Ознакомление как правовой и кадровый термин¶

Ознакомлена — форма страдательного причастия женского рода от глагола «ознакомить», используемая в официально-деловой, юридической и кадровой практике для фиксации факта, что лицо получило сведения о содержании документа, решения, приказа или иного акта. В русском языке слово функционирует преимущественно как часть формулировки «с приказом ознакомлена», «с инструкцией ознакомлена», «с результатами ознакомлена», которая проставляется работником или иным лицом на самом документе либо в специальном листе ознакомления.

¶Языковая характеристика

«Ознакомлена» — краткое страдательное причастие прошедшего времени, образованное от глагола совершенного вида «ознакомить» (ознакомить — ознакомленный — ознакомлена). В предложении выступает в составе сказуемого: «Работник с приказом ознакомлена». Форма мужского рода — «ознакомлен», среднего — «ознакомлено», множественного числа — «ознакомлены».

Глагол «ознакомить» означает «сообщить кому-либо сведения о чём-либо, дать возможность узнать что-либо». Возвратная форма «ознакомиться» описывает действие самого лица: «работник ознакомился с приказом». В деловом обороте обе конструкции равнозначны по смыслу, однако формулировка «ознакомлен(а)» фиксирует результат — подтверждение того, что сведения доведены и восприняты.

Слово относится к канцелярской, официально-деловой лексике. В разговорной речи используется редко, обычно в ироническом или бытовом контексте.

¶Юридическое значение

В российском праве ознакомление выполняет функцию доказательства того, что лицо было поставлено в известность о юридически значимых обстоятельствах. Наиболее часто конструкция применяется в следующих ситуациях:

• Трудовые отношения. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, приказами о приёме, переводе, увольнении, а также с документами об изменении условий труда.
• Охрана труда. Работник подтверждает ознакомление с инструкциями по охране труда, с результатами специальной оценки условий труда, с порядком выдачи средств индивидуальной защиты.
• Кадровое делопроизводство. Ознакомление с графиком отпусков, положением об оплате труда, положением о персональных данных, приказами о дисциплинарных взысканиях.
• Процессуальные отношения. Участники судопроизводства подтверждают ознакомление с материалами дела, протоколом судебного заседания, определением или решением суда.

Отсутствие подписи об ознакомлении нередко становится предметом трудовых споров: работодатель обязан доказать, что работник знал о содержании документа. Именно поэтому листы ознакомления ведут отдельно и хранят вместе с кадровой документацией.

¶Оформление отметки

Отметка об ознакомлении обычно включает три элемента: собственноручную подпись, расшифровку (фамилию и инициалы) и дату. В некоторых организациях добавляют должность и структурное подразделение. Типовые варианты:

При электронном документообороте отметка может проставляться в виде электронной подписи или подтверждения в информационной системе; юридическая сила такого подтверждения определяется локальными актами и законодательством об электронной подписи.

¶Спорные ситуации

На практике встречаются случаи, когда работник отказывается ставить подпись об ознакомлении. Закон не обязывает принуждать его к этому, но работодатель вправе составить акт об отказе в присутствии свидетелей. Такой акт фиксирует, что содержание документа было доведено до сведения работника, и может использоваться как доказательство в суде.

Отдельная проблема — ознакомление задним числом: подделка даты или подписи является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную, а в отдельных случаях и уголовную ответственность.

¶Смежные понятия

Близкими по смыслу являются термины «уведомление» (более формальная процедура с направлением документа) и «согласование» (предполагает не только получение сведений, но и выражение согласия или возражений). Ознакомление не требует согласия лица с содержанием документа — достаточно подтверждения факта получения информации.

¶Источники

• Трудовой кодекс Российской Федерации
• Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации
• Толковые словари русского языка (С. И. Ожегов, Д. Н. Ушаков)
• Справочные материалы по кадровому делопроизводству