Уничтожение документов: порядок и методы¶

Уничтожение документов — это процедура утилизации бумажных и электронных документов, завершивших своё действие и утративших ценность, либо содержащих конфиденциальную информацию, доступ к которой должен быть ограничен. Порядок уничтожения регулируется нормативными актами по архивному делу и документационному обеспечению управления, а также внутренними инструкциями организаций.

¶Правовое регулирование

В Российской Федерации порядок уничтожения документов регламентируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004);
• Перечень типовых управленческих архивных документов, сроки хранения которых истекли, утверждённый приказом Минкультуры России;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
• Отраслевые инструкции по делопроизводству.

Документы, срок хранения которых не истёк, уничтожению не подлежат. Досрочное уничтожение возможно только по распоряжению руководителя организации и при условии, что документы не включены в состав Архивного фонда РФ.

¶Порядок уничтожения документов в организациях

Уничтожение документов в организациях проводится, как правило, ежегодно по окончании сроков хранения. Процедура включает следующие этапы:

1. Формирование списков документов. Служба делопроизводства (архив) формирует поимённые (поименно-перечневые) списки документов, сроки хранения которых истекли.
2. Создание комиссии по уничтожению. Приказом руководителя создаётся постоянно действующая или временная комиссия в составе не менее трёх человек: сотрудник делопроизводства, юрист, специалист информационной безопасности.
3. Проверка списков комиссией. Комиссия сверяет списки с учётными формами, проверяет отсутствие документов, подлежащих длительному хранению, и составляет акт о списке документов на уничтожение (форма по ОКУД 0401004).
4. Утверждение акта. Акт утверждается руководителем организации. После утверждения документы передаются на уничтожение.
5. Фактическое уничтожение. Документы уничтожаются выбранным способом с составлением соответствующего акта о фактическом уничтожении.

¶Методы уничтожения бумажных документов

¶Механические методы

• Измельчение (шредирование). Наиболее распространённый способ. Документы разрезаются на полосы, частицы или микрочастицы. Степень безопасности определяется классом измельчителя по стандарту DIN 66399 (уровни P-1 — P-7). Для документов с грифом «секретно» и «для служебного пользования» используются измельчители класса не ниже P-5.
• Прессование. Документы прессуются в монолитные блоки, которые затем утилизируются.

¶Химические методы

• Разъедание (демашинизация). Специальные химические составы переводят чернила и тонер в неразличимое состояние, после чего бумага утилизируется.
• Растворение. Применяется в промышленных масштабах для массовой переработки.

¶Термические методы

• Сожжение. Документы сжигаются в специальных печах или котлах. В организациях с повышенными требованиями к информации (военные объекты, спецподразделения) используются инсинераторы.
• Термическое разрушение. Применяется для уничтожения носителей с использованием высоких температур.

¶Комбинированные методы

• Макулатурная переработка. Документы измельчаются и направляются на бумажное производство. Перед этим информация должна быть полностью уничтожена механическим способом.

¶Уничтожение электронных документов

Уничтожение электронных документов требует специальных подходов, поскольку простое удаление файла не гарантирует невозможности восстановления данных.

¶Методы уничтожения электронных документов

• Перезапись. Содержимое файла многократно перезаписывается случайными данными, после чего восстановление практически невозможно.
• Физическое уничтожение носителя. Магнитные диски размагничиваются, оптические носители разрушаются механически, твердотельные накопители (SSD) уничтожаются путём физического разрушения чипов памяти.
• Дегауссинг. Воздействие мощным магнитным полем, разрушающим структуру данных на магнитных носителях.
• Форматирование с многократной перезаписью. Специализированное программное обеспечение выполняет многократное затирание свободного пространства носителя.

¶Ответственность за незаконное уничтожение документов

Незаконное уничтожение документов может повлечь юридические последствия:

• Уголовная ответственность — за уничтожение документов, содержащих государственную тайну (ст. 284 УК РФ), а также за умышленное уничтожение чужого имущества в крупном размере;
• Дисциплинарная ответственность — для сотрудников, допустивших уничтожение документов с нарушением порядка;
• Административная ответственность — за нарушение правил хранения и уничтожения документов в отдельных сферах (персональные данные, бухгалтерская отчётность).

¶Особые категории документов

Некоторые документы имеют особый порядок уничтожения:

• Документы, содержащие персональные данные — уничтожаются в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Бухгалтерские документы — сроки хранения регулируются законом о бухгалтерском учёте (от 5 до 10 лет);
• Документы по кадровому делопроизводству — хранятся 75 лет (для документов до 2003 года) или 50 лет;
• Документы Архивного фонда РФ — уничтожению не подлежат.

Источники:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ, 2004)
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация»
• Федеральный закон «О персональных данных» (№ 152-ФЗ, 2006)
• Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях (утв. приказом Росархива)
• Статья 284 Уголовного кодекса РФ