Отзыв о работнике: понятие, содержание и порядок оформления¶
Отзыв о работнике — это документ, содержащий характеристику профессиональных качеств, деловых и личных характеристик сотрудника, подготовленный работодателем по его просьбе или по требованию третьих лиц. Отзыв относится к кадровой документации и используется при трудоустройстве, повышении в должности, обучении, а также в иных ситуациях, где требуется официальное заключение о работнике.
¶Правовая основа
Отзыв о работнике не имеет унифицированной обязательной формы на федеральном уровне. В Трудовом кодексе РФ прямая обязанность работодателя выдавать отзыв не закреплена, однако на практике документ оформляется по письменному требованию работника или по запросу другого работодателя, военкомата, учебного заведения или суда.
Основные нормативные акты, к которым обращаются при подготовке отзыва:
- Трудовой кодекс РФ (статьи о правах работников на информацию о своей трудовой деятельности);
- Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты» — форма Т-11 «Характеристика работника», форма Т-11а «Характеристика-рекомендация»;
- Федеральный закон от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» — для государственных служащих;
- Локальные нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по кадровому делопроизводству).
¶Отзыв и характеристика: различия
На практике понятия «отзыв» и «характеристика» часто используются как синонимы, однако между ними есть различия. Характеристика, как правило, составляется по унифицированной форме Т-11 и содержит исчерпывающий перечень сведений: анкетные данные, образование, стаж, должностные обязанности, профессиональные качества, личностные характеристики, итоги работы. Отзыв чаще оформляется в свободной форме и носит более краткий, избирательный характер — работодатель отражает в нём только те аспекты, которые запрашивающая сторона сочла необходимыми.
¶Структура и содержание
Типичная структура отзыва о работнике включает следующие разделы:
- Шапка. Наименование организации, дата составления, регистрационный номер.
- Заголовок. «Отзыв о работе (трудовой деятельности) [Ф. И. О. работника]».
- Вводная часть. Сведения о работнике: Ф. И. О., дата рождения, образование, специальность, стаж работы в организации, занимаемая должность, период работы.
- Основная часть. Описание должностных обязанностей, уровня профессиональной подготовки, деловых качеств, инициативности, ответственности, способности работать в команде, результатов работы.
- Заключительная часть. Общая оценка работника, рекомендации (например, «рекомендуется для работы на должности…»), подпись руководителя или уполномоченного лица, подпись работника, печать организации.
¶Порядок оформления
Отзыв оформляется на бланке организации либо на стандартном листе формата А4. Документ подписывается руководителем структурного подразделения и руководителем организации (либо уполномоченным им лицом — начальником отдела кадров). Отзыв заверяется печатью организации. Работник знакомится с отзывом под подпись.
Отзыв может быть подготовлен как для работника, продолжающего трудовую деятельность в организации, так и для уволившегося сотрудника. В последнем случае документ оформляется по письменному обращению бывшего работника в течение установленного срока (как правило, трёх рабочих дней).
¶Отзыв для военкомата и при приёме на работу
Отдельную категорию составляют отзывы, запрашиваемые военными комиссариатами. Такой отзыв содержит сведения о профессиональной пригодности работника к военной службе, его физическом состоянии, морально-волевых качествах. Документ подписывается руководителем организации и заверяется печатью.
При трудоустройстве новый работодатель может запросить у предыдущего работодателя отзыв о кандидате. Отказ в предоставлении отзыва не является нарушением закона, однако на практике рекомендательные письма и отзывы считаются важным элементом кадрового отбора.
¶Ответственность за содержание отзыва
Содержание отзыва должно быть объективным и достоверным. Включение в отзыв заведомо ложных сведений, порочащих честь, достоинство или деловую репутацию работника, может повлечь ответственность работодателя в соответствии со статьями 152, 152.1 и 152.2 Гражданского кодекса РФ (компенсация морального вреда, опровержение порочащих сведений). Работник вправе потребовать внесения исправлений в отзыв либо отказаться от его подписания.
¶Практическое значение
Отзыв о работнике выполняет несколько функций: подтверждает профессиональный опыт кандидата, формирует доверие нового работодателя, используется в конкурсных процедурах при приёме на государственную гражданскую службу, в конкурсах на соискание учёных степеней и званий, при поступлении в магистратуру и аспирантуру. В государственном секторе отзыв является обязательным приложением к документам о приёме на службу.
Источники:
- Трудовой кодекс Российской Федерации
- Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1
- Федеральный закон от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»
- Гражданский кодекс Российской Федерации (статьи 152, 152.1, 152.2)
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 222 (порядок ведения кадрового делопроизводства)