Секретарша как профессия¶

Секретарша — разговорное и до середины XX века преимущественно официальное обозначение женщины, занимающей должность секретаря: служащей, которая ведёт делопроизводство, принимает корреспонденцию и посетителей, координирует расписание и документооборот руководителя или организации. В современном русском языке слово сохраняет бытовой и несколько устаревший оттенок: в официальных документах, штатных расписаниях и классификаторах профессий используется нейтральная форма «секретарь», одинаково применимая к мужчинам и женщинам.

¶История

Должность писца и доверенного помощника при правителе известна с древности, однако собственно секретариат как институт складывается в Европе в эпоху абсолютизма. В Российской империи XVIII–XIX веков секретарями называли чиновников, ведавших делопроизводством в коллегиях, приказах, сенате, губернских канцеляриях; это была преимущественно мужская служба, связанная с классным чином. Женщины допускаются к канцелярской работе в массовом порядке лишь во второй половине XIX века — сначала в частных конторах, банках, редакциях, затем на телеграфе и в земствах.

Перелом наступает в годы Первой мировой войны, когда мобилизация мужчин и рост объёмов конторской работы открыли женщинам доступ к должностям машинисток, регистраторов и помощниц руководителей. В советский период профессия секретаря становится массовой и преимущественно женской: секретари-машинистки работали в наркоматах, на предприятиях, в судах, школах и партийных органах. Слово «секретарша» в разговорной речи 1920–1970-х годов употреблялось широко и нейтрально, тогда как в официальных документах закреплялась форма «секретарь».

¶Круг обязанностей

Традиционный набор функций секретаря включает:

• приём и распределение входящей корреспонденции, регистрация документов;
• подготовка, печать, размножение и хранение бумаг, ведение архива;
• стенография и протоколирование совещаний;
• приём посетителей и телефонных звонков, фильтрация потока обращений;
• планирование рабочего графика руководителя, организация встреч и командировок;
• выполнение личных и служебных поручений, нередко выходящих за рамки делопроизводства.

Объём обязанностей сильно зависел от места службы: секретарь крупного учреждения могла курировать целый секретариат, тогда как в небольшой конторе одна сотрудница совмещала функции делопроизводителя, кадровика и машинистки.

¶Профессиональные требования и подготовка

До распространения персональных компьютеров ключевыми навыками считались скоропись, машинопись с высокой скоростью и точностью, знание правил оформления документов и орфографии. В СССР подготовка велась через курсы машинописи, делопроизводства и стенографии, а также в средних специальных учебных заведениях по специальности «делопроизводство». С 1990-х годов требования смещаются в сторону владения офисными программами, электронной почтой, системами электронного документооборота, а в ряде случаев — иностранным языком и основами делового этикета.

¶Секретарь-референт и современные специализации

Со второй половины XX века выделяется должность секретаря-референта — помощника, который не только ведёт документооборот, но и готовит аналитические справки, переводит, организует приём делегаций. В постсоветской России распространяются близкие по смыслу позиции: офис-менеджер, администратор ресепшен, ассистент руководителя, персональный ассистент. Формально это разные наименования, но ядро работы остаётся прежним — информационное и организационное обслуживание руководителя.

Классификация по специализации включает:

• секретарь-делопроизводитель (канцелярия, архив);
• секретарь-референт (документы, перевод, аналитика);
• секретарь приёмной (посетители, телефон, регистрация);
• персональный ассистент (график, поездки, личные поручения);
• секретарь судебного заседания (протокол, вызовы участников).

¶Образ в культуре и стереотипы

В массовой культуре XX века сложился устойчивый образ секретарши: молодая женщина за пишущей машинкой или у телефонного аппарата, в деловом костюме, посредник между руководителем и внешним миром. Этот образ тиражировался в кино, плакате, литературе и рекламе и нередко нёс гендерный стереотип, сводящий содержание работы к внешности и «умению подать начальника». Реальная практика была шире: значительная часть секретарей выполняла квалифицированную канцелярскую работу, требующую грамотности, аккуратности и знания нормативных документов.

¶Правовое и социальное положение

В России должность секретаря регулируется общими нормами трудового законодательства и квалификационными справочниками, где закреплено наименование «секретарь» без указания пола. Оплата труда, как правило, невысока относительно управленческих позиций, а карьерные перспективы связаны с переходом в кадровую службу, делопроизводство, административное управление или в ассистентские позиции при топ-менеджменте. Профессия остаётся одной из наиболее распространённых среди офисных специальностей и статистически занята преимущественно женщинами.

¶Значение

Секретариат исторически выполнял роль связующего звена между руководством и документопотоком организации. Именно через секретаря проходили приказы, заявления, отчёты и переписка, что делало эту должность узловым элементом бюрократической машины — от губернской канцелярии до современного офиса. Слово «секретарша», несмотря на вытеснение из официального оборота, сохраняется в разговорной речи и продолжает обозначать конкретную профессию с устойчивым набором функций и социальных коннотаций.

Источники: Трудовой кодекс Российской Федерации; Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих; материалы по истории делопроизводства в России; исследования по гендерной истории труда.