Инструкция о порядке ведения индивидуального учёта

Инструкция о порядке ведения индивидуального учёта — это подзаконный нормативный правовой акт, регламентирующий процедуру сбора, хранения, обработки и использования сведений о каждом застрахованном лице в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС) Российской Федерации. Документ устанавливает единый порядок ведения персонифицированного учёта, определяет перечень подаваемых сведений, сроки их предоставления и ответственность участников правоотношений. Инструкция утверждается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (в настоящее время — Фондом пенсионного и социального страхования Российской Федерации, СФР) и обязательна для исполнения всеми страхователями (работодателями) и застрахованными лицами.

История возникновения

Необходимость создания системы персонифицированного учёта возникла в России в начале 1990-х годов в связи с переходом от распределительной пенсионной системы к накопительно-распределительной. Первым шагом стало принятие Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования». Для реализации положений закона Министерство труда и социального развития РФ утвердило первую Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учёта сведений о застрахованных лицах (зарегистрирована в Минюсте 20 марта 1997 г.).

С 1997 года инструкция неоднократно пересматривалась. В 2006 году была введена обязанность предоставлять сведения о стаже в упрощённой форме (СЗВ-СТАЖ), в 2011 году — о начисленных и уплаченных страховых взносах (СЗВ-6). Крупная реформа произошла в 2023 году после объединения Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования в единый Социальный фонд России (СФР). Новый документ — Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учёта сведений о зарегистрированных лицах — был утверждён приказом СФР от 19 октября 2023 г. № 280н и вступил в силу с 1 января 2024 года.

Основные положения

Цели и задачи

Инструкция направлена на:

• формирование единой базы данных о трудовой деятельности и страховом стаже каждого гражданина;
• обеспечение точного исчисления страховой пенсии в зависимости от продолжительности стажа и суммы уплаченных взносов;
• контроль за полнотой и своевременностью уплаты страховых взносов работодателями;
• предоставление государственных услуг в электронной форме (через личный кабинет на портале «Госуслуги»).

Правовая база

Документ основан на:

• Федеральном законе от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования»;
• Налоговом кодексе РФ (часть вторая, глава 34 «Страховые взносы»);
• Трудовом кодексе РФ (статьи 65, 66, 243, 312.3);
• Указе Президента РФ от 20 сентября 2021 г. № 636 «О едином порядке ведения персонифицированного учёта».

Виды сведений и формы отчётности

Инструкция устанавливает следующие основные формы документов для ведения учёта:

• ЕФС-1 (единая форма сведений) — объединённая отчётность, подаваемая с 2023 года. Включает разделы:
• подраздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД);
• подраздел 1.2 — сведения о страховом стаже;
• подраздел 1.3 — сведения о начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.
• СЗВ-СТАЖ — отчёт о страховом стаже за календарный год (подаётся ежегодно не позднее 1 марта следующего года).
• СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах) — подаётся ежемесячно не позднее 15-го числа следующего месяца.
• ДСВ-1 — сведения о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию (для участников программы государственного софинансирования).

Процедура ведения учёта

Регистрация застрахованных лиц

Каждое физическое лицо, впервые вступающее в трудовые отношения, подлежит обязательной регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта. Регистрация осуществляется страхователем (работодателем) путём подачи заявления в СФР. На основании заявления лицу открывается лицевой счёт с присвоением страхового номера индивидуального лицевого счёта (СНИЛС). С 2019 года СНИЛС выдаётся в виде электронного уведомления, бумажное свидетельство не производится.

Предоставление сведений

Страхователь обязан:

• ежемесячно (до 15-го числа) представлять сведения о каждом работающем застрахованном лице (СЗВ-М);
• ежегодно (до 1 марта) — сведения о стаже (СЗВ-СТАЖ);
• при приёме на работу или увольнении — сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа;
• при реорганизации или ликвидации — сведения в течение одного месяца.

Ответственность

За непредставление, неполное или недостоверное представление сведений предусмотрена ответственность:

• для должностных лиц — административный штраф от 300 до 500 рублей (ст. 15.33 КоАП РФ);
• для юридических лиц — финансовые санкции в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо, по которому сведения не представлены в установленный срок (ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ);
• за умышленное искажение сведений с целью занижения страховых взносов — налоговая ответственность по ст. 120, 122 Налогового кодекса РФ.

Особенности для отдельных категорий

Самозанятые граждане

Самозанятые (плательщики налога на профессиональный доход) вправе добровольно вступать в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию. Для них установлен упрощённый порядок предоставления сведений — ежеквартально или один раз в год.

Иностранные граждане

На иностранных граждан, работающих на территории РФ по трудовому договору или договору гражданско-правового характера, распространяются те же правила, что и на граждан РФ, за исключением лиц, временно пребывающих на территории РФ (для них страховые взносы не уплачиваются, и учёт не ведётся, если иное не предусмотрено международными договорами).

Современные изменения и перспективы

С 2024 года вступили в силу следующие изменения:

• все формы отчётности теперь подаются исключительно в электронном виде через системы электронного документооборота (СЭД) или личный кабинет страхователя на сайте СФР (для страхователей с численностью до 10 человек допускается бумажный вариант);
• введена единая форма ЕФС-1, заменившая собой несколько прежних отчётов (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-1 и другие);
• расширен перечень сведений, передаваемых в личный кабинет застрахованного лица: теперь помимо стажа и сумм взносов доступны данные о работодателе, периодах нетрудоспособности и отпусков.

Перспективы развития системы связаны с переходом к полностью автоматизированному учёту на основе данных налоговой службы и единого реестра трудовых договоров. Обсуждается возможность отмены ряда отчётов при условии, что все необходимые сведения будут поступать в СФР напрямую из налоговых органов и государственной системы «Работа в России».

Критика

Инструкция неоднократно подвергалась критике со стороны предпринимательского сообщества за:

• постоянное увеличение количества форм и сроков отчётности;
• сложность адаптации программного обеспечения для малых предприятий;
• формальный подход к верификации сведений (отсутствие автоматической проверки на пересечение периодов);
• дублирование функций с налоговыми органами (сведения о стаже и взносах подаются одновременно в СФР и ФНС).

В ответ на критику СФР объявил о планах по дальнейшей интеграции информационных систем и сокращению количества отчётов к 2026 году.

Источники

1. Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования».
2. Приказ Социального фонда России от 19.10.2023 № 280н «Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учёта сведений о зарегистрированных лицах».
3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, ст. 15.33.
4. Налоговый кодекс Российской Федерации, ст. 120, 122.
5. Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 18.08.2023 № 14-0/10/В-12466 «О разъяснении порядка применения Инструкции о порядке ведения индивидуального учёта».
6. Разъяснения Пенсионного фонда РФ (до 2023 г.) и Социального фонда России по вопросам персонифицированного учёта.