Инвентаризация товарно-материальных ценностей

Инвентаризация товарно-материальных ценностей — это регламентированная процедура проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей (ТМЦ) организации, сопоставления полученных данных с данными бухгалтерского учёта и документального оформления выявленных расхождений. Инвентаризация является обязательным элементом системы внутреннего контроля и финансового учёта, направленным на обеспечение достоверности отчётности и сохранности имущества.

Цели и задачи

Основная цель инвентаризации ТМЦ — установление соответствия между фактическим наличием активов и учётными данными. В ходе процедуры решаются следующие задачи:

выявление фактического количества и состояния материальных запасов (сырья, материалов, готовой продукции, товаров для перепродажи);
обнаружение излишков или недостач;
определение порчи, устаревания, потери потребительских свойств товаров;
проверка условий хранения, соблюдения складского учёта и порядка документооборота;
контроль за соблюдением материальной ответственности сотрудников;
корректировка учётных данных для составления достоверной бухгалтерской отчётности.

Правовое регулирование

В Российской Федерации порядок проведения инвентаризации регулируется:

Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (статья 11);
Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации»;
Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждёнными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49;
Учётной политикой конкретной организации.

Законодательство устанавливает обязательность проведения инвентаризации в определённых случаях (см. раздел «Обязательные случаи»), а также регламентирует состав инвентаризационной комиссии, сроки, порядок оформления результатов.

Классификация инвентаризаций

Инвентаризации ТМЦ классифицируются по нескольким признакам.

По объёму проверки

Полная инвентаризация — охватывает все виды активов организации, включая все ТМЦ, денежные средства, основные средства, нематериальные активы. Проводится, как правило, перед составлением годовой бухгалтерской отчётности.
Частичная (выборочная) инвентаризация — проверка отдельных групп товаров, конкретных складов, подотчётных лиц или определённых видов материальных ценностей. Часто проводится при смене материально ответственного лица, выявлении фактов хищений или порчи.

По способу проведения

Плановая инвентаризация — проводится по заранее утверждённому графику (например, ежеквартально или ежегодно).
Внеплановая (внезапная) инвентаризация — назначается в случаях, не предусмотренных планом, например, при подозрении на злоупотребления, после стихийных бедствий, при смене руководителя склада.

По степени охвата

Сплошная инвентаризация — проверяются все единицы ТМЦ на складе или в подразделении.
Выборочная инвентаризация — проверяется часть номенклатуры, выбранная по определённому принципу (например, наиболее дорогостоящие товары).

Обязательные случаи проведения инвентаризации

Согласно законодательству РФ, инвентаризация ТМЦ обязательна в следующих случаях:

перед составлением годовой бухгалтерской отчётности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчётного года);
при смене материально ответственных лиц (на день приёмки-передачи дел);
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством или учётной политикой организации.

Порядок проведения

Процедура инвентаризации ТМЦ включает несколько последовательных этапов.

Подготовительный этап

Издание приказа (распоряжения) руководителя организации о проведении инвентаризации, в котором указываются сроки, состав комиссии, перечень проверяемых ценностей.
Формирование инвентаризационной комиссии, в состав которой обычно входят представители администрации, бухгалтерии, материально ответственные лица, а также, при необходимости, специалисты по оценке.
Получение от материально ответственных лиц расписок о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, а все ценности оприходованы или списаны.
Обеспечение условий для работы комиссии: закрытие складов, подготовка весов, измерительных приборов, бланков инвентаризационных описей.

Этап проверки

Фактический пересчёт, взвешивание, обмер, перемеривание всех ТМЦ, находящихся на складе, в торговом зале, в производственных цехах.
Данные заносятся в инвентаризационные описи (формы ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-5 и другие), которые составляются не менее чем в двух экземплярах.
При проверке товаров в упаковке (например, ящиках, контейнерах) допускается выборочный контроль вскрытия упаковки, если количество мест велико.
Материально ответственные лица присутствуют при проверке и подтверждают правильность данных подписью в описи.

Этап оформления результатов

Сличительные ведомости (форма ИНВ-19) составляются по позициям, по которым выявлены расхождения между фактическими и учётными данными.
Выявляются излишки (подлежат оприходованию) и недостачи (подлежат взысканию с виновных лиц или списанию).
Оформляется акт инвентаризации, который подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем.
Результаты отражаются в бухгалтерском учёте в том месяце, когда была завершена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом отчёте.

Документальное оформление

Основные унифицированные формы первичной учётной документации для инвентаризации ТМЦ (утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88):

ИНВ-3 — Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей;
ИНВ-4 — Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути;
ИНВ-5 — Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение;
ИНВ-6 — Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в переработке;
ИНВ-19 — Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Организации вправе разрабатывать собственные формы документов, если они содержат обязательные реквизиты, предусмотренные законом «О бухгалтерском учёте».

Отражение результатов в бухгалтерском учёте

Выявленные расхождения отражаются на счетах бухгалтерского учёта:

Излишки приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. В бухгалтерском учёте делается проводка: Дебет счёта учёта ТМЦ (10, 41, 43) — Кредит счёта 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчёт «Прочие доходы»).
Недостачи в пределах норм естественной убыли (например, усушка, утруска) списываются на издержки производства или обращения. В учёте: Дебет счёта 20, 44 — Кредит счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Недостачи сверх норм относятся на виновных лиц. Если виновные установлены: Дебет счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» (субсчёт «Расчёты по возмещению материального ущерба») — Кредит счёта 94. Если виновные не установлены или суд отказал во взыскании, убыток списывается на финансовые результаты: Дебет счёта 91 — Кредит счёта 94.

Особенности инвентаризации в различных отраслях

В розничной торговле инвентаризация часто проводится в закрытое для покупателей время, с пересчётом товаров на витринах и в подсобных помещениях. Для товаров с истекающим сроком годности может проводиться обязательная переоценка.
На производственных предприятиях инвентаризация затрагивает не только склады сырья и готовой продукции, но и незавершённое производство (полуфабрикаты, детали в цехах). Это требует дополнительных методик оценки степени готовности.
В фармацевтике и медицине инвентаризация проводится с особым вниманием к срокам годности, серийным номерам, условиям хранения (температурный режим, влажность). Лекарственные средства с истекшим сроком годности подлежат списанию и утилизации.
В сфере общественного питания инвентаризация охватывает продукты на складах, в производственных цехах, а также готовые блюда и полуфабрикаты. Часто применяется пересчёт по нормам закладки.

Автоматизация инвентаризации

Современные технологии позволяют ускорить и повысить точность инвентаризации ТМЦ. Используются:

Сканеры штрих-кодов и QR-кодов — считывание информации с этикеток товаров, автоматическое заполнение описей.
RFID-метки — радиочастотная идентификация позволяет считывать данные с нескольких меток одновременно без прямого контакта, что ускоряет пересчёт больших партий товаров.
Мобильные терминалы сбора данных (ТСД) — специализированные устройства, работающие в связке с учётной системой (1С, SAP, Oracle и др.).
Программные продукты — модули инвентаризации в ERP-системах, которые позволяют формировать описи, сличительные ведомости, автоматически корректировать остатки.

Типичные ошибки и нарушения

Наиболее распространённые нарушения при проведении инвентаризации ТМЦ:

проведение инвентаризации без участия материально ответственного лица;
неполный пересчёт товаров (например, только по документам или выборочно);
отсутствие расписок от материально ответственных лиц о сдаче документов;
несвоевременное оформление результатов (пропуск отчётного периода);
неверное применение норм естественной убыли;
необоснованное списание недостач без установления виновных;
формальный подход (инвентаризация «на бумаге» без фактического пересчёта).

Интересные факты

В России инвентаризация как обязательная процедура введена в 1990-х годах с переходом на рыночную экономику, однако её прообразы существовали ещё в советское время в виде ревизий и проверок социалистической собственности.
В крупных торговых сетях (например, в продуктовых гипермаркетах) инвентаризация может проводиться ежемесячно, а для дорогостоящих товаров (ювелирные изделия, электроника) — ежедневно.
При инвентаризации на складах с большим количеством мелких товаров (например, метизов, канцелярии) часто применяется метод взвешивания партии с последующим пересчётом по весу одной единицы.
В некоторых странах (например, в США) инвентаризация является обязательной для публичных компаний при аудите годовой отчётности, а её результаты могут влиять на котировки акций.

Источники

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации».
Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации».
План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).

BFOmetr — база данных и аналитика по компаниям России.

На главную BFOmetr →