «просмотрено».
¶Правовая основа
В России порядок завизирования документов регулируется:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (применяется наряду с новым стандартом);
- Инструкцией по делопроизводству конкретной организации.
Завизирование не является обязательным по закону для всех документов — это внутренняя процедура, которую организация закрепляет в своей инструкции по делопроизводству. Однако для ряда документов (например, договоров, отчётов, служебных записок) визирование выступает обязательным этапом перед подписанием руководителем.
¶Отличие от других процедур
| Процедура | Суть | Кто выполняет |
|---|---|---|
| Визирование | Проверка содержания документа | Ответственные должностные лица |
| Согласование | Согласие с содержанием, часто с внешними организациями | Контрагенты, структурные подразделения |
| Утверждение | Придание документу обязательной силы | Руководитель, уполномоченное лицо |
| Подписание | Окончательное принятие документа | Руководитель организации |
Визирование часто предшествует подписанию: руководитель подписывает документ только после того, как все необходимые визы собраны.
¶Порядок завизирования
¶Кто визирует документы
Визировать документы могут:
- руководители структурных подразделений — в пределах своей компетенции;
- юрист (юридическая служба) — с точки зрения законности содержания;
- главный бухгалтер — по вопросам финансирования;
- заместители руководителя — по распределённым направлениям;
- иные должностные лица, определённые инструкцией по делопроизводству.
¶Порядок сбора виз
Традиционно визы собираются в определённой последовательности: сначала визируют подразделения-исполнители, затем юридическая служба, финансовые службы и только потом — руководители. Порядок закрепляется в инструкции по делопроизводству конкретной организации.
¶Содержание визы
Виза включает:
- слово «Визирую» или «Согласовано»;
- должность визирующего;
- личную подпись;
- расшифровку подписи (фамилия, инициалы);
- дату визирования.
Виза проставляется на первом экземпляре документа (или на копии, направляемой на подпись) на свободном поле или на оборотной стороне последнего листа. При большом количестве виз используется отдельный лист визирования, который прикладывается к документу.
¶Электронное завизирование
С внедрением систем электронного документооборота (ЭДО) визирование осуществляется в электронной форме. В системах ЭДО виза оформляется электронной подписью ответственного лица с указанием должности и даты. Процесс сбора виз автоматизирован: документ последовательно направляется визирующим, каждый из которых получает уведомление. Преимущества электронного завизирования:
- сокращение сроков прохождения документа;
- прозрачность процесса (видно, на каком этапе находится документ);
- исключение потери оригинала;
- автоматическое фиксирование даты и времени каждой визы.
¶Виды виз
По характеру визы подразделяются на:
- согласовательные — подтверждают согласие с содержанием документа;
- исполнительские — фиксируют ответственного исполнителя;
- ознакомительные — свидетельствуют об ознакомлении с документом (например, «К исполнению», «Ознакомлен»).
¶Типичные ошибки
При завизировании документов чаще всего допускаются следующие ошибки:
- отсутствие расшифровки подписи;
- нечитаемая подпись;
- проставление визы на копии, не заверенной надлежащим образом;
- пропуск обязательных виз (например, юридической службы);
- несоответствие даты визы дате составления документа.
¶Завизирование и юридическая сила
Само по себе завизирование не придаёт документу юридической силы — это делается подписью уполномоченного лица и (для ряда документов) печатью. Однако отсутствие обязательных виз может стать основанием для отказа в подписании документа или для признания его ненадлежащим оформленным при внутренней проверке или аудите.
Источники:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
- Кузнецова Т. А. Делопроизводство: учебное пособие. — М.: КноРус, 2017.
- Справочник руководителя. Организация делопроизводства и документооборота.