Сведения о сотрудниках в кадровом учёте¶
Сведения о сотрудниках — совокупность персональных данных, которые работодатель обязан собирать, хранить и обрабатывать в процессе трудовых отношений. Перечень таких сведений закреплён законодательством, их объём зависит от должности работника, условий труда и отраслевых требований. Обработка данных сотрудников регулируется Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом «О персональных данных».
¶Нормативная база
Основной перечень сведений о работнике установлен ст. 65 Трудового кодекса РФ. При заключении трудового договора работник предъявляет:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку (за исключением случаев оформления по совместительству или приёма впервые);
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
- документы воинского учёта (для военнообязанных);
- документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при необходимости);
- справку о наличии (отсутствии) судимости — для отдельных должностей.
Дополнительно работодатель вправе истребовать иные документы, если это предусмотрено федеральными законами, указами президента и постановлениями правительства. Например, для работы с наркотическими средствами требуется справка о состоянии на наркологическом учёте, для допуска к государственной тайне — анкета и согласие на проверку.
¶Хранение в личном деле
Сведения о сотруднике формируются в личном деле — документе кадровой службы, содержащем совокупность бумаг, характеризующих работника. Типовой состав личного дела включает:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Обложка | Фамилия, имя, отчество, табельный номер, дата приёма |
| Личный листок | Анкетные данные, сведения об образовании, семейном положении |
| Трудовой договор | Подписанный экземпляр или реквизиты |
| Приказы | О приёме, переводах, поощрениях, увольнении |
| Документы об образовании | Копии дипломов, сертификатов, удостоверений |
| Медицинские документы | Заключения ВКЭК, справки о профпригодности |
| Прочее | Заявления, автобиография, рекомендации |
Сроки хранения личных дел установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов (утверждён приказом Росархива № 236 от 20.12.2019): по общему правилу — 75 лет, для отдельных категорий (связанных с государственной тайной, военной службой) — бессрочно.
¶Обработка персональных данных
Обработка сведений о сотрудниках подчиняется 152-ФЗ «О персональных данных». Работодатель обязан:
- Получить письменное согласие работника на обработку данных, если она выходит за рамки трудовых отношений (передача третьим лицам, использование в маркетинге).
- Обеспечить защиту данных от неправомерного доступа, утраты и искажений.
- Назначить ответственного за организацию обработки персональных данных.
- Соблюдать принципы определённости целей и объёма обработки.
За нарушение требований законодательства предусмотрена административная ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ — штрафы для должностных лиц до 50 000 рублей, для юридических — до 150 000 рублей за первичное нарушение.
¶Сведения для отдельных категорий работников
Для некоторых должностей перечень данных расширяется:
- Госслужащие — сведения о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (декларирование по закону «О государственной гражданской службе»).
- Работники с допуском к тайне — данные о близких родственниках, месте жительства, фактах прошлого.
- Водители, машинисты, пилоты — медицинские заключения, данные о стаже, нарушениях ПДД.
- Персонал детских учреждений — справка об отсутствии судимости, данные о состоянии на наркологическом и психиатрическом учёте.
¶Кадровый электронный учёт
С переходом на электронные трудовые книжки (с 2020 года) объём сведений, передаваемых в электронном виде в Пенсионный фонд, увеличился. Работодатель ежемесячно направляет в СФР (с 2023 года — Социальный фонд России) данные о стаже и заработной плате сотрудников. Внутренний кадровый учёт ведётся в специализированных системах (1С:ЗУП, Контур-Персонал, SAP HR), где сведения структурированы по разделам: персональные данные, кадровые движения, расчётные листки, табели учёта рабочего времени.
¶Доступ к сведениям
Доступ к личным делам, как правило, ограничен кругом должностных лиц: руководитель, кадровик, бухгалтер по расчёту зарплаты, юрист. Раскрытие данных третьим лицам допускается только в случаях, прямо предусмотренных законом: по запросу суда, правоохранительных органов, налоговой службы. Самовольное разглашение сведений о сотруднике влечёт дисциплинарную ответственность (ст. 81 ТК РФ) и, при наличии существенного вреда, — гражданско-правовую.
Источники:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 65, 81, 86, 88)
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (ст. 13.11)
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…»
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»