Форма ЕФС-1

Форма ЕФС-1 — это единая форма сведений для персонифицированного учёта и сведений о трудовой деятельности, которая с 1 января 2023 года используется в Российской Федерации для представления в Социальный фонд России (СФР). Она объединила данные, ранее подававшиеся по нескольким разным формам, включая СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и ряд других, в рамках перехода к единому тарифу страховых взносов и объединения Пенсионного фонда России (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС).

История и нормативная основа

Форма ЕФС-1 была введена в действие с 1 января 2023 года в соответствии с Федеральным законом от 14 июля 2022 года № 237-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Этот закон стал частью реформы системы социального страхования, в ходе которой произошло объединение ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России. Целью введения новой формы было упрощение отчётности для работодателей путём консолидации разрозненных сведений в одном документе.

Порядок заполнения и представления формы утверждён Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 октября 2022 года № 245п (в редакции последующих изменений). Документ зарегистрирован в Министерстве юстиции РФ и является обязательным для исполнения всеми страхователями.

Структура и разделы формы

Форма ЕФС-1 состоит из титульного листа и нескольких разделов, каждый из которых предназначен для отражения определённого типа сведений. В зависимости от ситуации страхователь заполняет только необходимые разделы.

Титульный лист

Содержит общие сведения о страхователе: регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП, наименование организации (или ФИО индивидуального предпринимателя), а также код периода, за который подаются сведения, и количество заполненных разделов.

Раздел 1. Сведения о трудовой деятельности

Этот раздел заменил собой форму СЗВ-ТД. Он предназначен для отражения кадровых мероприятий в отношении работников:

• Приём на работу (перевод на другую постоянную работу).
• Увольнение.
• Приостановление (возобновление) действия трудового договора.
• Изменение наименования должности, структурного подразделения.
• Установление (изменение) профессии, специальности, квалификации.
• Запрет на занятие определённых должностей (для лиц, имеющих судимость).
• Начало (окончание) работы по совместительству.
• Иные сведения, предусмотренные Трудовым кодексом РФ.

Сведения подаются в срок не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным, а при увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Раздел 2. Сведения о страховом стаже

Данный раздел заменил форму СЗВ-СТАЖ. Он содержит информацию о периодах работы застрахованных лиц в течение календарного года, включая:

• Периоды работы с особыми условиями труда (вредные, опасные).
• Периоды отпусков (ежегодный, по уходу за ребёнком, без сохранения заработной платы и др.).
• Периоды временной нетрудоспособности.
• Периоды прохождения военной службы и иных периодов, засчитываемых в страховой стаж.

Сведения представляются ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчётным.

Раздел 3. Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Этот раздел заменил форму 4-ФСС (в части взносов на травматизм). Он содержит:

• Данные о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
• Сведения о произведённых расходах на выплату страхового обеспечения.
• Данные о результатах специальной оценки условий труда и проведённых медицинских осмотрах.

Срок сдачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

Раздел 4. Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на дополнительное социальное обеспечение

Этот раздел заменил форму ДСВ-3. Он предназначен для отражения сведений о начисленных и уплаченных взносах на дополнительное социальное обеспечение для отдельных категорий работников (например, для членов лётных экипажей воздушных судов гражданской авиации). Сведения подаются ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом.

Порядок представления

Форма ЕФС-1 представляется в территориальный орган СФР по месту регистрации страхователя. Существует два способа подачи:

1. В электронном виде — для страхователей, у которых среднесписочная численность работников за предшествующий год превышает 10 человек (включая лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера). Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.
2. На бумажном носителе — для страхователей с численностью работников 10 человек и менее. Бумажный вариант может быть представлен лично, через представителя или направлен почтовым отправлением с описью вложения.

Ответственность за непредставление

За непредставление или несвоевременное представление формы ЕФС-1, а также за представление неполных или недостоверных сведений предусмотрена административная ответственность. В соответствии со статьёй 15.33.2 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ), на должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 300 до 500 рублей. Кроме того, за каждый случай непредставления сведений о застрахованном лице в установленный срок может быть взыскан штраф в размере 500 рублей (в отношении каждого такого лица).

Особенности и изменения

С момента введения форма ЕФС-1 неоднократно корректировалась. В 2024 году были внесены изменения, касающиеся порядка заполнения раздела 1 (сведения о трудовой деятельности) в части отражения информации о приостановлении и возобновлении действия трудового договора, а также уточнены коды категорий застрахованных лиц. Кроме того, в 2024 году была введена обязанность представлять сведения о трудовой деятельности в отношении лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера, в определённых случаях.

Важно отметить, что форма ЕФС-1 не заменяет другие виды отчётности, такие как расчёт по страховым взносам (РСВ) и персонифицированные сведения о физических лицах (ПСФЛ), которые подаются в налоговые органы. Она является самостоятельным документом для целей персонифицированного учёта и учёта взносов на травматизм.

Источники

1. Федеральный закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
2. Постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п «Об утверждении формы "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учёта и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)"».
3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ), статья 15.33.2.
4. Официальные разъяснения Социального фонда России (СФР) по вопросам заполнения и представления формы ЕФС-1.