Делопроизводство как вид управленческой деятельности¶
Делопроизводство — это вид управленческой деятельности по документированию и организации работы с документами в процессе их создания, оформления, движения, хранения и использования. Термин охватывает как совокупность процедур обращения с документами в организации, так и функцию (подразделение) аппарата управления, ответственную за подготовку, регистрацию, рассылку и архивное хранение документов.
¶Основные понятия
В российской традиции делопроизводство принято разделять на два взаимосвязанных аспекта:
- Упорядочивание документооборота — установление правил подготовки, согласования, регистрации, передачи и хранения документов.
- Документирование — фиксация информации на материальном носителе с реквизитами, придающими документу юридическую силу.
Ключевые термины, используемые в делопроизводстве:
| Термин | Значение |
|---|---|
| Документ | Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими его идентифицировать |
| Реквизит | Обязательный элемент оформления документа (дата, номер, подпись, герб и т. д.) |
| Документооборот | Движение документов в организации от момента создания до сдачи в архив |
| Регистрация документа | Присвоение номера и внесение сведений о документе в учётную систему |
| Срок исполнения | Период, отведённый на выполнение поручения, содержащегося в документе |
¶История
Истоки делопроизводства в России связаны с появлением писцовых приказов в XVI веке. В Московском государстве канцелярия (Посольский, Разрядный, Поместный приказы) выработала первые устойчивые формы документирования: столбцы, стопки отписок, книги прихода и расхода.
При Петре I в начале XVIII века была проведена унификация документооборота: введены штатные расписания канцелярий, регламентирован порядок ведения дел, созданы губернские канцелярии. «Генеральный регламент» 1720 года установил единые требования к работе с документами в государственных учреждениях.
В XIX веке с введением «Общего учреждения» и «Учреждения министерств» (1811) сформировалась канцелярская система, просуществовавшая до начала XX века. Появились должности делопроизводителей, канцелярских служителей, были определены правила составления прошений, резолюций, журналов регистрации.
В советский период делопроизводство было унифицировано на уровне государства: в 1917—1920-х годах созданы архивные органы, введены типовые формы документов. В 1970-х годах ГОСТы (например, ГОСТ 6.30—82 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации») установили обязательные требования к оформлению документов.
¶Нормативная база в России
Современное российское делопроизводство регулируется:
- ГОСТ Р 7.0.97—2016 — организационно-распорядительная документация, требования к оформлению.
- ГОСТ Р 7.0.5—2008 — библиографическая ссылка.
- Перечень типовых управленческих архивных документов (утверждён приказом Минкультуры России) — определяет сроки хранения документов организаций.
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004) — регулирует обращение с архивными документами.
- Инструкция по делопроизводству — локальный акт организации, устанавливающий порядок работы с документами.
¶Виды документов и их классификация
Документы в делопроизводстве классифицируются по нескольким основаниям:
- По назначению: организационные, распорядительные, информационно-справочные, плановые, отчётные, договорные.
- По носителю: бумажные и электронные.
- По степени гласности: для служебного пользования, содержащие конфиденциальные сведения, для внутреннего пользования.
- По сроку хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет) и краткосрочного хранения.
¶Основные процедуры
Работа с документом включает последовательность операций:
- Подготовка проекта документа — сбор информации, составление текста, оформление по шаблону.
- Согласование и визирование — проверка содержания заинтересованными подразделениями.
- Подписание (утверждение) — придание документу юридической силы уполномоченным лицом.
- Регистрация — присвоение входящего или исходящего номера, внесение в журнал (реестр).
- Рассылка и контроль исполнения — передача адресатам, отслеживание сроков.
- Хранение и архивирование — размещение в делах, обеспечение сохранности в течение установленного срока.
¶Электронное делопроизводство
С переходом организаций на цифровые технологии сформировалась практика электронного делопроизводства. Электронный документооборот (СЭД/EDMS) позволяет:
- формировать документы в электронной форме с электронной подписью;
- автоматизировать маршруты согласования;
- вести электронные базы и журналы регистрации;
- обеспечивать поиск и доступ к документам.
В России развитие электронного делопроизводства поддерживается на уровне государства: с 2010-х годов внедряется электронный документооборот в государственных органах, действует система ЭДО при взаимодействии с ФНС, ПФР и другими ведомствами. Переход на электронный документооборот в ряде случаев обязателен для юридических лиц при отчётности.
¶Значение
Делопроизводство обеспечивает юридическую защиту организации: грамотно оформленный документ подтверждает полномочия, фиксирует обязательства и служит доказательством в спорных ситуациях. Организованная система работы с документами сокращает сроки исполнения поручений, снижает риск утраты информации и обеспечивает соблюдение требований законодательства о хранении документов.
Источники:
- ГОСТ Р 7.0.97—2016 «Система стандартов по информации, библиографии и библиотечному делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
- Кузнецов И. Н. «Делопроизводство: учебное пособие»
- Смирнова Л. А. «Делопроизводство: учебник»
- Перечень типовых управленческих архивных документов организаций (приказ Минкультуры России)