Трудовая книжка: порядок оформления¶
Трудовая книжка — основной документ работника России, в котором ведётся учёт трудовой деятельности и общего трудового стажа. Она оформляется при приёме на работу впервые и заполняется работодателем на протяжении всей карьеры гражданина. С 2020 года введена электронная форма трудовых книжек, однако бумажный вариант продолжает действовать и выдаётся по желанию работника.
¶Правовое регулирование
Порядок ведения и хранения трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ (статья 66), Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69.
¶Виды трудовых книжек
Существует два вида бланков трудовых книжек:
- Образца 1938 года — применялся до 2003 года, остаётся действительным.
- Образца 2003 года — действующий стандарт, утверждённый постановлением Правительства РФ.
Все бланки имеют защитные признаки: водяные знаки, волокнистые включения, защитную нить. Серия и номер бланка наносятся типографским способом.
¶Когда оформляется трудовая книжка
Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве гражданина. Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан предъявить трудовую книжку (за исключением случаев, когда договор оформляется по совместительству). Если документ отсутствует — например, у человека никогда не было официальной работы — работодатель обязан оформить новый бланк.
С 1 января 2021 года работники впервые устраивающиеся на работу, а также те, кто выбрал электронный формат, получают сведения о трудовой деятельности только в электронном виде через систему персонифицированного учёта (СЗВ-ТД). Бумажная книжка заводится исключительно по письменному заявлению работника.
¶Кто должен завести книжку
Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовую книжку заводит работодатель. Работник при этом обязан представить:
- паспорт;
- СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования);
- документы об образовании (при необходимости);
- заявление о заведении трудовой книжки (если она оформляется впервые).
Работодатель приобретает бланк трудовой книжки за свой счёт и включает расходы в затраты на оплату труда. Бланк не может быть передан работнику для самостоятельного заполнения.
¶Порядок заполнения
Титульный ланк трудовой книжки заполняется в присутствии работника на основании предъявленных документов. Указываются:
- Фамилия, имя, отчество (полностью).
- Дата рождения (число, месяц, год).
- Сведения об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее).
- Специальность, профессия, квалификация (при наличии).
- Дата заполнения.
Записи вносятся шариковой ручкой синего, фиолетового или чёрного цвета. Исправления зачёркиванием не допускаются — правки вносятся путём признания записи недействительной с указанием порядкового номера и даты.
После заполнения титульного листа ставится подпись работника и ответственного лица (как правило, специалиста по кадрам), а также печать организации. Далее вносятся записи о приёме на работу: наименование работодателя, дата приёма, должность, профессия, структурное подразделение, номер и дата приказа.
¶Хранение и выдача
Трудовые книжки хранятся у работодателя в сейфе или металлическом шкафу как документы строгой отчётности. При увольнении работнику выдаётся оригинал книжки под подпись в личной карточке и книге учёта движения трудовых книжек. Срок выдачи — последний рабочий день. При задержке выдачи работодатель обязан возместить работнику заработок за весь период задержки.
¶Электронные трудовые книжки
С 2020 года работники могут выбрать формат ведения сведений о трудовой деятельности: только электронный или электронный плюс бумажный. Информация передаётся работодателем в Пенсионный фонд РФ по форме СЗВ-ТД. Если работник до 31 декабря 2020 года не подал заявление о сохранении бумажной книжки, с 2021 года ведётся только электронный формат. Бумажный экземпляр при этом не уничтожается, а выдаётся работнику на руки.
¶Стоимость и ответственность
Расходы на приобретение бланка несёт работодатель. За утрату или порчу трудовой книжки по вине работодателя предусмотрена материальная ответственность. Умышленное исполнение записей или сокрытие сведений о работе квалифицируется как нарушение трудового законодательства и влечёт административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
Источники:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 65, 66, 84.1)
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках»
- Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
- Федеральный закон от 1 апреля 2020 года № 69-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части электронной трудовой книжки»